Cognita Schools Brazil erzielt mit dem CRM von ActiveCampaign eine Einschrei­bungs­kon­ver­si­ons­rate von über 51 %

Cognita Schools ist ein Konsortium von Grundschuleinrichtungen mit Hauptsitz im Vereinigten Königreich und ist seit 2012 in Brasilien tätig, erstreckt sich über 17 Länder weltweit. Der Betrieb in Brasilien ist Teil des LATAM-Netzwerks, das sechs Schulen in verschiedenen Bundesstaaten des Landes umfasst, vom nördlichen Bundesstaat Amazonas bis zum südlichen Paraná.

Das Betriebsmodell der Cognita-Schulen in Brasilien besteht darin, bestehende Schulen zu übernehmen, von denen die meisten zuvor in Familienbesitz waren. Daher arbeitet jede Schule unabhängig und passt ihren Ansatz an ihre spezifischen Bedürfnisse und historischen Umstände an. Dies bedeutet, dass auch die Aktivitäten zur Leadgenerierung an jedem Standort unterschiedlich waren.

Mit der Übernahme der Rolle des Marketing- und Zulassungsmanagers durch Marcus Barroso im Oktober 2022 und angesichts der ehrgeizigen Ziele sowohl für die Zulassung neuer Studierender als auch für die Bindung bestehender Studierender wurde die Notwendigkeit einer Standardisierung und Rationalisierung der Leadgenerierung immer deutlicher.  Und so wurde ActiveCampaign im Mai 2023 zum offiziellen CRM für Cognita Schools Brazil.

Marcus entschied sich für das ActiveCampaign CRM nachdem er andere Optionen geprüft hatte. Ihm zufolge „haben wir uns für das CRM von ActiveCampaign entschieden, weil das Unternehmen kostengünstigere Tarife und Preise anbot. Mit anderen Worten: mehr Funktionen zu einem günstigeren Preis.“

Der Betrieb der Cognita Schools in Brasilien erfordert von Beginn der Kunden Journey an ein hohes Maß an individueller Anpassung. Für die Einrichtung des CRM und die Entwicklung hochgradig individueller Formulare, die auf die Bedürfnisse von Cognita abgestimmt sind, wandte sich das Team an Leandro Delamare, CEO von ICube Consultoria, einem ActiveCampaign-Partner.

In weniger als einem Jahr der Nutzung der Plattform konnte Cognita Schools die Lead-Erfassung an allen sechs Schulen der brasilianischen Gruppe erfolgreich standardisieren und optimieren. Dadurch gelang es ihnen, ihren Marktanteil zu steigern, was auf ein Wachstum ihrer Studentenbasis für das Jahr 2024 schließen lässt, sowohl im Hinblick auf die Gewinnung neuer Studenten als auch hinsichtlich der Gesamtzahl der Studenten innerhalb der Gruppe.

Marcus betont: „Im Einschreibungszyklus 2024, dem ersten, in dem Cognita ActiveCampaign-Prozesse nutzte, verzeichneten wir im Vergleich zum gleichen Zeitraum des vorherigen Zyklus ein Wachstum bei den Neueinschreibungen, das über dem Marktdurchschnitt lag.“

Daher erwartet das Team im Jahr 2025 ein gesundes Wachstum, aufbauend auf einer stärkeren und strukturierteren Studentenbasis.

Hochgradig angepasste Formulare

Mit einfachen Formularen zur Lead-Erfassung hätte Cognita Schools Brazil nicht wachsen und sich weiterentwickeln können. Marcus betont: „Einfache Formulare könnten dem Komplexitätsgrad, den unser Betrieb erfordert, nicht gerecht werden.“ Mithilfe der ActiveCampaign-Plattform konnten wir mühelos das hohe Maß an Anpassung erreichen, das wir heute haben.  Das CRM von ActiveCampaign und die Unterstützung von Leandro bei der Entwicklung und Implementierung aller erforderlichen Formularanpassungen machten für Cognita den entscheidenden Unterschied.“

Heute wurden für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle in jeder Schule über 100 Formulare erstellt, darunter unter anderem Anmeldeformulare, Formulare für Schulbesuche und Formulare für Stipendienprüfungen und Veranstaltungen.

Leandro Delamare hebt hervor, dass die Formulare auf die einzelnen Schulstufen zugeschnitten sind, zusätzlich zu den Vormittags-, Nachmittags-, Halbtags- und Ganztagszeiten. Laut Leandro „war die Erstellung einer Vorlage arbeitsintensiv, aber dennoch eine äußerst lohnende Erfahrung.“ Nachdem es uns gelungen war, diese Vorlagen im CRM von ActiveCampaign strategisch zu strukturieren, konnten wir den Einschreibungsprozess an allen Schulen optimieren.“

Dank der Einführung der Formulare konnte Cognita einen Anstieg der Lead-Zahl verzeichnen. Marcus berichtet: „Seit der Einführung der ActiveCampaign-Formulare ist die Anzahl der Leads im Vergleich zum Vorjahr deutlich gestiegen.“

Erfahren Sie mehr über ActiveCampaign-Formulare.

Benutzerdefinierte Felder als Unterscheidungsmerkmal

Ein weiterer entscheidender Aspekt der von Cognita verwendeten Formulare ist die Einbindung von benutzerdefinierten Feldern mit Validierungsphasen. Dies bedeutet, dass jede abgefragte Information je nach Fachgebiet einem bestimmten Muster folgen muss. Beispielsweise muss die CPF (brasilianische Steueridentifikationsnummer) eine gültige Nummer sein. Es ist nicht möglich „000.000.000-00“ hinzuzufügen. Daher stammen die meisten erhaltenen Hinweise von Personen, die wirklich an einer Einschreibung in die Schule interessiert sind.

Darüber hinaus wird der Benutzer durch die Art und Weise, wie er das Formular ausfüllt, zu einer anderen Pipeline weitergeleitet. Beispielsweise bietet eine der Schulen zusätzliche Aktivitäten an. Wenn das Formular ausgefüllt und die Aktivitäten ausgewählt wurden, wird der Student im Rahmen des Einführungsprozesses automatisch in die entsprechende Pipeline für jede ausgewählte Aktivität eingeschrieben.

Für Marcus: „Dieser von Leandro innerhalb der ActiveCampaign-Plattform entwickelte Grad an Anpassung ermöglicht es dem Team, den Weg des Studenten zu überwachen und Pipelines basierend auf den im Formular getroffenen Auswahlen zu aktivieren.“ Dies ist für unseren kontinuierlichen Verbesserungsprozess von entscheidender Bedeutung. Letztendlich werden wir in der Lage sein, erfolgreiche Strategien an anderen Schulen zu wiederholen.“

Kartierung der gesamten Reise

Durch die intelligente Verwendung von Formularen und anderen CRM-Funktionen kann Cognita Schools Brazil die gesamte Kunden Journey abbilden, beginnend mit dem Formular zur Interessenbekundung, das viele relevante Details zur Lead-Klassifizierung erfasst.

Im vergangenen Jahr lag der Schwerpunkt auf der Erhöhung der Lead-Generierung, um die anschließende Steigerung der Konversionsraten zu ermöglichen. Trotz der Standardisierung des Einschreibungsprozesses kann der Weg zur Konversion je nach Schule unterschiedlich sein. Deshalb bietet Cognita verschiedene Optionen (und Formulare) an, um sicherzustellen, dass das Erlebnis sowohl für Familien als auch für einzelne Schüler auf ihre jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Zusammenfassend besteht die Kunden Journey bei Cognita Schools Brazil aus vier Hauptphasen:

1. Einleitung: Ausfüllen des Anmeldeformulars
2. Qualifikation: Lead Nurturing durch WhatsApp-Automation oder E-Mail-Marketingkampagnen
3. Schulbesuch: Je nach den Besonderheiten der einzelnen Schulen werden verschiedene Arten von Besuchen angeboten
4. Konversion: Abschluss der Immatrikulation

Im vergangenen Jahr berichtet Marcus: „Durch die Strukturierung der Reise im ActiveCampaign CRM konnten wir außerdem eine Steigerung der Konversionsrate von Besuchen zu Anmeldungen beobachten, die im Jahr 2023 über 51 % lag.“

Nach weniger als einem Jahr Nutzung der ActiveCampaign-Plattform können wir bereits erhebliche Verbesserungen im Betrieb der Cognita Schools Brazil feststellen.

Marcus betont, dass das Unternehmen bereit ist, die Partnerschaft voranzutreiben, wobei der Schwerpunkt auf den folgenden Schritten liegt:

• Effektiveres Lead-Management mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz.
• Erfassung hochqualifizierter Leads mithilfe benutzerdefinierter Felder, die diese Leads filtern können.
• Kontinuierliche Bereinigung der Datenbank, um heiße Leads im Nurturing-Prozess zu behalten.
• Weitere Verbesserung der Kommunikation über WhatsApp.
• Ausweitung der Prozessstandardisierung auf andere LATAM-Länder wie Chile, Mexiko und Kolumbien.

Hat es Ihnen Spaß gemacht, etwas über die Geschichte der Cognita-Schulen in Brasilien zu erfahren? Wie wäre es mit einer kostenlosen ActiveCampaign-Testversion, um herauszufinden, wie Ihr Geschäft optimiert werden könnte? Wir würden auch gerne Ihrem Unternehmen beim Wachstum helfen!