Sicher kannst du dich sehr gut in deine Kunden hineinversetzen – denn dir wird es selbst ganz ähnlich gehen – nicht immer schaut man sich alle neuen E-Mails in seinem Posteingang auch tatsächlich an. Vielleicht hast du bei deinem ersten Kontakt einen schlechten Tag bei deinem potenziellen Kunden erwischt. Nun gilt es, einen guten Tag zu finden und mit einer Folge-E-Mail die Öffnungs-Wahrscheinlichkeit zu erhöhen.
Im Grunde ist es wie beim Fischen: Wenn du einen wirklich interessanten neuen Kunden gefunden hast, willst du ihn keinesfalls so schnell wieder von der Angel lassen. Über einen gewissen Zeitraum hinweg kannst du den Zug an der Angelschnur erhöhen oder auch mal wieder etwas nachgeben. Lead-Angeln 3.0, wenn du so willst. Und so geht’s:
Was versteht man unter einer Follow-up-E-Mail? (Definition)
Bei einer Follow-up-E-Mail im Onlinemarketing handelt es sich um deine Reaktion auf das Nicht-Handeln deines potentiellen neuen Kunden. Im Rahmen deiner E-Mail-Marketing-Bemühungen hast du bereits einen ersten Kontakt gehabt, hierbei ist es jedoch nicht zum gewünschten Abschluss gekommen.
Deine Nachfassaktion kann aber auch zu einem anderen Zeitpunkt während der Customer Journey passieren, z. B. mit dem Aufruf ein Meeting zu vereinbaren, Feedback in den Social Media zu hinterlassen oder ein weiteres, ähnliches Produkt zu kaufen.
Und lass dich nicht unterkriegen: Oftmals sind ganze Serien während des Follow-up-Prozesses notwendig, um den potenziellen Kunden endgültig zu aktivieren und einen Geschäftsabschluss zu verbuchen.
Wann benötigt man eine Follow-up-E-Mail?
Du benötigst eine Nachfass-E-Mail immer dann, wenn der Kunde das von dir gesteckte Ziel noch nicht erreicht hat. Je nach Punkt im Sales-Funnel könnte dein Ziel der Kauf eines Produktes sein, das Upgrade eines bestehenden Produktes oder einfach ein Abonnement des Newsletters.
Eine Follow-up-E-Mail ist also immer dann notwendig, wenn der Kunde nichts tut, wenn er dich und dein Angebot quasi ignoriert.
Eine erfolgreiche Follow-up-E-Mail schreiben – 6 wichtige Tipps
Du bist hoch motiviert, um den Kunden doch noch in dein Fischernetz zu bekommen. Du gibst definitiv nicht zu schnell auf, weißt aber am Ende, wann es vielleicht auch genug ist und du ihn ziehen lassen solltest. Jetzt aber, willst du zunächst einmal die beste Follow-up-E-Mail schreiben, die möglich ist. Wir zeigen dir, auf was du achten solltest.
Eine erfolgreiche Follow-up-E-Mail schreiben – 6 wichtige Tipps
Du bist hoch motiviert, um den Kunden doch noch in dein Fischernetz zu bekommen. Du gibst definitiv nicht so schnell auf, weißt aber am Ende, wann es vielleicht auch genug ist und du ihn ziehen lassen solltest. Jetzt aber, willst du zunächst einmal die beste Follow-up-E-Mail schreiben, die möglich ist. Wir zeigen dir, auf was du achten solltest.
Klares Ziel definieren
Natürlich verfolgst du ein Ziel mit deiner Follow-up-E-Mail. Es ist dabei aber sehr wichtig, dieses Ziel ganz genau zu definieren – nur dann kannst du auch den entsprechenden Call-to-Action (CTA) vorsehen und deinen Text darauf ausrichten. Typische Ziele einer Follow-up-E-Mail sind:
⭕ Du möchtest ein Geschäft abschließen
Im einfachsten Fall möchtest du etwas verkaufen, ein Geschäftsabschluss erzielen, ein ähnliches Produkt anbieten oder einen Service-Vertrag verlängern. Du hast den Kunden dazu bereits angeschrieben ohne dass eine Reaktion kam. Im nächsten Schritt willst du es noch einmal versuchen. Das CTA hierzu wäre z. B. ein Link zum Onlineshop.
⭕ Du planst einen Termin für ein persönliches Gespräch
In einem persönlichen Gespräch, einem Meeting, einem Video-Chat oder einem Telefonanruf lassen sich oft Dinge besser klären. Dein Ziel ist es demnach, ein solches Gespräch zu terminieren. Als CTA bietet sich hier eine direkte Anbindung an deine Terminapp an.
⭕ Du brauchst weitere Informationen
Um dem Kunden ein maßgeschneidertes Angebot unterbreiten zu können, brauchst du mehr Informationen, die dir bisher noch fehlen. Der CTA könnte der Link zu einem Online Formular sein, in den der Kunde die fehlenden Infos eintragen kann.
⭕ Du möchtest den Kontakt zum Kunden stärken
Dein Ziel könnte die Stärkung der Kundenbeziehung sein. Du möchtest dich in Erinnerung bringen, vielleicht Persönliches austauschen, vielleicht über die neuesten Features deiner Software sprechen oder nur mal ein bisschen „quatschen“, um dich positiv in Erinnerung zu halten. Auch hier könnte der CTA ein Link zur Terminapp sein.
⭕ Du willst einfach nur Danke sagen
Ein guter Grund für ein Follow-up ist ein simples Dankeschön. Danke dem Kunden für die gute Geschäftsbeziehung, eine Weiterempfehlung oder die langjährige Zusammenarbeit. Finde gleichzeitig heraus, was den Kunden stört und was du noch besser machen könntest. Als CTA eignet sich hier ein Coupon oder Gutschein für eine Zusatzleistung.
⭕ Du bittest um Feedback
Eine Nachfass-E-Mail könnte auch dazu verwendet werden, den Kunden um Feedback, z. B. in den Social Media, zu bitten. Je nach Station im Sales Funnel könnte dies das Feedback zum Erstkontakt sein, zu einem Produkt oder dem Support. Als CTA ist die Aufforderung für ein weiteres Feedback eine passende Idee. Du könntest hierbei auch mit „if you“ Anreizen arbeiten: „Wenn Sie hier ein Feedback hinterlassen, gewähren wir X Prozent Rabatt auf Ihren nächsten Einkauf“. Gerade bei Produkt Follow-ups ist die Marketing-Automation von ActiveCampaign praktisch unverzichtbar.
Effektive Einleitung
In einer effektiven Einleitung bringst du dich zunächst in Erinnerung. Mache auf eine frühere Korrespondenz, ein Treffen oder einen Abschluss aufmerksam. Hilf dem Empfänger, sich an dich zu erinnern. Bei den Hunderten von Mails, die jeden Tag im Posteingang landen, kann es oft schwierig sein, einen Kontakt richtig einzuordnen.
Gerade, wenn dich der Kunde noch nicht so gut kennt, braucht er etwas Kontext, um deine E-Mail nicht gleich als neuen Kontakt im virtuellen Papierkorb zu entsorgen. Hier einige Beispiele für eine effektive Einleitung:
- Das Networking-Event von LinkedIn letzte Woche war wirklich sehr gut, finden Sie nicht auch?
- Danke nochmals für das informative Gespräch auf dem Event von XYZ (Name des Unternehmens) vor 2 Wochen.
- Auf Empfehlung unseres gemeinsamen Kontaktes, Peter Mustermann, schreibe ich Ihnen heute wegen …
- Bei unserem letzten Gespräch meinten Sie, ich solle mich später noch einmal melden.
- Letzte Woche habe ich Ihnen eine erste E-Mail zum Thema XYZ geschickt. Hatten Sie schon Gelegenheit, sich unser Angebot anzuschauen?
Solche Einleitungssätze lösen eine gewisse Vertrautheit im Leser aus und deine E-Mail wird nicht mehr als Kaltakquise empfunden oder als Erstkontakt.
Eindeutiger Zweck der E-Mail (der bereits in der Betreffzeile rüberkommt)
Halte mit dem Ziel und Zweck deiner E-Mail nicht hinter den Berg. Mach im Rahmen deiner Kundengewinnung von Anfang an klar, um was es geht. Je konkreter du bist, desto besser. Unklares und allgemeines „Geschwafel“ ist nervig, kostet Zeit und wirkt einfach unseriös. Schauen wir uns einige gute und einige schlechte Beispiele hierzu an:
| DOs | DON’Ts |
| Darf ich Sie nächste Woche einmal anrufen, um darüber zu sprechen, wie Sie die aktuelle Situation bei Onlineshops einschätzen? | Ich würde Sie demnächst gerne einmal anrufen. |
| Wir planen die Umstellung auf ein zweigleisiges Preismodell. Gerne möchte ich Ihnen die neuen Möglichkeiten kurz telefonisch vorstellen. Wann passt es Ihnen am besten? | Wir haben Änderungen geplant. Diese würde ich Ihnen gerne näherbringen. |
| Gerne möchte ich Sie zu unserem Meet and Greet am xxx einladen. So können wir uns auch endlich einmal persönlich kennenlernen. | Hätten Sie Interesse an einem Treffen? |
| Wir haben uns Ihre Webseite angeschaut und 155 zu große Bilder, 27 Probleme mit dem Code, 14 zu breite Tabellen und 65 Schwierigkeiten bei der mobilen Ansicht entdeckt. Gerne würden wir darüber mit Ihnen sprechen. | Ihre Webseite ist Ihre Visitenkarte. Leider hat sie viele Fehler. |
Gut konvertierende Betreffzeile festlegen
Wie bei allen Formen von E-Mails ist die Betreffzeile das, was ein Empfänger als erstes wahrnimmt. Hier wird bereits entschieden, ob deine E-Mail gelesen wird oder vielleicht ganz schnell in den Papierkorb wandert. Hier einige Tipps für eine Betreffzeile, die Wirkung zeigt:
Tipp #1: Erst nachdem du die gesamt E-Mail fertiggestellt hast, solltest du die Betreffzeile formulieren. Du bist dann voll im Thema drin und eine gute Betreffzeile wird dir viel leichter fallen.
Tipp #2: Pass die Betreffzeile dem Stadium im Sales Funnel an. Eine Betreffzeile muss anders formuliert sein, wenn es sich um eine erste E-Mail handelt, um ein Follow-up oder eine vermeintlich letzte Mail (nachdem 3 oder mehr Mails unbeantwortet geblieben sind).
Tipp #3: Konkrete Zahlen sind viel besser als „schnell“, „sofort“ oder „bald“ zu schreiben.
Tipp #4: Gut ist es hingegen, wenn du deiner E-Mail eine gewisse Handlungs-Dringlichkeit gibst. Wenn du die Begriffe „bis morgen“, „bis Ende der Woche“ oder „bis zum xx“ einbaust, erhöhst du die Chance auf ein Öffnen der E-Mail bzw. den gewünschten CTA.
CTA richtig platzieren
Zum einen geht es um die richtige Platzierung des CTA, aber auch um ein klares Vorgehen. Nur wenn der Empfänger weiß, was er als nächstes tun soll, wird er auch schnell reagieren. Wenn du eine klare Anweisung verfasst und ihm einen klaren CTA hinterlässt, kann er angemessen und für ihn einfach aktiv werden.
Bleibst du hingegen vage und der Kunde weiß nicht genau, wie er am besten mit dir in Kontakt tritt, reduzieren sich die Chancen auf eine Rückmeldung deutlich.
Platziere am besten zwei CTAs – eine nach der Einleitung und eine am Ende deiner E-Mail. Auf diese Weise kann er die Aufforderung nicht übersehen und kann sich an zwei Punkten für eine Aktion entscheiden.
Dabei sind verschiedene Optionen sehr beliebt und bieten dem Kunden die Möglichkeit der Auswahl seiner bevorzugten Methode. Auch eine einfache Bestätigungsmail könnte ein effektiver CTA sein, je nachdem was dein Ziel ist.
Wenn du mehr zum Thema erfahren möchtest, empfehlen wir dir das Webinar with Follow-up-E-Mails (in englischer Sprache). Und wenn du dann schon einmal auf der Seite bist, kannst du gleich das Angebot nutzen und ActiveCampaign kostenlos testen.
Perfekter Zeitpunkt für den Versand bestimmen
Neben der Betreffzeile, dem eindeutigen Zweck, der konkreten und gut formulierten Einleitung, sowie einem eindeutigen CTA ist auch der Versand deiner Follow-up-E-Mail von großer Bedeutung.
Wenn du eine Antwort erhalten möchtest, gilt es hierbei einerseits die allgemeinen Regeln für den idealen Versandzeitpunkt zu berücksichtigen (also zum Beispiel nicht Montag morgens oder am Freitagnachmittag), als auch den richtigen Zeitpunkt in Bezug auf den Kontext bzw. die gesamte E-Mail-Kette.
Es muss also eine logische und zeitliche Verbindung zwischen der ursprünglichen und der Nachfass-E-Mail bestehen. Als letztes richtet sich der beste Zeitpunkt nach dem Ziel des Kontaktes.
| Bester Zeitpunkt | Ziel der E-Mail |
| Innerhalb eines Tages | Danksagung, Feedback, in Kontakt bleiben nach einem Meeting oder Event |
| Innerhalb von 2 Tagen | Wenn es sich um wichtige Informationen oder Unterlagen handelt oder wenn intern eine Terminsache dahinter steht. |
| Innerhalb von 1 bis 2 Wochen | Wenn du um weitere Informationen gebeten hast oder einen Terminvorschlag gemacht hast und keine Reaktion erfolgte. |
| Regelmäßig alle 2 bis 3 Monate | Zur Stärkung des Kundenkontaktes und zum langfristigen Abschluss von Geschäften. |
5 gängige Beispiele/Vorlagen für Follow-up-E-Mails
In der täglichen Vertriebsarbeit gibt es viele Situationen und Möglichkeiten, eine Follow-up-E-Mail zu schreiben, die jedoch stets der Situation angepasst sein sollte. Wir haben dir nachfolgend konkrete Beispiele für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle zusammengestellt, wie eine solche E-Mail in verschiedenen Kontexten deiner E-Mail-Marketing-Strategie aussehen könnte:
Geschäftlicher Telefonanruf
Unmittelbar nach einem Telefonat zwischen dem Vertriebsmitarbeiter und dem potenziellen Kunden ist ein sehr guter Zeitpunkt für das Versenden einer Follow-up-E-Mail. Nutze hierfür am besten eine E-Mail-Vorlage und fasse das Gespräch noch einmal kurz zusammen.
Früher nannte man so etwas Aktennotiz – also eine Zusammenfassung von Informationen und Ergebnissen eines Gesprächs oder Telefonats. Eine Sales-Follow-up-E-Mail nach einem geschäftlichen Telefonat hat zudem den Charme, dass du gleich noch ein CTA einbetten kannst.
Kündige die Mail am besten am Ende des Telefonats bereits an und erspare deinem Kunden auf diese Weise, sich selbst Notizen machen zu müssen. Und so könnte eine solche E-Mail, für die du natürlich eine E-Mail-Vorlage vorbereitet hast, aussehen:
Text in { } bezieht sich auf dynamische Felder, die aus der Datenbank automatisch ausgefüllt werden und Text in [ ] auf Platzhalter, die individuell ausgefüllt werden müssen.
| Unser soeben geführtes Telefonat – Zusammenfassung |
| Hallo {Anrede} {Kundenname}, es hat mich wirklich sehr gefreut, heute mit Ihnen über [Gesprächsthema] zu plaudern. Ich bin sehr zuversichtlich, dass wir in Zukunft ausgezeichnet zusammenarbeiten werden und wir Ihnen helfen können, Ihre Ziele zu erreichen. Nachfolgend fasse ich unser Gespräch noch einmal kurz zusammen: [Stichpunkte] Wie besprochen darf ich Sie bitten, uns den kurzen Fragebogen {Link} auszufüllen, damit wir alle benötigten Informationen vorliegen haben, um Ihnen maßgeschneiderte Lösungen anbieten zu können. Ich melde mich dann in {Tage Wiedervorlage} Tagen wieder bei Ihnen, um das weitere Vorgehen zu besprechen. Bis dahin wünsche ich Ihnen alles gute und verbleibe mit freundlichen Grüßen{Signatur} |
| Klar definiertes ZielCTAPersonalisierter InhaltNeues Follow-up angekündigt |
Virtueller Termin oder Konferenz
Heutzutage finden oftmals mehr Video-Meetings und virtuelle Besprechungen statt, als Telefonanrufe. Bei X solcher Termine am Tag, kann man schon einmal den Überblick verlieren und Informationen oder Absprachen können in Vergessenheit geraten. Daher ist auch hier die Zusammenfassung des Besprochenen äußerst hilfreich.
| Unser heutiges Gespräch: Weitere Informationen |
| Hallo {Anrede} {Kundenname}, schön, dass wir uns endlich einmal persönlich kennengelernt haben. Nun kann ich mir ein viel besseres Bild Ihrer Anforderungen machen. Da Sie sicherlich, genau wie ich auch, viele Dinge im Kopf behalten müssen, fasse ich unser Gespräch gerne noch einmal zusammen: [Stichpunkte] Ich denke, wir können Sie mit folgenden Dienstleistungen ganz besonders in Ihrer Arbeit unterstützen: [passende Dienstleistungen auflisten] Ich melde mich dann in 14 Tagen wieder bei Ihnen. In der Zwischenzeit können Sie gerne {CTA}. Wenn Sie Fragen haben, melden Sie sich jederzeit bei mir. Mit den besten Grüßen nach {Ort Kunde}{Signatur} |
| Definiertes ZielCTAMehrwert für den KundenNeues Follow-up angekündigt |
Nach einer Voicemail
Du hast bei einem Kunden im Rahmen des strategischen Verkaufsprozesses eine Voicemail hinterlassen und möchtest sicherstellen, dass er diese auch wirklich erhalten hat. Gib ihm einen Tag (oder auch zwei) Zeit und dann schreibe eine Follow-up-E-Mail in folgendem Stil:
| Mein Voicemail vom {Kontaktdatum}: Leider habe ich Sie nicht erreicht |
| Sehr geehrte/r {Anrede} {Kundenname}, am {Kontaktdatum} habe ich Ihnen eine Voicemail hinterlassen. Vielleicht bevorzugen Sie jedoch alles schwarz auf weiß: [Informationen, die du auch in der Voicemail hinterlassen hast] Rufen Sie mich gerne an [CTA] oder antworten Sie auf diese E-Mail, wenn ich Ihnen in irgendeiner Form weiterhelfen kann. Ansonsten melde ich mich gerne in {Tage Wiedervorlage} Tagen bei Ihnen. Ich sehe Ihrer Rückmeldung freudig entgegen und verbleibe zwischenzeitlich mit freundlichen Grüßen{Signatur} |
| Kurz und informativKlares ZielCTAMehrere Optionen für den KundenNeues Follow-up angekündigt |
Nach Angebotsversand
Du hattest bereits einen ersten Kontakt mit dem Kunden und dieser hat bei dir erste Informationen angefordert. Nun möchtest du sicherstellen, dass dieser Lead auch warm bleibt und du bald einen Geschäftsabschluss verbuchen kannst. Telefonanrufe werden oft als lästig oder aufdringlich empfunden, daher ist eine (oder eine Kette von) Follow-up-E-Mail(s), für die du deine E-Mail-Vorlagen verwendest, ein perfektes Mittel.
| Nachfrage: Hatten Sie schon Zeit, mein Angebot vom {Kontaktdatum} zu sichten? |
| Lieber {Anrede} {Kundenname}, Hatten Sie schon Gelegenheit, sich unser Angebot vom {Datum Angebotsversand} anzuschauen? Gibt es einen Punkt, den wir noch klären sollten? In diesem Fall sollten wir unbedingt einen Telefontermin [Link Termin-App] vereinbaren. Sie können auch einfach auf diese E-Mail antworten und mir Ihre offenen Fragen mitteilen. Ich melde mich dann umgehend bei Ihnen zurück. Auf einer eigens für Sie eingerichteten {Link Kunden Landingpage} finden Sie zudem noch einmal alle wichtigen Informationen. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. Mit herzlichen Grüßen{Signatur} |
| Klar, prägnant und auf den PunktImmer das Ziel vor Augen (nächste Stufe der Pipeline)Mehrwert für den Kunden (Landingpage)Mehrere Optionen nach Wunsch des KundenCTAs |
Nach mehrmaligen Nachfassaktionen
Zu schnell aufgeben kommt für dich natürlich nicht in Frage. Schließlich gehört das auch zum Wesen eines guten Vertriebsteams. Zu lange darf man aber auch einem erkalteten Kontakt nicht hinterherlaufen. Das ist lästig für den Empfänger und Verschwendung deiner Ressourcen. Irgendwann ist daher ein wirklich letztes Follow-up angesagt:
| Meine Mails werden Ihren Posteingang nicht weiter belasten |
| Hallo {Anrede} {Kundenname}, ganz sicher sind Sie sehr beschäftigt und ich möchte nicht der Grund dafür sein, dass Sie sich über Ihren übervollen Posteingang ärgern. Falls Sie immer noch an unserem Angebot interessiert sein sollten, nur bisher einfach keine Zeit gefunden haben zu antworten, sind wir natürlich nach wie vor für Sie da. Rufen Sie mich gerne an [Link Call] oder antworten Sie auf diese E-Mail. Ansonsten lasse ich Sie in Ruhe. Ich wünsche Ihnen beste geschäftliche Erfolge und stets Gesundheit. {Signatur} |
| Freundlich, aber bestimmtMehrere Optionen für den KundenCTA |
Du könntest bei deiner letzten E-Mail auch so tun, als wärst du eine automatisch erstellte Nachricht. Das hat den Charme, dass dir niemand „böse“ sein kann, dass du seinen Kontakt aufgeben willst. Eine solche Mail könnte dann zum Beispiel so aussehen:
| {Vorname} {Nachname}, keiner weiß, dass ich Sie heute heimlich kontaktiere |
| Hallo {Anrede} {Kundenname}, hier ist [Name Bot oder Firmenmaskottchen] und ich habe mich in den Account Ihres Kundenbetreuers, {Vorname, Name Kundenbetreuer}, eingehackt. Wie es aussieht, plant {Vorname Kundenbetreuer}, Ihren Kontakt zu archivieren und Sie nicht mehr anzuschreiben. Das wäre doch schade, oder? Ich wollte Ihnen gerne die Gelegenheit geben, das noch zu verhindern und sich bei {Vorname Kundenbetreuer} zu melden. Sie brauchen nur auf diese Mail hier zu antworten. In jedem Fall alles Gute für Sie{Signatur-Bot bzw. Maskottchen} |
| Sehr besonders – mal was anderes CTA |
Im Rahmen der Europäischen Datenschutzrichtlinie musst du dem Kunden auch die Chance bieten, „ihn zu vergessen“. Du könntest also durchaus am Ende einen Link setzen, den der Kunde für die Beantragung der Löschung seiner Daten nutzen könnte.
Fazit
Mit Follow-up-E-Mails bleibst du stets am Ball. Unter dem Motto: „Steter Tropfen höhlt den Stein“ arbeitest du dich langsam aber sicher in das Gedächtnis deines Kunden, was am Ende hoffentlich zu einer Conversion führt.
Durch klare Ziele, eine packende Betreffzeile, eine gute Einleitung, mindestens einen CTA, durch Berücksichtigung des richtigen Zeitpunktes, durch ein professionell geführtes Verkaufsgespräch und vor allem durch die Benutzung des richtigen Mailing-Tools, wirst du am Ende erfolgreich sein. ActiveCampaign ist der perfekte Partner für dich. Ihr beide wärt sicher ein unschlagbares Team. Gemeinsam werdet ihr das schaffen.
