Wenn du ein kleines Unternehmen führst, ist jede Minute wertvoll. Du hast viel zu tun und nur eine begrenzte Anzahl von Stunden am Tag, um alles zu erledigen.
Die meisten kleinen Unternehmen verschwenden Zeit, weil sie nicht automatisieren.Während 40 % der großen Unternehmen ihre Prozesse in mindestens einer Geschäftseinheit automatisiert haben, können dies nur 25 % der kleinen Unternehmen von sich behaupten.
Viele Kleinunternehmer sind der Meinung, dass Automation nur etwas für große Konzerne sei, aber das könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein. Untersuchungen von McKinsey haben gezeigt, dass kleine Unternehmen zwar seltener in die Automation investieren als große Unternehmen, aber erfolgreicher sind, wenn sie es tun.
Wie kann dein kleines Unternehmen also mit der Automation beginnen? In diesem Artikel erfährst du alles, was du über die Automation eines kleinen Unternehmens wissen musst, einschließlich der Frage, welche Prozesse automatisiert werden sollten und wie du die beste Automationsplattform auswählst.
Welche Vorteile bietet die Automation kleiner Unternehmen?
Kleine Unternehmen zögern manchmal, in die Automation zu investieren, aber mit der Automation von Prozessen erhalten sie einen entscheidenden Vorteil. 88 % der kleinen Unternehmen geben an, dass die Automation ihrem Unternehmen ermöglicht, mit größeren Unternehmen zu konkurrieren.
Durch die Automation kann dein kleines Unternehmen seine Leistung steigern, ohne mehr Mitarbeiter einstellen zu müssen. Außerdem kannst du durch Automationstools mehr datengestützte Entscheidungen treffen und effektiver deine ROI (Return on Investment) nachverfolgen, was für kleine Unternehmen mit knappen Kassen noch wichtiger ist als für große Konzerne.
1. Durch Automation spart dein Team Zeit, um sich auf wertvollere Aufgaben zu konzentrieren
Büroangestellte verbringen mehr als drei Stunden pro Tag mit sich wiederholenden manuellen Tätigkeiten. Zudem sagen 51 %, dass sich wiederholende digitale Verwaltungsaufgaben ihre Haupttätigkeit beeinträchtigen.
Die Automation nimmt deinem Team diese Aufgaben ab. Wenn die sich wiederholenden, langweiligsten Aufgaben aus dem Weg geräumt sind, können sich die Mitarbeiter auf die Dinge konzentrieren, in denen sie wirklich gut sind – die strategische Arbeit, mit denen dein kleines Unternehmen seine Gewinne steigern kann.
2. Automation eliminiert menschliche Fehler
Wer immer wieder die gleiche Aufgabe erledigt, macht irgendwann einen Fehler. So wurde beispielsweise ein Ausfall von Amazon Web Services im Jahr 2017 dadurch verursacht, dass sich ein Mitarbeiter bei einer routinemäßigen Fehlersuche bei einem Befehl vertippte.
Solche Fehler macht Automationssoftware nicht. Ein Automationstool führt einen Vorgang jedes Mal auf die gleiche Weise durch.
3. Automation ermöglicht datengestützte Entscheidungsfindung
Unternehmen treffen bessere Entscheidungen, wenn sie über die Daten verfügen, die ihre Entscheidungen stützen. Das Zusammenstellen und Analysieren von Daten sowie das Teilen von Berichten ist jedoch zeitaufwändig, wenn du dies manuell tun musst.
Die Automation ermöglicht es Unternehmen, eine große Menge an Informationen zu synthetisieren, ohne viel zusätzliche Arbeit leisten zu müssen.
6 Bereiche, die kleine Unternehmen automatisieren sollten
(mit Beispielen)
Du kannst nahezu jeden sich wiederholenden Prozess automatisieren. Im Folgenden stellen wir einige allgemeine Bereiche der Automation vor, in denen kleine Unternehmen große Ergebnisse erzielen können.
1. Lead- und Kontaktmanagement
Der manuelle Umgang mit Leads und Kontakten kann sich als mühsam erweisen. Ziehe es in Erwägung, die komplizierte Tabellenkalkulation durch CRM-Automation zu ersetzen.
Anmeldeformulare
Anmeldeformulare auf deiner Website ermöglichen es potenziellen Kunden, sich in deine Abonnentenliste einzutragen. Durch Automation können diese Informationen automatisch in dein CRM-System und deine E-Mail-Marketinglisten aufgenommen werden. Segmentiere Kontakte basierend auf der Art und Weise, wie sie sich angemeldet haben, oder löse sofort eine Willkommens-E-Mail aus.
Lead-Scoring
Jede Interaktion mit einem Kontakt kann dessen Wert für dich erhöhen oder verringern. Aber das ist nichts, was du manuell ausrechnen solltest.
Eine CRM-Plattform kann das Lead-Scoring automatisieren und Maßnahmen ergreifen, wenn sich ein Score ändert. So kannst du beispielsweise benachrichtigt werden, wenn sich ein Deal anbahnt, oder eine E-Mail-Nurturing-Kampagne auslösen, wenn ein Kontakt eine bestimmte Punktzahl erreicht.
Listensegmentierung
Die Segmentierung deiner Kontaktliste ist entscheidend für den Versand personalisierter Inhalte.
Du kannst dies automatisch auf der Grundlage der von einer Person durchgeführten Aktionen tun. Beispielsweise kannst du Leads basierend auf ihrer Dealphase automatisch in Segmente verschieben.
Beispiel für diese Automation in Aktion
McCrindle, die Agentur für Sozialforschung, Demografie und Datenanalyse, musste ihre Leadgenerierung und Konvertierungsrate steigern. Für die Agentur war es wichtig, ihre Interaktionen zu personalisieren, doch das Segmentieren von Listen und Erstellen von Inhalten dauerte Stunden.
Die Automation von ActiveCampaign ermöglicht es McCrindle, eine personalisierte und effiziente Customer Journey anzubieten.
Wenn ein Kunde innerhalb des Trichters eine Aktion durchführt, erhält das Team automatisch ein Tag und einen Lead-Score. Diese Daten werden verwendet, um ein Profil für jeden Kunden zu erstellen, und liefern Details für die Segmentierung der Liste.
Das Ergebnis ist eine personalisierte Kommunikation und eine durchschnittliche Öffnungs-/Klickrate von 34 % im Zuge ihrer Kampagnen.
2. E-Mail-Marketing
E-Mail-Marketing erzielt eine sagenhafte Investitionsrendite (Return on Investment, ROI). Unternehmen verdienen durchschnittlich 35 $ für jeden ausgegebenen Dollar. Durch E-Mail-Marketing kannst du einen direkten Draht zu deiner Zielgruppe aufbauen und deine Marke bekannt machen.
Doch das regelmäßige Versenden professioneller, personalisierter E-Mails an alle Kontakte verlangt den meisten kleinen Unternehmen mehr Zeit ab, als ihnen zur Verfügung steht. Software zur Automation des E-Mail-Marketings macht das Ganze einfacher.
Werfen wir einmal einen Blick auf einige Arten von automatisierten E-Mails, die du versenden kannst.
Willkommens-E-Mails
Der Moment, in dem ein Kontakt deiner E-Mail-Liste beitritt, ist der Moment, in dem er sich am meisten für dein Angebot interessiert.
Nutze dies, indem du eine automatische Willkommens-E-Mail oder eine Serie von Willkommens-E-Mails versendest. Bedanke dich für die Anmeldung und ermutige sie, eine Aktion deiner Wahl durchzuführen.
E-Mails zu abgebrochenen Warenkörben
Etwa 70 % der Warenkörbe im E-Commerce werden verworfen. Wenn ein Kunde seinen Warenkorb zurücklässt, kann durch den verlassenen Warenkorb automatisch eine E-Mail ausgelöst werden, die ihn daran erinnert, zurückzukehren und die Artikel zu kaufen.
Geburtstags- und Jahrestags-E-Mails
Du kannst E-Mails basierend auf dem Geburtstag des Kontakts oder dem Jahrestag des Tages auslösen, an dem er deiner Liste beigetreten ist. Du kannst ein Sonderangebot anbieten, damit sich der Abonnent geehrt fühlt.
Beispiel für diese Automation in der Praxis
Morrow Audio produziert und vertreibt hochwertige Audiokabel und -komponenten. Der Gründer Mike Morrow verwendet eine Reihe von E-Mail-Automationen, um Kunden zu gewinnen und zu halten.
Beispielsweise führte eine E-Mail-Kampagne zu aufgegebenen Warenkörben bestehend aus zwei E-Mails zu einer Wiederherstellung von 26 % verlorener Warenkörbe, d. h. 30.000 $ an entgangenen Verkäufen konnten so zurückgewonnen werden.
3. Social Media
Bei der Social-Media-Automation wird der Vorgang automatisiert, bei dem deine Inhalte zu bestimmten Zeiten auf der Social-Media-Plattform veröffentlicht werden. Doch die Möglichkeiten gehen weit darüber hinaus.
Social Listening
Beim Social Listening, das sich auf die Überwachung von Social-Media-Plattformen bezieht, wirst du benachrichtigt, wenn jemand deine Marke erwähnt. Dies ist besonders nützlich, wenn du auf mehreren Social-Media-Websites aktiv bist und ein einheitliches Tool benötigst, um alle Kanäle zu überwachen.
Social-Media-Werbung
Alle großen sozialen Netzwerke bieten bezahlte Werbung an. Du kannst eine Zielgruppe in einem Bereich erreichen, in dem sie bereits Zeit verbringen.
Die Verwaltung von Anzeigen kann jedoch mühselig sein.
Integrationen
Du kannst deine sozialen Follower auch in deine anderen Prozesse integrieren. Beispielsweise kannst du Social-Media-Leads automatisch in dein CRM-System übertragen.
Beispiel für diese Automation in Aktion
Yes Supply ist eine von Reese Evans gegründete Plattform zur persönlichen Weiterentwicklung und zum Coaching.
Evans sammelt Kontakte, indem sie auf ihrer Website kostenlose Schulungen anbietet. Besucher, die sich anmelden, erhalten fünf Tage lang kostenlose Inhalte. Danach erhalten sie E-Mails, um sich für einen Masterkurs anzumelden.
Wenn sie sich nicht sofort anmelden, verwendet Evans ActiveCampaign und benutzerdefinierte Facebook-Zielgruppen, um die Leads in den sozialen Medien erneut anzusprechen.
4. Benachrichtigungen und Aktualisierungen
Benachrichtigungen stellen eine Art von Automation dar, die große Vorteile wie etwa eine höhere Effizienz und Geschwindigkeit bietet.
Automatische Benachrichtigungen informieren dich über kritische Ereignisse, sodass du sofort handeln kannst. Beispielsweise könnte dein Vertriebsteam Benachrichtigungen erhalten, wenn sich der Status eines Deals ändert. Es wird keine Zeit verloren, um auf die Änderung zu reagieren.
Beispiel für diese Automation in Aktion
Sneleentaxi verwendet das ActiveCampaign CRM, um Leads und Interessenten zu verwalten. Benachrichtigungen sind essenziell, um Deals mit größeren Unternehmen abzuschließen.
Wenn eine Nicht-Kunden-E-Mail verwendet wird, wird ein Vertriebsmitarbeiter benachrichtigt, damit er dieses Geschäft als potenzieller Partner weiterverfolgen kann.
5. Kundenbetreuung
Kleine Unternehmen kümmern sich um ihre Kunden und sind bestrebt, die bestmögliche Unterstützung zu bieten.
Das ist jedoch nicht einfach. Du hast wenige Mitarbeiter – oder vielleicht gar keine – und Supportanfragen gehen rund um die Uhr über eine Vielzahl von Kanälen ein.
Automation kann helfen.
Ticketzuweisung
Unabhängig vom Kanal, den der Kunde verwendet, können Supporttickets umgehend an die richtige Person weitergeleitet werden.
Diese Automation erspart es Mitarbeitern, E-Mails, Facebook-Nachrichten, SMS und Chats zu durchsuchen, um Fragen mit hoher Priorität zu finden und zu beantworten.
Chatbots
Chatbots werden im Kundensupport immer beliebter. Obwohl Chatbots manchmal ein schlechter Ruf aufgrund ihrer nicht ganz menschlichen Interaktionen anhaftet, können sie kleinen Unternehmen helfen, einen großartigen Service zu bieten.
Sie sind immer erreichbar, reagieren sofort und können den Kunden an einen menschlichen Sachbearbeiter weiterleiten, wenn eine Frage zu komplex ist, um sie zu beantworten.
Es hat sich gezeigt, dass Chatbots den Umsatz um durchschnittlich 67 % steigern können.
Beispiel für diese Automation in Aktion
Your Therapy Source ist eine Online-Therapieressource, die ActiveCampaign für die Marketingautomation verwendet. Der Gründerin Margaret Rice ist es wichtig, erstklassigen Kundenservice zu bieten.
YourTherapySource sorgt mit der Conversations-Funktion für zufriedene Kunden. Conversations bietet kanalübergreifende Kundensupport-Nachrichten mit automatisierten und Live-Chat-Funktionen.
Wenn ein Kunde Your Therapy Source kontaktiert, wird die Nachricht direkt an das Mobiltelefon von Rice gesendet, damit sie sofort reagieren kann.
6. Berichterstellung
Du musst einen Gesamtüberblick über das Geschehen in deinem Unternehmen haben und wissen, ob sich deine Marketing- und Vertriebsbemühungen auszahlen.
Leider kann die manuelle Zusammenstellung der erforderlichen Berichte wertvolle Zeit kosten. Es ist an der Zeit, sich von Excel-Diagrammen zu lösen und Berichte automatisch zu erstellen.
Beispiel für diese Automation in Aktion
Kommen wir nochmal auf McCrindle zurück.
McCrindle verwendet CRM-Berichte, um einen 360-Grad-Einblick in die Customer Journey durch die Pipeline zu erhalten. Die Agentur kann ihre Daten nach Pipeline, Produkt, Produktfamilie und Persona aufschlüsseln, um eine Kombination aus Gesamtbild und granularen Daten zu erhalten.
So implementierst du die Automation in deinem kleinen Unternehmen
Unternehmen jeder Größe profitieren von der Automation, aber die ersten Schritte können entmutigend sein. Hier sind ein paar Schritte, die du befolgen kannst:
Schritt 1: Identifiziere Automationsmöglichkeiten
Prüfe zunächst deine bestehenden Prozesse und erstelle eine Liste der zu automatisierenden Prozesse. Mach dir noch keine Gedanken darüber, wie du das anstellen wirst.
Sprich mit deinen Mitarbeitern darüber, welche Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch nehmen. Für deinen ersten automatisierten Prozess eignet sich am Besten eine langweilige und sich wiederholende Aufgabe.
Beginne mit den einfachen Prozessen und baue dann darauf auf. Vielleicht verbringst du beispielsweise zu viel Zeit damit, Leads in eine Tabelle einzugeben. Die Verwendung eines CRM-Systems zur automatischen Generierung von Leads aus Formularfeldern ist ein einfacher Schritt, der viel Zeit spart.
Schritt 2: Wähle Automationstools aus
Jetzt ist es an der Zeit, das richtige Tool auszuwählen.
Im Idealfall entscheidest du dich für Tools zur Geschäftsautomation, mit denen du mehrere wichtige Prozesse in deinem Unternehmen optimieren kannst. Erstelle eine Auswahlliste mit Automationssoftware, an der du interessiert bist, und vereinbare Demos mit den Anbietern.
Gehe die Demos durch und denke dabei an dein Budget und eine Liste von Funktionen, die du benötigst (sowie einige nützliche Extras).
Schritt 3: Verfolge und analysiere deine Leistung
Berichtsfunktionen geben dir Einblick in deine Geschäftsabläufe und helfen dir, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Stelle sicher, dass deine Automationssoftware hilfreiche Analysen bereitstellen kann.
Beispielsweise zeigt dir eine E-Mail-Marketing-Automationsplattform Statistiken zu deiner Kampagnenleistung und ein CRM-System sollte dir helfen, deinen Pipeline-Status zu verstehen.
Analysen sind wichtig, um deine automatisierten Prozesse in Zukunft zu verbessern. So kannst du zum Beispiel sehen, welche Art von automatisierter E-Mail die meiste Interaktion hervorruft, und diese Erkenntnisse nutzen, um deine anderen Automationen anzupassen.
So wählst du eine Automationsplattform für dein kleines Unternehmen aus
Der wichtigste Faktor ist, dass die Software den Zweck erfüllt, der bei dir im Vordergrund steht. Bevor du Produktdemos heranziehst, erstelle eine Liste der Funktionen, die du benötigst.
Im Folgenden findest du einige Kriterien, auf die du achten solltest:
Preis
Für kleine Unternehmen ist der Preis immer ein Faktor. Das heißt aber nicht, dass die günstige Variante immer die beste Option ist. Suche nach einer Software, deren Preisgestaltung für kleine Unternehmen geeignet ist, d. h., der Basistarif ist erschwinglich, bietet aber auch erweiterte Funktionen, in die du hineinwachsen kannst.
Integrationen
Berücksichtige auch die Integrationen, die jedes Tool bietet. Je besser deine Automationssoftware mit deinem bestehenden Tech-Stack zusammenarbeiten kann, desto effizienter wird dein Unternehmen.
Skalierbarkeit
Denke an die Prozesse, die du heute automatisieren möchtest, und die, die du morgen automatisieren möchtest – du solltest nicht in ein Tool investieren, das für deine zukünftigen Anforderungen zu eingeschränkt ist.
Fazit
Die Automation optimiert deine Prozesse und macht dich wettbewerbsfähiger – insbesondere wenn du ein kleines Unternehmen bist.
Die Marketing- und CRM-Automationslösungen von ActiveCampaign sind ideal für kleine Unternehmen: erschwinglich, intuitiv für jeden Kenntnisstand und fähig, mit dir zu wachsen.
