Como escrever um email eficiente: confira os passos

Muitas pessoas acham que saber como escrever um email é simples, mas na verdade não é. É necessário tomar cuidados para que a sua mensagem seja eficiente.

Escrever de acordo com a gramática normativa, por exemplo, é importante, mas na verdade isso não basta.

Você deve pensar no objetivo da sua mensagem, além de seguir uma estrutura básica para não deixar nada importante fora.

Se você deseja saber como escrever um email eficiente, esse post é para você! Veja a seguir os principais cuidados para mandar mensagens que realmente façam a diferença. 

Como escrever um email em 9 passos?

Confira a seguir os principais passos para escrever um bom email:

Tenha cuidado com o tamanho do email

O primeiro passo para escrever um bom email é tomar cuidado com o tamanho. O ideal é que você mantenha a objetividade e envie mensagens tão curtas quanto possível, pois isso é um sinal de que você respeita o tempo da pessoa que irá receber a mensagem.

Escrever um email longo demais é um caminho para que duas coisas aconteçam: não receber uma resposta ou ter o seu email simplesmente ignorado.

Como as pessoas digitam muito rápido, fica fácil demais escrever uma mensagem longa e cansativa para outra pessoa. Portanto, se você vai escrever um email à mão, lembre-se de ser breve e de respeitar o tempo da pessoa com quem você vai interagir.

Portanto, reduza o tamanho da sua mensagem para somente falar daquilo que realmente é essencial nesse processo de comunicação.

Defina o objetivo do email

Passo a passo para escrever um email

Para que você possa estruturar uma mensagem bem feita, é preciso que, antes de tudo, você defina bem qual é o objetivo do seu email.

O que você deseja conseguir enviando a mensagem? Quer divulgar um produto? Informar sobre uma compra? Pedir feedback sobre a experiência? Fazer uma oferta personalizada? Ou deseja simplesmente enviar as principais novidades do seu ramo de atuação?

Definir qual é o objetivo do seu email é muito importante para que você saiba exatamente qual tipo de mensagem você vai enviar.

Por exemplo, se você tem uma loja e deseja enviar o código de rastreio de um produto, então você deve enviar um email transacional.

Já se você deseja enviar as principais notícias sobre a sua empresa e o seu ramo de atuação, então uma newsletter faz muito mais sentido.

Então defina bem qual é o objetivo que você deseja atingir com o email, pois isso será crucial para definir qual tipo de email você vai enviar.

Trate apenas de um assunto por email

Outra dica muito importante é que você deve tratar de apenas um assunto por email. Portanto, nunca escreva uma mensagem que fale sobre vários assuntos ao mesmo tempo (a não ser que você esteja fazendo uma newsletter).

Se você deseja realmente obter uma resposta, é preciso fazer com que essa seja uma tarefa fácil para a outra pessoa, e a melhor maneira de fazer isso é não sobrecarregá-la com muitas informações e pedidos.

Portanto, se você precisar tratar de vários assuntos com a mesma pessoa, a melhor alternativa é enviar vários emails separados, um para cada assunto.

Aposte na linguagem clara e direta

Se você usa qualquer tipo de rede social, então você sabe que é muito fácil interpretar mensagens do jeito errado.

Por isso, é muito importante que o seu email seja claro, direto e fácil de entender.

Isso significa evitar abreviações, tomar cuidado com a gramática e utilizar as vírgulas e outros sinais de pontuação da maneira correta.

Essas são algumas formas de deixar a sua mensagem mais clara e evitar situações em que a outra pessoa pode ter dificuldades de entender o que você quis dizer.

A parte mais difícil dessa tarefa é ter certeza de que você está explicando exatamente o que você deseja e de um jeito claro.

É muito fácil esquecer que, muitas vezes, o conhecimento que você tem sobre determinado assunto não é o mesmo que a outra pessoa tem.

Dessa forma, antes de escrever qualquer email, lembre-se de se colocar no lugar do outro. Em outras palavras, pense sobre a melhor forma de explicar aquilo que você quer para alguém que não tem tanta familiaridade com o assunto quanto você.

E quando estiver respondendo a um email, lembre-se de manter o texto original ao qual você está respondendo, pois isso ajuda a tornar a conversa mais clara e objetiva.

Organize suas ideias

Dicas para escrever um email eficiente

Organizar as suas ideias é essencial para que você tenha sucesso na tarefa de escrever um email claro e objetivo.

Seja qual for o conteúdo que você vai enviar, é importante que você faça um checklist com os pontos mais importantes para não deixar nada passar despercebido.

Uma forma de deixar todas as informações importantes em evidência é utilizar o negrito para ressaltar palavras-chave ou trechos importantes do email.

Não esqueça do assunto do email

O assunto do email, ou seja, o “título” que irá aparecer quando a pessoa abrir a caixa de entrada, costuma ser muito negligenciado pelas pessoas.

Aqui, existem duas regras importantes às quais você deve se atentar: o tamanho do assunto e a sua objetividade.

Geralmente, as pessoas escrevem o assunto logo de cara, antes mesmo de saber exatamente sobre o que a mensagem vai falar.

Por isso, é muito comum encontrar assuntos vagos ou inúteis, como “Oi” ou “Bom dia!”.

A dica para evitar esse tipo de situação é escrever primeiro a mensagem e o assunto por último. Dessa forma, você conseguirá criar um título que mostra exatamente do que a mensagem trata e não vai deixar a pessoa com quem está interagindo confusa.

Outro aspecto importante é o tamanho do assunto. Lembre-se: ele deve ser curto, com um tamanho entre 20 e 41 caracteres no máximo.

Se o seu assunto for mais longo do que isso, ele será cortado tanto na visualização mobile, quanto na visualização em desktop e ficará com os temidos três pontinhos.

Em outras palavras, o título do seu email não poderá ser lido por completo na caixa de entrada da pessoa e provavelmente não terá destaque junto à imensidão de outras mensagens presentes naquele local.

Aposte em gatilhos mentais e técnicas de persuasão

Como escrever email com gatilhos mentais

Gatilhos mentais ajudam as empresas a persuadir clientes em potencial a tomar decisões de compra, estimulando o fechamento de um negócio.

Portanto, você deve utilizar técnicas de persuasão sempre que possível, pois assim você consegue convencer as pessoas a fechar uma compra.

Existem diversos gatilhos mentais e os seus argumentos provocam sensações, como a escassez, a urgência, a autoridade, a reciprocidade, a novidade, a razão, a curiosidade, o comprometimento e até mesmo a existência de um inimigo em comum.

A escolha do gatilho mais adequado para a sua estratégia depende muito do objetivo da sua mensagem – por isso ressaltamos novamente a importância de definir bem o que exatamente você quer que aconteça ao enviar um email.

É possível, por exemplo, despertar o senso de novidade nas pessoas ao mencionar que o seu serviço passará a ser executado por meio de um novo aplicativo ou com base em novas orientações de SEO.

A ideia aqui é fazer com que a pessoa lendo a mensagem saia da sua zona de conforto e projete uma recompensa com o uso da novidade.

Outra coisa que você pode fazer é utilizar depoimentos de outras pessoas sobre o seu produto ou serviço, um gatilho conhecido como prova social.

Nesse tipo de estratégia, a ideia é fazer com que a pessoa com quem você está interagindo perceba que outros indivíduos já utilizaram satisfatoriamente o que está sendo oferecido de forma a despertar o interesse e o desejo no produto.

Mas lembre-se: antes de sair utilizando os mais variados gatilhos mentais, é preciso dar atenção à objetividade do seu email, afinal, como vimos, você não quer desrespeitar o tempo da pessoa recebendo a mensagem.

Revise seu email

Enviar mensagens com desvios ortográficos, ou seja, em desacordo com a gramática, pode pegar mal para a sua empresa. 

Independente da sua empresa vender para o consumidor final ou para outras empresas, esse tipo de deslize pode gerar uma imagem negativa, pela falta de atenção aos detalhes.

A revisão também é muito importante para evitar repetições de palavras e termos na mesma frase, erros de digitação e formatação, construções  de regência verbal, concordância, coesão, gramática e muito mais.

Isso porque as pessoas esperam que, ao enviar um email que trata de assuntos importantes, o profissional faça uma mínima revisão do que está escrito.

Como dizia o famoso filósofo da comunicação Marshall McLuhan, “o meio é a mensagem” e se você cometer muitos erros gramaticais, por menores que sejam, estará passando uma mensagem de que não é uma empresa séria.

Aposte numa boa assinatura

Por fim, uma das dicas mais importantes que podemos dar é que o seu email precisa ser fechado com chave-de-ouro com uma boa assinatura.

Não se trata de mandar um abraço para quem está lendo, mas sim de fazer um encerramento que demonstre claramente a disponibilidade para tirar quaisquer dúvidas e os meios de contato disponíveis para isso.

Especialmente se estamos falando de mensagens automáticas, é necessário retornar à humanidade do email e tornar o contato mais pessoal com uma boa assinatura.

Portanto, sempre busque fechar os emails com algum tipo de comentário sobre o que foi discutido no corpo da mensagem.

Depois, os clássicos “Atenciosamente” ou “Aguardo seu retorno” seguidos da assinatura personalizada e bem estruturada.

Se você tem dúvidas sobre como fazer uma boa assinatura, confira o texto que fizemos especialmente para responder essas dúvidas no link abaixo:

Assinatura de email: o que é, tamanho, como fazer e exemplos

Qual é a estrutura ideal do email?

Estrutura ideal de email

A estrutura ideal de um email é: introdução, mensagem e encerramento. Confira a seguir mais sobre cada uma dessas etapas:

Introdução

Na introdução, você deve procurar transmitir uma mensagem amistosa e convidativa.

Lembre-se de tratar a pessoa pelo nome e de usar termos como “Prezado João Silva”, “Prezada Maria Ribeiro”, “Caro José Carvalho” ou “Cara Maria Neves”, por exemplo.

Nos casos em que a formalidade precisa ser mais alta, use “Exmo. João Silva” ou “Exma. Maria Ribeiro”, que são abreviações dos termos ”Excelentíssimo” e ”Excelentíssima”.

Mensagem

A grande popularidade das redes sociais e aplicativos de troca de mensagens instantâneas acabou criando a necessidade das mensagens serem mais breves.

Mas, se você estiver escrevendo um email formal, é importante evitar utilizar abreviações comuns, como “vc” ou “tb”.

Usar emoctions também não é recomendado no caso de emails formais, pois eles servem para indicar um estado emocional, o que os torna inadequados para mensagens formais.

Outra questão é evitar escrever as palavras e frases usando só letras maiúsculas, pois, segundo as convenções estabelecidas, palavras em caixa alta são interpretadas como se a pessoa que escreveu a mensagem estivesse gritando.

Mais uma dica: sempre use um corretor ortográfico para compor a mensagem. Caso a sua plataforma de email não forneça um corretor ortográfico, utilize um editor de textos como o Word ou o LibreOffice Writer para redigir a mensagem e copie e cole quando terminada.

Nos emails formais, é importante evitar fazer perguntas que já podem ter sido respondidas em algum outro lugar.

Portanto, antes de regar as mensagens, consulte a área de perguntas e respostas da empresa alvo para ter certeza de que não está perguntando algo que já foi respondido.

Também é preciso ser breve, dizendo o que deseja em poucas palavras, pois isso mostra respeito pelo tempo da pessoa que receberá a mensagem.

Outra dica é utilizar uma formatação concisa, dividindo o conteúdo em poucos parágrafos e dando um espaço entre eles, pois isso melhora a legibilidade do texto.

No caso do envio de algum anexo, é preciso mencionar esse fato na mensagem e explicar qual é a sua intenção com o envio do arquivo.

Evite enviar arquivos anexados sem dizer nenhuma palavra no corpo do email a respeito.

Caso tenha inserido você em uma lista de mensagens, faça questão de ler todos os textos das mensagens anteriores antes de responder.

Dessa forma, você evita fazer perguntas a respeito de assuntos que podem já ter sido tratados nas mensagens anteriores e isso demonstra profissionalismo e comprometimento.

Encerramento

Na hora de encerrar a mensagem, busque utilizar sempre alguma das opções abaixo ou suas variações:

  • “Grato / Grata”;
  • “Cordialmente”;
  • “Aguardo seu feedback”;
  • “Grato / Grata pela atenção”;
  • “Fico à disposição para maiores esclarecimentos”.

No final, lembre-se de assinar com o seu nome completo e fornecer algum outro método de contato conforme for o caso.

Conclusão

O email marketing ainda é uma forma incrivelmente poderosa de atingir seus clientes e impulsionar as vendas.

Mas simplesmente enviar conteúdos por email não é o suficiente. É preciso se atentar a diversos fatores, como o tamanho do assunto, regras gramaticais e a assinatura.

Seguindo as dicas deste texto, você pode criar emails que são mais prováveis de serem lidos, clicados e convertidos em vendas.

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