Cos’è un software gestionale di vendita?
I software gestionali di vendita sono strumenti digitali che aiutano i professionisti a svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente e organizzato. Questi strumenti non sono appannaggio esclusivo del personale commerciale, ma possono essere adoperati dall’intera organizzazione poiché includono soluzioni di CRM (Customer Relationship Management), automazione delle vendite, firma e fatturazione elettronica e molto altro ancora.
Tutto questo può sembrare lontano anni luce dall’immagine che di solito si associa al settore delle vendite, il che è comprensibile. La parola “vendite” ha assunto un’accezione alquanto negativa negli anni, facendo subito pensare ai classici venditori di auto dalla parlantina sciolta e pronti praticamente a tutto pur di concludere un accordo.
Al giorno d’oggi, però, la vendita è diventata un’attività molto meno invasiva che si basa ampiamente su posta elettronica, chat e strumenti di automazione. Più la tecnologia diventa parte integrante delle nostre normali attività quotidiane, più cresce l’importanza dei software per consentire un’efficace gestione delle vendite.
Ma di cosa si tratta esattamente?
Ti sarà già capitato di utilizzare almeno uno degli strumenti di cui parleremo. Tuttavia, vista l’abbondanza di informazioni disponibili e il vertiginoso numero di aziende che tesse inevitabilmente le lodi delle rispettive piattaforme, non è facile né orientarsi né capire come integrare queste soluzioni nella propria attività commerciale.
La buona notizia è che abbiamo messo insieme una guida esaustiva che copre tutto quello che c’è da sapere: dalle funzionalità dei software di gestione vendite alle varie tipologie di soluzioni disponibili sul mercato.
A scanso di equivoci, diciamo subito che avvalersi di un software per la gestione degli ordini e delle vendite è una strategia vincente che aiuterà te e il tuo team a lavorare con maggiore rapidità ed efficienza.
Ma non basta usare Fogli Google?
Prima di esplorare nel dettaglio tutti i vantaggi dei software specializzati, ci sembra doveroso rispondere alla domanda che è sulla bocca di tutti: “Ma non basta usare Fogli Google per gestire le vendite?”.
Potrebbe. Perlomeno all’inizio, quando le persone che contribuiscono ai documenti di vendita saranno al massimo un paio.
Tuttavia, un sistema simile non è affatto scalabile. Che si tratti di Excel, Fogli Google o altro, i fogli di calcolo non possono offrire le stesse prestazioni di una piattaforma CRM o di un programma gestionale specializzato. Ben presto ti accorgerai che uno dei tuoi collaboratori ha inavvertitamente sovrascritto informazioni importanti, che il file si appesantisce e inizia a rallentare, che le funzionalità non performano più come dovrebbero e che la confusione regna sovrana.
Inoltre, optare per un semplice foglio di calcolo significa non poter accedere a funzioni utilissime come l’automazione, che aiuterebbe il tuo team di vendita a risparmiare tempo prezioso nello svolgimento delle attività più disparate.
Indice
- Funzionalità dei software di gestione vendite
- Tipologie di soluzioni disponibili
- Piattaforme CRM
- Sales Intelligence
- Sales Acceleration
- Strumenti di integrazione e Data Connector
- Piattaforme di Sales Analytics
- Software di produttività
- Firma digitale e tracciamento della documentazione
- Sales Enablement
- Customer Success
- Software CPQ (Configure, Price, Quote)
- Formazione della forza vendita
- Come scegliere il software di gestione vendite più adatto
Funzionalità dei gestionali di vendita
Ora che abbiamo chiarito l’importanza dei software per la gestione delle vendite, ti starai chiedendo perché adottare una soluzione come questa potrebbe essere tanto utile.
Che lavori in azienda o come libero professionista, l’integrazione di un software gestionale specializzato avrà un impatto significativo sui tuoi processi.
Ecco alcuni vantaggi significativi:
- Flusso di lavoro ottimizzato (e non solo per il team commerciale): se implementato correttamente, il tuo software di gestione vendite lavorerà a vantaggio dell’intera organizzazione, non solo del team commerciale.
I tuoi collaboratori avranno a disposizione più tempo, poiché non dovranno più preoccuparsi di svolgere manualmente attività basilari come programmare telefonate, rispondere più volte alle stesse domande o ricordare a Luca dell’ufficio Contabilità di occuparsi di quella cosa che Marta dell’ufficio Marketing gli aveva chiesto di fare.
- Maggiore produttività della forza vendita: due dei principali vantaggi dei software specializzati riguardano automazione e organizzazione.
Se i processi sono organizzati in modo ottimale significa che saranno anche più facili da automatizzare. Ed ecco che si innesca un circolo virtuoso in cui automazione e organizzazione si alimentano a vicenda, migliorando la produttività di tutti i membri del team. Avvalersi di un software di gestione vendite per snellire i processi lascerà ai tuoi collaboratori più tempo per occuparsi di attività a più alto valore aggiunto.
- Integrazione con processi preesistenti: i software di gestione vendite raggruppano un ampio ventaglio di servizi e soluzioni perfettamente integrati (non per niente si parla infatti di “stack software”).
Un ottimo esempio è costituito dall’integrazione di ActiveCampaign con Shopify, che permette di trasferire direttamente la totalità dei dati da Shopify ad ActiveCampaign, in modo che i team possano visualizzarli e interagirvi a proprio piacimento. Le funzionalità di automazione permetteranno poi di recuperare dati indispensabili per svolgere svariate attività: dalle telefonate di follow-up alle operazioni di analisi, passando per l’invio di email automatizzate sulla base degli acquisti effettuati da un cliente (considerando parametri come articolo acquistato, modalità o data di acquisto).
- Priorità alla customer experience: i software gestionali di vendita non funzionano a senso unico, ma aiutano anche a gestire con più efficienza il contatto con i clienti tramite chat bot, campagne email automatizzate, programmazione delle telefonate e molto altro. Uno stack software che si rispetti rimuove qualsiasi incertezza dalla gestione della customer experience, e darà al cliente la possibilità di interagire col tuo brand nel modo che preferisce.
Tipologie di soluzioni disponibili
Molte aziende specializzate in soluzioni software tendono a offrire gamme diversificate di strumenti. Ecco un breve resoconto di tutte le categorie offerte per individuare quella che fa al caso tuo.
Software modulari di gestione vendite
La particolarità di queste soluzioni è che permettono l’aggiunta di ulteriori funzionalità a seconda delle esigenze (di solito a un costo aggiuntivo). Ad esempio, una piattaforma di email marketing potrebbe offrire anche funzionalità di SMS marketing, integrazioni CRM o strumenti analitici da aggiungere al pacchetto base. Questo tipo di soluzioni è indicato soprattutto per piccole imprese o per attività che operano in segmenti di nicchia.
Esempi di software modulari di gestione vendite: Salesforce e WooCommerce.
Software di gestione vendite “tutto in uno”
Hai già capito: le soluzioni “tutto in uno” offrono un pacchetto predefinito di funzionalità a un prezzo fisso. Certo, talvolta l’utente avrà la possibilità di scegliere tra varie fasce di prezzo a seconda del pacchetto desiderato, ma le funzionalità di base saranno sempre disponibili. Questo tipo di soluzioni si addice ad aziende più grandi che hanno bisogno di una piattaforma completa e integrata.
Esempi di piattaforme “tutto in uno”: Zendesk Sell, Freshworks CRM.
Un altro aspetto da considerare riguarda la modalità di utilizzo del software. In generale, l’accesso a queste piattaforme può essere gestito in due modi: tramite app/software installati in locale o mediante modelli di abbonamento SaaS (Software-as-a-Service).
Software installati in locale
I software e le app installate in locale sono soluzioni più convenzionali che prevedono il download di programmi da eseguire direttamente su computer o altri dispositivi mobili. In questo caso, i dati sono spesso archiviati localmente con l’opzione di sincronizzarli sul cloud o su dispositivi diversi. La sincronizzazione offre il vantaggio di poter essere utilizzata offline senza il rischio di incorrere in problemi di accesso.
Esempi di piattaforme da installare in locale: Microsoft Office, Toggl.
Software-as-a-Service (SaaS)
I modelli di abbonamento SaaS permettono di accedere a soluzioni cloud-based direttamente dal browser di navigazione. Queste soluzioni sono perfette per i team più numerosi o che necessitano di condividere informazioni tra posizioni o dispositivi diversi. Le soluzioni SaaS permettono di sincronizzare i dati in tempi rapidi agevolando la collaborazione, ma non offrono sempre la possibilità di lavorare offline.
Al giorno d’oggi, il SaaS è una scelta quasi scontata per molte aziende (che tendono quantomeno ad affiancare software locali e cloud-based). I vantaggi di queste piattaforme superano di gran lunga i punti a sfavore, poiché i membri del team avranno la possibilità di accedere al sistema e collaborare in tempo reale.
Esempi di soluzioni SaaS: ActiveCampaign, Pipedrive.
Piattaforme CRM
Un sistema di Customer Relationship Management (o CRM) può aiutarti a interagire con i clienti attuali e salvare tutti i dati in un unico posto. Rappresenta una sorta di punto di incontro tra i clienti e i membri del team, ma è anche uno strumento prezioso per gestire la customer experience, a cominciare dal primissimo punto di contatto, e la fidelizzazione della clientela.
Principali vantaggi e funzionalità
- Gestione dei contatti
- Tracciamento delle interazioni
- Gestione dei lead
- Automazione
- Gestione della pipeline di vendita
- Email outreach e telefonate commerciali
- Integrazioni
Scelte popolari
ActiveCampaign mette a disposizione solide funzionalità di CRM tramite la nostra piattaforma di Customer Experience Automation (CXA); Zoho e Salesforce sono alternative molto popolari.
Sales Intelligence
I software di Sales Intelligence permettono di far leva su tutti i dati a disposizione per massimizzare l’efficacia delle iniziative di inbound lead generation e lo scoring di lead qualificati. Questo approccio può rappresentare un vantaggio notevole nella gestione delle prime (e importantissime) interazioni con i clienti, poiché aiuta a stabilire con chi convenga instaurare un contatto, quando e con quale modalità.
La scelta del software di Sales Intelligence più adatto dipenderà dalle tue esigenze specifiche, poiché questo termine ingloba una serie di soluzioni diverse (non si riferisce dunque a un’unica piattaforma, come nel caso dei sistemi CRM). Le possibili applicazioni possono includere l’identificazione di nuovi lead o il monitoraggio e l’interpretazione di specifici set di dati. Ma la Sales Intelligence non si applica solo ai clienti potenziali, tutt’altro: può essere molto utile anche per integrare dati preesistenti sulla clientela attuale.
Principali vantaggi e funzionalità
- Qualificazione e lead generation
- Comprensione del profilo cliente ideale
- Monitoraggio dei dati
- Integrazione di dati esistenti
- Storico di acquisti di clienti attuali/potenziali
- Footprint digitale di clienti attuali/potenziali
- Intelligenza artificiale
Scelte popolari
Clearbit e LinkedIn Sales Navigator sono due opzioni molto popolari sul fronte dei software di Sales Intelligence.
Sales Acceleration
I software di Sales Acceleration aiutano ad automatizzare tutte le fasi che compongono il processo di vendita, dalla lead generation alla conclusione dell’accordo. Questo tipo di soluzioni è fondamentale per consentire al team commerciale di gestire con maggiore rapidità le iniziative di outreach e garantire la soddisfazione dei potenziali clienti.
Principali vantaggi e funzionalità
- Iniziative di outreach più rapide
- Ciclo di vita automatizzato
- Ciclo di vendita più breve
- Processo di vendita semplificato
Scelte popolari
Sendoso e Gong.io sono due software di Sales Acceleration molto popolari.
Strumenti di integrazione e Data Connector
Questo tipo di soluzioni rende possibile l’integrazione di funzionalità e dati provenienti da piattaforme diverse in un unico strumento (che di solito è il sistema CRM già in uso). In altre parole, non si tratta proprio di software a sé stanti, quanto piuttosto di integrazioni modulari da associare a soluzioni preesistenti.
Ad esempio, ActiveCampaign mette a disposizione centinaia di integrazioni che ti permettono di raggruppare tutte le funzionalità di cui hai bisogno in un unico posto, che si tratti dei dati sui clienti acquisiti con Shopify o tramite landing page su misura create con Unbounce per accrescere le conversioni.
Principali vantaggi e funzionalità
- Accesso a funzionalità aggiuntive
- Dati e funzionalità accessibili da un unico posto
- Utilizzo integrato di piattaforme preesistenti dall’efficacia comprovata
- Integrazione dei dati
Scelte popolari
ActiveCampaign offre oltre 870 integrazioni e Data Connector che lavorano al fianco della nostra piattaforma di Customer Experience Automation (CXA).
Piattaforme di Sales Analytics
È praticamente impossibile prendere decisioni informate sui tuoi obiettivi commerciali senza strumenti di Sales Analytics, e ciò vale sia per attività B2B che B2C. Questa categoria di soluzioni può offrire un’ampia gamma di funzionalità, come l’elaborazione di previsioni di vendita o la gestione e l’analisi di dati relativi a clienti/attività di vendita. Spesso, le piattaforme di Sales Analytics includono anche strumenti per la visualizzazione dei dati, fondamentali per scopi di reporting.
Principali vantaggi e funzionalità
- Creazione semplificata di report
- Condivisione dei dati con i clienti o tra team diversi
- Individuazione di trend
- Raccomandazioni basate su intelligenza artificiale
Scelte popolari
ActiveCampaign e Salesforce CRM sono due opzioni molto popolari per accedere a funzionalità di Sales Analytics.
Software di produttività
L’automazione è la chiave per raggiungere gli obiettivi prefissati con rapidità ed efficienza, senza scendere a compromessi in fatto di quantità o qualità. I software di produttività eliminano la necessità di procedere ad attività manuali e ripetitive, lasciando ai membri del team ancora più tempo per occuparsi di ciò che sanno fare meglio: vendere i tuoi prodotti o servizi.
“Produttività” è un termine decisamente ampio e sono dunque numerosi i software che rientrano in questa categoria (dagli strumenti di gestione timesheet/time tracker alle soluzioni per accettare pagamenti con carta di credito, solo per citarne un paio).
Tipologie e funzionalità principali
- Gestione timesheet/time tracker
- Strumenti collaborativi o per la gestione delle conversazioni di vendita
- Software di project management
- Strumenti di programmazione
- Piattaforme di pagamento
Scelte popolari
È impossibile menzionare tutte le tipologie di software di ausilio alla produttività, ma alcuni esempi di soluzioni molto diffuse includono Toggl per il time tracking, PayPal per i pagamenti o ActiveCampaign per la gestione dei contatti e delle vendite.
Firme digitali e tracciamento della documentazione
I software di firma digitale non vengono più utilizzati solo per apporre una firma digitale ai documenti, ma offrono anche funzionalità collaborative, analitiche e di tracciamento.
Oggi, i software di firma digitale e tracciamento della documentazione sono persino disponibili come integrazioni a piattaforme di gestione vendite, sistemi CRM in primis. In breve: se hai l’esigenza di accedere a funzionalità di firma digitale o tracciamento di documenti, molto probabilmente troverai il servizio che fa al caso tuo.
Principali vantaggi e funzionalità
- Firma virtuale
- Tutta la documentazione disponibile in un unico posto
- Gestione collaborativa dei documenti
- Firma/archiviazione di documenti in totale sicurezza
Scelte popolari
DocuSign e PandaDoc sono due opzioni ampiamente utilizzate per la firma digitale e il tracciamento della documentazione.
Sales Enablement
Gli strumenti di Sales Enablement aiutano i team di vendita a gestire i lead ad alto valore con efficienza, creando un’esperienza personalizzata per ciascun potenziale cliente che contribuisce a semplificare l’intero processo di vendita.
Grazie a questa categoria di soluzioni, sia i consulenti di vendita che i clienti avranno a disposizione tutti gli elementi necessari per compiere scelte informate.
Principali vantaggi e funzionalità
- Rimozione dei punti di frizione
- Esperienza personalizzata
- Condivisione in sicurezza delle informazioni
- Tracciamento dei clienti
Scelte popolari
Highspot e Brainshark sono due software di Sales Enablement molto popolari.
Customer Success
Ecco un’altra categoria di soluzioni che aiutano le aziende a ottimizzare il rapporto con la clientela. Ma con una differenza importante: mentre gli altri strumenti gestionali si concentrano su dati o clienti potenziali, i software di Customer Success sono indicati per le fasi successive del ciclo di vendita, con lo scopo di accrescere la soddisfazione e contenere il tasso di abbandono.
Queste soluzioni offrono un accesso centralizzato alle informazioni, permettono di valutare la probabilità che un cliente continui a usufruire dei tuoi servizi e ti allertano quando arriva il momento di darsi da fare per riconquistarne l’interesse.
Principali vantaggi e funzionalità
- Dati centralizzati
- Visibilità a 360 gradi del customer journey
- Opportunità di up-selling
- Identificazione dei clienti insoddisfatti
Scelte popolari
ActiveCampaign mette a disposizione un sistema solido incentrato proprio sul Customer Success. Altre opzioni includono ChurnZero e Gainsight.
Software CPQ (Configure, Price, Quote)
I software CPQ aiutano ad automatizzare le fasi di preventivazione e offerta nel ciclo di vita del cliente.
Fino a poco tempo fa i preventivi venivano gestiti manualmente: il potenziale cliente compilava un modulo e i dati venivano trasmessi a un consulente dedicato, che si occupava poi di preparare un preventivo ad hoc o pianificare una call. Oggi i sistemi CPQ permettono di gestire buona parte di questo processo in modo del tutto automatico (e in tempo reale).
Questa categoria di software di gestione vendite è indicata soprattutto per aziende con cataloghi particolarmente estesi o che offrono prodotti altamente personalizzabili, in cui sarebbe inverosimile chiedere allo staff commerciale di ricordare tutto a memoria. I software CPQ sbrigano invece il grosso del lavoro e trasmettono ai clienti preventivi su misura.
Principali vantaggi e funzionalità
- Preventivi e offerte automatizzate
- Raccomandazioni e opportunità di up-selling
- Personalizzazione
- Database di tutti i prodotti e servizi
Scelte popolari
Salesforce CPQ e PandaDoc sono due esempi di software CPQ molto diffusi.
Formazione della forza vendita
Nell’era del telelavoro, poter contare su un sistema efficiente per gestire i processi di formazione e inserimento del personale commerciale non è mai stato così importante.
Questa categoria di software di gestione vendite permette di automatizzare il processo di formazione fornendo ai neoassunti tutte le informazioni di cui hanno bisogno per svolgere con successo il proprio ruolo. Ma queste soluzioni non si limitano esclusivamente ad agevolare l’inserimento della forza vendita; sono anche utili per automatizzare la formazione in merito a nuove tattiche, software o altri aspetti utili. Queste piattaforme possono essere adattate facilmente in funzione di qualsiasi esigenza di formazione interna.
Principali vantaggi e funzionalità
- Processi automatizzati di inserimento/formazione
- Facili aggiornamenti/integrazioni
- Accessibili da qualsiasi posizione
- Flessibilità
Scelte popolari
Lessonly e Trainual sono due esempi di software di formazione ampiamente utilizzati.
Come scegliere il software di gestione vendite più adatto
- Concentrati sull’utilizzo che ne farai: prima di procedere alla scelta di qualsiasi soluzione software, è importante innanzitutto capire come verrà utilizzata. I lavoratori autonomi o le piccole imprese, ad esempio, potrebbero non aver bisogno di una piattaforma CRM infarcita di funzionalità utilissime per team di grandi dimensioni. In questi casi, converrà identificare uno strumento che sia semplicemente capace di aiutare i collaboratori a conseguire i risultati desiderati.
- Accertati che la soluzione scelta sia realmente adatta ai tuoi obiettivi: una volta chiarito il caso d’uso, è il momento di valutare gli obiettivi (grandi o piccoli che siano) che lo strumento dovrebbe aiutarti a raggiungere. Per capire se un determinato servizio faccia al caso tuo, chiediti se sia in linea con i risultati prefissati e se possa davvero aiutarti a conseguirli. Dopo aver compiuto questo passo, non ti resterà che selezionare il provider che si avvicina maggiormente alle tue esigenze.
- Fai sempre tutte le ricerche del caso: non è sempre detto che i software gestionali che hanno tutte le carte in regola (almeno all’apparenza) siano la soluzione ottimale per te.
Il web o le varie classifiche “top 10 migliori soluzioni sul mercato” sono certamente un ottimo punto di partenza ma, per evitare di commettere errori, meglio esaminare con attenzione anche le esperienze di utilizzo condivise da utenti reali.
Che tu stia valutando 10 o 50 soluzioni, effettuare ricerche approfondite sulla user experience è sempre un passo essenziale. G2 è una risorsa eccellente per le recensioni di prodotti software, e permette persino di filtrare i risultati in base a obiettivi o casi d’uso specifici (ad esempio, ActiveCampaign conta migliaia di recensioni, ma è possibile filtrarle in base a categorie come CRM, email automation o email marketing).
- Esamina i case study: i case study sono un altro strumento prezioso una volta ristretto l’elenco dei potenziali candidati. Qualsiasi provider degno di questo nome avrà testimonial o case study già pronti per la consultazione sul proprio sito web. Leggili con attenzione per accertarti che le informazioni presentate siano in linea con i tuoi obiettivi di business e l’applicazione prevista.
- Demo e versioni di prova: per concludere, non dimenticare di testare la soluzione selezionata!
Chiedi a un rappresentante di mostrarti come funziona la piattaforma, per verificare che sia effettivamente in grado di offrire le caratteristiche di cui hai bisogno. Se possibile, non accontentarti della demo; ancora meglio se la persona che utilizzerà il prodotto avrà modo di testarlo in prima persona prima di finalizzare l’acquisto o sottoscrivere un impegno di lungo termine (chiedi al provider se è possibile).
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ActiveCampaign può fornirti la soluzione più adatta per la tua attività. La nostra piattaforma di Customer Experience Automation (CXA) permette di ottimizzare la gestione di contatti, pipeline di vendita, email marketing e molto altro, grazie ad avanzate funzionalità di automazione che ti aiutano a lavorare più rapidamente e acquisire un vantaggio sui concorrenti.
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