Precios de un CRM: ¿cuánto cuesta su implementación?

Bueno, ¿cuánto nos costará este CRM?

Uf, la temida pregunta sobre el presupuesto. Cuando hablamos de implementar la gestión de relaciones con los clientes (CRM) para personalizar tus campañas de marketing digital, esta pregunta puede resultar difícil de responder.

Lo primero que tienes que saber es que casi nunca cuestan su valor nominal, pues está el coste inicial, el coste por usuario, la personalización, etc., y parece que la lista no acaba nunca.

Entonces, ¿cuál es realmente el precio de un CRM? ¿Cómo podemos calcular y fijar un presupuesto para tener uno?

El verdadero coste de un CRM rara vez se entiende al comienzo del proceso. Por ello, la financiación inadecuada es una de las principales razones del fracaso de la implementación de un CRM.

El precio de un CRM se divide en dos categorías:

  • Transparente
  • Oculto

Dentro de estas categorías, puedes pagar de dos maneras:

  • Con dinero
  • Con tiempo

Esto nos da como resultado cuatro tipos de precios de CRM:

  1. Tarifas transparentes
  2. Inversión de tiempo transparente
  3. Tarifas ocultas
  4. Inversión de tiempo oculta

Este artículo repasará cada uno de los tipos de precio de CRM y dónde puedes encontrarlos.

¿Cuánto cuesta la implementación de un CRM?

El costo del CRM de ActiveCampaign es a partir de 49 USD al mes para un plan de 500 contactos y hasta 25 usuarios. Incluye marketing por correo electrónico, automatización del marketing, páginas de destino y una serie de funciones de automatización de la experiencia del cliente.

El precio de un CRM varía mucho, y muchas plataformas de CRM cobran por cada usuario. Un CRM empresarial como Microsoft Dynamics puede costar hasta 130 USD por usuario al mes. Incluso los CRM más asequibles pueden costar 12 USD por usuario al mes y, aun así, tener tasas de implementación ocultas.

¿Cuánto cuesta implementar un CRM? Algunas estimaciones oscilan entre 1200 y 5000 USD de tasas de implementación. El CRM de ActiveCampaign no tiene tarifas de implementación (incluso te migraremos gratis) y cobra una tarifa plana en lugar de cobrar por usuario.

Precios transparentes

Los proveedores de CRM son sinceros en cuanto a algunos costes de implementación. Pero debes tener en cuenta que algunos de los pasos para implementar un CRM requieren que dediques parte de tu tiempo.

Imagen de fondo gris con el símbolo dólar y una etiqueta pegada.

Estos precios son los más fáciles de detectar e incluir en tu presupuesto. Son los costes «principales» de la implementación de un CRM.

Las tarifas transparentes se dividen en cuatro categorías:

  • Costes de suscripción
  • Costes por nivel de servicio
  • Coste por usuario (por mes o por año)
  • Tarifas de implementación

La inversión de tiempo transparente surge de las cinco etapas del proceso de implementación de un CRM.

  • Exploración
  • Selección
  • Preparación de datos
  • Implementación
  • Capacitación

Tarifas transparentes

En el proceso de implementación del CRM, la primera tarifa transparente es el coste de la suscripción, o el precio que se paga para acceder al sistema. Existen distintos tipos de suscripciones de CRM.

La decisión que deberás tomar es si prefieres un CRM en la nube o un CRM local.

CRM en la nube vs. CRM local

Un CRM en la nube es un sistema que se aloja en línea: pagas una tarifa de suscripción para obtener una licencia para tu empresa. Los CRM en la nube ofrecen más flexibilidad en términos de personalización y opciones de pago, son más fáciles de ampliar y ofrecen acceso remoto desde todos tus dispositivos.

Un CRM local es un sistema que se compra por adelantado (y cuesta mucho dinero). Es tuyo, existe en tus servidores. El mantenimiento, las actualizaciones y el tiempo de funcionamiento son tu responsabilidad.

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Los CRM en la nube resultan populares por su capacidad de crecimiento, de adaptación y de acceso remoto. Fuente: SuperOffice.

Los CRM en la nube han comenzado a reemplazar a los CRM locales a gran velocidad. Esto sucede porque los CRM en la nube requieren una menor inversión inicial y ofrecen más opciones de suscripción.

Si administras datos sensibles, como datos personales, o necesitas tener control total del sistema (por lo general, por motivos relacionados con el cumplimiento de distintas normativas), es posible que prefieras elegir un CRM local.

Normalmente, los CRM en la nube ofrecen algunas opciones:

  • Suscripciones mensuales (las más comunes).
  • Suscripciones anuales (suelen ofrecerse seguido y con descuentos incluidos).
  • Suscripciones trimestrales (no se encuentran con facilidad, pero a veces aparecen).

Costes por nivel de servicio

El coste por nivel de servicio está determinado por tres factores:

  • Nivel del plan: el paquete de servicio que le compraste al proveedor.
  • Volumen: la cantidad de registros, contactos y puntos de datos que puedes almacenar por cierto precio.
  • Complementos: las funciones, integraciones o capacidades premium que puedes añadir luego.

En el modelo de software como servicio (SaaS), los proveedores de CRM ofrecen varios «niveles» o «escalones» de una plataforma de CRM. Cada nivel del plan contiene un paquete particular de funciones y capacidades.

Por ejemplo, ActiveCampaign ofrece cuatro niveles de plan:

  1. Lite
  2. Plus
  3. Professional
  4. Enterprise

Cada plan perfecciona al anterior con más funciones. Los planes de mayor nivel tienen un nivel de precio más alto también.

A medida que tu empresa crece, también lo hacen tus necesidades de CRM. Los CRM en la nube pueden crecer contigo y brindarte las herramientas que necesitas.

Otro factor de coste en este modelo de servicio escalonado es el volumen. A medida que el uso de tu CRM crece, también lo hará el número de registros de contactos, las organizaciones y la cantidad total de información de los clientes que necesitas controlar.

Los CRM basados en contactos imponen un límite a la cantidad de registros que puedes almacenar por un determinado precio. Una vez que te acercas a ese límite, puede que recibas una notificación (o puede que no). Entonces llega el momento de decidir entre las siguientes opciones:

  • Aumentar el límite de contactos/registros.
  • Limpiar tu lista y liberar espacio.
  • Descubrir que te cobraron la actualización del plan sin avisarte.

Los CRM de SaaS como ActiveCampaign facilitan la actualización (o reducción) del tipo de plan o del límite dentro de la plataforma, lo que destaca aún más las ventajas de la escalabilidad.

 Imagen que muestra los diferentes precios de crm según los planes de Active Campaign.

Aquí puedes ver cómo se ve cuando quieres modificar el plan de tu cuenta en ActiveCampaign. Fuente: ActiveCampaign.

¿Y si solo necesitas un plan básico con una o dos funciones, pero no puedes justificar el salto de precio entre tu plan actual y el siguiente?

Algunos proveedores de CRM ofrecen complementos para ofrecerte precisamente eso. Los complementos pueden ser gratuitos o tener un coste adicional.

Algunos complementos gratuitos:

  • Integraciones nativas con otras herramientas
  • Personalización básica del panel
  • Informes y análisis básicos

Complementos premium:

  • Informes y análisis avanzados
  • Personalización avanzada del panel
  • Capacidades de inteligencia artificial o de aprendizaje automatizado
  • Integraciones de terceros

Los complementos son una forma estupenda de aumentar las capacidades de tu CRM sin quedarte sin dinero. Sin embargo, siempre debes asegurarte del coste de un complemento, ya que los proveedores de CRM podrían introducir tarifas adicionales en tu factura.

Coste por usuario

Algunos planes o niveles de servicio de CRM solo permiten un número específico de usuarios. Otros proveedores de CRM permiten añadir usuarios individuales (puestos) por un monto determinado de dinero adicional al mes.

En la descripción del plan se indica el número de usuarios.

Existen otras situaciones en las que puede ser necesario pagar una tarifa adicional para acceder a ciertas funciones o ciertos complementos de un plan. Un ejemplo de este tipo de complementos es la función Conversaciones de ActiveCampaign.

Tarifas de implementación

Una vez que tengas decidido el proveedor y el nivel de plan, es el momento de desplegar tu CRM. Si no tienes conocimientos de desarrollo, necesitarás ayuda para implementarlo.

Los proveedores ofrecen servicios de configuración e implementación. El precio de estos servicios dependerá del rango de la implementación.

A continuación, te contamos sobre algunos servicios de implementación que pueden ofrecerte:

  • Creación de paneles personalizados
  • Creación de flujo de trabajo automatizado
  • Creación de plantillas
  • Servicios de consultoría
  • Migración de datos
  • Importación de contactos
  • Importación/exportación de flujo de trabajo

Si accedes a todos estos servicios, puede llegar a costarte una fortuna.

Las implementaciones son una zona un poco gris, pues algunos proveedores no te aclaran cuánto cuestan estos servicios. Siempre consulta con el proveedor para evitar la sorpresa de una tarifa desconocida.

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«Factorizar las nuevas tarifas, llevar el 9, multiplicar por 7, y…». Fuente: GIPHY.

Las tarifas de implementación pueden acumularse rápidamente. Por cada dólar que gastes en una suscripción anual a un CRM, deberás gastar un dólar para su implementación.

Incluso esta regla puede llegar a ser una estimación conservadora. Algunas estimaciones (en inglés) oscilan entre los 1200 y los 5000 USD en tasas de implementación.

En ActiveCampaign, sabemos que tu organización necesita un CRM que se pueda instalar y utilizar rápidamente, sin gastar una locura. Por ese motivo, esto es lo que ofrecemos:

  • ActiveCampaign incluye servicios gratis de migración de contactos, flujos de trabajo y plantillas de email. 
  • También sabemos que aprender a utilizar o pasarse a un sistema nuevo puede resultar abrumador. Para ayudarte en ese proceso, ofrecemos sesiones de capacitación, sesiones individuales y una orientación detallada.

Tu CRM existe para mejorar las relaciones con tus clientes y tu visibilidad. Esto debe empezar con la relación que tienes con el proveedor de tu CRM.

Inversión de tiempo transparente

Instalar un CRM lleva tiempo. Pero no todo el mundo se da cuenta de que el tiempo implica un coste importante de implementación. El tiempo es dinero. Por eso, si subestimas la cantidad de tiempo real que necesitas, dedicarás mucho más tiempo del que querías.

Gráfico de barras que compara la cantidad de empleados con el tiempo de implementación de un CRM en semanas.

Cuanto más grande es el equipo, mayor es el tiempo de implementación de tu CRM. Fuente: Software Path.

La implementación del CRM puede tardar hasta 15 semanas, o incluso años, pero aún hay muchas empresas que no le dedican suficiente tiempo.

Se invierte mucho tiempo, es cierto, pero tomar atajos puede terminar siendo más costoso (por ejemplo, cuando no puedas encontrar la información clave que necesitas para cerrar un trato o descubres que las previsiones de ventas no eran para nada exactas).

¿Para qué usarías un CRM?

«En tanto tu equipo profundice más en definir los requisitos antes de escoger un sistema de CRM, mayor éxito tendrá la implementación del CRM». Steve Chipman

Una exploración minuciosa de un CRM incluye cinco áreas:

  1. Lista de requisitos de las funciones
  2. Requisitos empresariales
  3. Requisitos no funcionales
  4. Requisitos funcionales
  5. Diseño del sistema

Lista de requisitos de las funciones. Crea una lista de las funciones «necesarias» y las «que estaría bien tener». ¿Qué necesitas de cada función?

  • Gestión de contactos
  • Email marketing y automatización
  • Gestión de oportunidades
  • Análisis e informes de ventas
  • Automatización del flujo de trabajo
  • Gestión de cuentas

Requisitos empresariales. ¿Qué problemas se te presentan? ¿Qué procesos se tornan caóticos y desorganizados? ¿En qué punto empiezas a perder clientes potenciales? ¿Quién necesita comunicarse y qué información se pierde?

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Echa un vistazo a tus números. ¿Dónde está el problema? ¿Qué problemas identificas? Fuente: GIPHY.

Requisitos no funcionales. ¿Con qué rapidez estás creciendo? ¿Cuánta información estás añadiendo? ¿Qué implicaría que se cayera el sistema? ¿Cuánta importancia tiene la información que guardas de tus clientes? Estas son algunas cuestiones a considerar:

  • Periodo de uso
  • Escalabilidad del CRM
  • Copia de seguridad y plan de contingencia
  • Coste (por supuesto)

Requisitos funcionales. ¿Qué cosas específicas debe hacer el sistema para tus procesos empresariales? ¿Cuáles son los casos de uso específicos que tienes? ¿Cuáles son los pasos a seguir en cada proceso? ¿En qué punto cambia la titularidad de la cuenta? ¿Cómo es tu proceso para atraer leads? ¿Cómo es el proceso de ventas? ¿Y tu proceso de orientación?

Ve más allá de las funciones.

Asegúrate de pensar en estas preguntas desde el punto de vista de cada uno de los equipos que estarán utilizando la herramienta.

Problem Sticker for iOS & Android | GIPHY

Asegúrate de que las personas correctas tengan un lugar en la mesa. Fuente: GIPHY.

Cada equipo o departamento que utilice el CRM debe formar parte de la conversación para explorar y hallar el CRM adecuado.

  • Equipo de ventas
  • Equipo de marketing
  • Líderes ejecutivos
  • Equipo de soporte
  • Equipo de operaciones
  • Equipo de finanzas

Diseño del sistema. ¿Cómo será? ¿Se necesitarán diferentes paneles de control para los diferentes equipos? ¿Qué información se mostrará en cada uno? ¿Cómo se mostrará esa información? ¿Cómo será la interacción de los usuarios con el panel de control?

Hazte un favor e invierte tiempo en eso. El proceso se vuelve más simple cuando el objetivo está claro.

Cuando eliges un CRM…

Crea una lista de lo que necesitas que tu sistema haga y entrega esa lista a los proveedores de CRM.

Si un CRM no llega a cumplir con el 60 % de tus requisitos, busca en otro lado.

Si no puedes encontrar nada que cumpla con el 60 % de tus requisitos, tienes algunas opciones:

  • Crear un CRM personalizado.
  • Descartar algunas funciones menos importantes.
  • Personalizar un CRM existente.

Una vez que encuentres un CRM que cumpla con un nivel aceptable de tus requisitos, pruébalo. Muchos proveedores de CRM SaaS ofrecen una prueba gratuita para que puedas evaluar el sistema.

Ilustración de diferentes bombillas (que representan ideas) y una máquina que escoge una de ellas.

Prueba las posibles soluciones y encuentra la que sea mejor para ti. Fuente: MarketingWeek.

ActiveCampaign ofrece una prueba gratuita de 14 días.

Si necesitas orientación, muchas empresas ofrecen una demo de su software de CRM.

Ten en cuenta que la versión de prueba del software puede incluir o excluir ciertas funciones del CRM. Aclara esos detalles con cada proveedor.

¿Tus datos están listos?

Asegúrate de que tus datos sean claros y estén listos para el sistema nuevo. Si bien una revisión regular de datos debe ser parte del mantenimiento de tu CRM, esto es de vital importancia antes de pasarte a un sistema nuevo.

Para asegurarte de que tus datos estén listos, sigue estos siete pasos:

  1. Localiza toda la información. 
  2. Prioriza la información según el valor que tiene para tu empresa.
  3. Elimina toda la información duplicada o incorrecta.
  4. Resuelve toda la información conflictiva.
  5. Añade datos en donde hagan falta.
  6. Crea un sistema uniforme para el ingreso de datos.
  7. Repite el proceso de auditoría al menos una vez al año.

La información es el mayor sustento de tu CRM. La calidad de la información sobre tus clientes en tu base de datos tiene un impacto en todas las funciones relacionadas con ellos. Invierte el tiempo necesario para obtener esos datos de forma correcta.

Momento de instalar el CRM

Estos son cinco pasos del proceso de implementación del CRM:

  1. Escoge los problemas que más te cuesta resolver. 
  2. Mantén tus datos organizados.
  3. Migra la información de tus clientes al CRM.
  4. Instala automatizaciones e integra otras herramientas.
  5. Capacita a tu equipo (y capacítate tú también) para una mejor implementación del CRM.

Más información equivale a más tiempo (y, a veces, a más dinero).

Capacitación (¿tu equipo sabe cómo se utiliza esto?)

Has dedicado un gran esfuerzo a encontrar el mejor software de CRM, la herramienta de gestión de clientes que además realizará un seguimiento de los problemas.

Y al final, nadie la utiliza.

Si tu equipo no sabe cómo utilizar el sistema, a todos los problemas que ya tienes, se sumará un CRM costoso desaprovechado y echado al olvido.

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Capacita a tu equipo y evita la frustración. Fuente: GIPHY.

Regla básica: dedica entre medio día y un día de capacitación para cada herramienta de software que utilice el personal. 

Costes ocultos

Sin tarifas ocultas

Obtienes lo que pagas

Sin cargos adicionales

¿Te suena familiar? ¿Quizás se lo escuchaste decir al hombre de bigotes en esa publicidad de un concesionario de coches usados?

Las tarifas ocultas existen. El precio que ves no siempre es el precio que pagas.

Lo mismo sucede con el CRM.

¿Qué tipo de costes ocultos se pueden encontrar?

  • Una tarifa de servicio que nadie te mencionó.
  • Un complemento premium que pensabas que estaba incluido.
  • Una tarde entera dedicada a averiguar por qué tus flujos de trabajo no funcionan (o no fluyen).

Tarifas ocultas

Las tarifas ocultas de un CRM se generan por dos motivos: 

  1. Los proveedores no son del todo honestos acerca de los precios.
  2. Los clientes no hacen suficientes preguntas.

Si no preguntas expresamente, el proveedor no te lo dirá. Prefieren que les pagues más (y que te enteres por las malas). 

¿Quieres saber el coste inicial y la comparación directa con el CRM? Echa un vistazo a este artículo que compara ActiveCampaign con Hubspot.

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Que las funciones cuestan ¡¿CUÁNTO?! Fuente: GIPHY.

Estas tarifas ocultas se esconden en los detalles. Si quieres evitarlas, haz preguntas para sacarte las dudas.

Estas son las situaciones en que se suelen aplicar tarifas ocultas:

  • Añadir usuarios
  • Personalización
  • Migración de datos
  • Horas extras que el personal dedica a la implementación
  • Condiciones contractuales mínimas
  • Capacitación continua y atención al cliente
  • Complementos premium

Añadir usuarios es una situación en la que el proveedor fácilmente puede insertar una tarifa oculta. A veces, el «coste por usuario» se indica directamente. A veces, el plan incluye una cantidad determinada de usuarios. Si no ves ninguna de las dos opciones, pregunta al proveedor.

El concepto de personalización varía de un proveedor a otro. Por eso, es importante saber qué es lo que se entiende por personalización premium y qué no. Lo que pensabas que era una función incluida se puede convertir en un servicio añadido.

Algunos aspectos que conviene aclarar con tu proveedor de CRM:

  • Paneles de control personalizados
    • ¿Cuántos paneles se pueden crear gratis?
    • ¿Existen límites en cuanto a lo que puedes incluir?
    • ¿Se brinda capacitación o apoyo?
  • Pipelines de ventas personalizados 
    • ¿Cuántos pipelines se pueden crear?
    • ¿Cuál es el límite del tamaño de un pipeline?
  • Campos personalizados
    • ¿Existen límites en cuanto a la cantidad de campos personalizados que se pueden añadir?
  • Flujos de trabajo personalizados
    • ¿Cuántos flujos de trabajo se pueden crear?
    • ¿Existen límites en cuanto al tamaño o los pasos?
  • Permisos de usuarios personalizados
    • ¿Puedes administrar el acceso de tu equipo?
    • ¿Hasta qué punto?
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Evita que te cobren cada vez que cambias los colores de tu panel de control. Fuente: GIPHY.

La migración de datos y la importación de datos es un servicio que se suele ofrecer. Antes de solicitarlo, pregunta si el servicio está incluido o es premium. Si es premium, puede resultar muy caro.

Las horas extras que el personal dedica a la implementación del CRM entran en juego cuando el proceso requiere el apoyo práctico de la empresa proveedora. El personal quizás se tome su tiempo y acabe cobrándote entre 1.5 y 2 veces el precio por hacerlo.

Las condiciones contractuales mínimas casi nunca salen a la luz durante las conversaciones sobre el precio o durante la negociación, a menos que se pregunte de forma específica. Estos son los errores más comunes en los contratos de CRM:

  • Usuario nominal vs. usuario concurrente
    • ¿La tarifa se calcula según la cantidad de usuarios del CRM o el total de empleados?
  • Ciclo de renovación
    • ¿Existe una cantidad mínima de renovaciones?
    • ¿El contrato permite la renovación o actualización automática?
  • Seguridad
    • ¿Quién es responsable en caso de infracción?
    • ¿Existe una cantidad mínima de medidas de seguridad que debas brindar?

En caso de problemas, la capacitación continua y la atención al cliente pueden resultar costosas. Y es muy posible que, durante el proceso de compra, el proveedor se olvide de mencionar estas elevadas tarifas por hora. ¿Olvido o conveniencia?

Algunos ejemplos de complementos premium pueden ser las integraciones, los análisis, los informes o las funciones de inteligencia que se anuncian en el proceso de compra, pero que se ocultan tras los muros de pago una vez que se efectúa la compra.

Por lo general, se ofrece una prueba gratis de una función en particular y luego te cobran por el acceso completo.

Por ejemplo:

  • Podrás vincular tu dirección de email y ver el historial de emails con un contacto en su perfil de CRM, pero enviarle un email directamente desde el CRM tendrá un costo.
  • Podrás ver el número total de nuevos clientes potenciales a medida que vayan llegando, pero saber de dónde vienen tendrá un costo.
  • Las métricas básicas, como la «cantidad de emails abiertos» y la «tasa de ganancias», son gratis, pero ver las direcciones de email individuales o la duración promedio del ciclo de ventas tendrá un costo.

Si bien la capacitación es una inversión, también tiene un coste monetario oculto que no podrás evitar ni teniendo en cuenta todos estos aspectos.

¿Por qué?

Si el equipo no sabe cómo utilizar el CRM, podrá hacer menos tareas.

Si pones a alguien de tu equipo a capacitar a los empleados nuevos sobre el CRM, esto le quitará tiempo para dedicarle a su trabajo real, salvo que designes a alguien para gestionar el CRM y ocuparse de las capacitaciones.

Sin embargo, para desempeñar esta función, deberás pagar un salario anual.

¿Qué sucede con ActiveCampaign? ¿Cómo evitamos las tarifas ocultas?

¿A quién le gustan las tarifas ocultas? ¡A nadie! Por eso, nosotros decidimos no añadirlas. Al contrario, trabajamos para ayudarte a evitarlas.

Inversión de tiempo oculta

¿Qué pasa si no te das cuenta de la magnitud de un proyecto hasta haberlo empezado?

Pasos que ni siquiera sabías que existían pueden robarte mucho tiempo y generar contratiempos muy costosos.

Reloj que ejemplifica la repercusión del tiempo adicional oculto que puede tener el proceso de implementación en el precio del CRM.

«¿Por qué me está llevando tanto tiempo?». No querrás llegar a ese punto.

¿En qué etapa del proceso se pierde más tiempo? Sobre todo, en estas dos:

  1. Exploración
  2. Limpieza y migración de datos

Establecer objetivos resulta engorroso y puede parecer innecesario. Sin embargo, cuando sabes lo que necesitas, no pierdes el tiempo configurando funciones que al final no utilizarás.

Si fallas en la etapa de exploración, luego se complica el resto. Solo lograrás que cada etapa sea más larga que la anterior:

  • Elegir un CRM se convierte en un mero juego de azar.
  • Las pruebas y las demos se malgastan en análisis inútiles (no en evaluaciones específicas).
  • Te tropiezas con problemas que ni sabías que existían.
  • El proceso de personalización se hace eterno porque no sabes lo que quieres.
  • La herramienta no cumple con todo lo que tu equipo necesita, por lo que al final ni la usan.

Si configuraste mal tu CRM, puede que tengas que volver a hacerlo. Desde cero.

Lo cierto es que nada de esto tiene por qué suceder. Si la etapa de exploración se lleva a cabo de forma adecuada:

  • Elegir un CRM será sencillo porque sabrás qué es lo que estás buscando.
  • Aprovecharás las pruebas gratis para analizar cada una de las funciones de tu lista de objetivos.
  • Sabrás qué preguntas hacer durante la demostración.
  • Sabrás qué problemas puedes encontrar y tendrás planes para resolverlos de antemano.
  • Ya tendrás un plan para personalizar tu CRM.
  • Se abordarán los casos de uso y los puntos débiles de tu equipo, y los usuarios realmente utilizarán el CRM.

Por lo general, la migración de datos también suele llevar más tiempo de lo que se piensa.

Como empresa, contar con información errónea sobre los clientes puede ser muy peligroso. No subestimes:

  • La cantidad de información que tienes de tus clientes.
  • El tiempo que se tarda en encontrar la información incorrecta.
  • La dificultad que supone encontrar la información correcta.
  • La importancia de disponer de datos correctos para tu empresa.

Conclusión: el verdadero coste de implementar un CRM

Tanto si se trata de un equipo de 2 como de 2000 personas, implementar un CRM para tu empresa es una decisión importante. Requiere tiempo, dinero y esfuerzo.

A menudo, la implementación de un CRM puede descontrolarse. ¿Cómo?

  • Se sale de presupuesto.
  • El proceso supera la fecha límite.
  • No se cumplen las expectativas (incluso después de la implementación).
  • Hay una aceptación mínima por parte de los usuarios.

Cuando entiendas cuáles son los costes, podrás mantener el control de tu proyecto. El presupuesto y los plazos serán más precisos. Podrás establecer con mayor eficacia las expectativas de la herramienta y conseguir un CRM que resuelva los problemas más importantes para tu empresa.

Existen cuatro tipos de costes a la hora de implementar un sistema CRM:

1. Tarifas transparentes:

  • Suscripción
  • Categoría del servicio
  • Complementos
  • Coste por usuario
  • Implementación

2. Inversión de tiempo transparente:

  • Exploración
  • Selección
  • Preparación de datos
  • Implementación real
  • Capacitación

3. Tarifas ocultas:

  • Añadir usuarios
  • Personalización
  • Migración de datos
  • Horas extras que el personal dedica a la implementación
  • Condiciones contractuales mínimas
  • Capacitación continua y atención al cliente
  • Complementos premium
  • Capacitación

4. Inversión de tiempo oculta:

  • Exploración
  • Limpieza y migración de datos

Cuando veas que el coste de la implementación del CRM es más que una simple cantidad de dinero, podrás detectar los costes ocultos y preverlos.