Como evitar o hard bounce e o soft bounce? Veja 4 dicas

hard e soft bounce

O email marketing é uma estratégia valiosíssima para as empresas. No entanto, dentro dela, existem algumas situações que merecem a atenção da equipe de marketing. Esse é o caso do hard bounce e do soft bounce.

Embora não sejam a mesma coisa, eles têm uma relação forte — afinal, o termo final é o mesmo, apenas o adjetivo muda: ambos estão relacionados com o status de um envio. Mas qual é o problema que o bounce oferece nas estratégias e como reduzir esse risco?

É justamente sobre isso que vamos falar neste artigo. Ao longo do texto vamos explicar o que cada um desses conceitos significam, além das suas diferenças, e mostrar como lidar com esses episódios e, ainda, diminuir a frequência deles. Tenha uma boa leitura!

O que é hard bounce?

O hard bounce é um erro em que o email não consegue chegar na caixa do destinatário de maneira permanente. Ou seja, nada que for feito vai conseguir mudar essa situação.

Nesse caso, o servidor de email do lead bloqueou o recebimento do seu email e nenhuma mensagem vai ter sucesso. Logo, você vai receber de volta esse aviso de erro.

O que é soft bounce?

O soft bounce é o tipo de erro de devolução em que o email não consegue chegar na caixa de entrada temporariamente. Por isso, caso o problema seja resolvido, a mensagem vai conseguir chegar depois no destinatário.

Aqui, o servidor de email do lead vai ter bloqueado temporariamente esse recebimento e, da mesma maneira, o remetente vai receber um aviso por isso.

Qual a diferença entre hard bounce e soft bounce?

diferença entre hard bounce e soft bounce

Aqui já entendemos que, quando um email não pode ser entregue a um servidor, essa situação é entendida como bounce (que, em português, pode ser chamado de devolução, inclusive).

O que diferencia o hard bounce do soft bounce é justamente o status dessa situação: enquanto o primeiro não tem como ser revertido, o segundo pode.

O que provoca um bounce?

Sempre há uma razão para uma devolução e o servidor de email vai fornecer o motivo para isso ter acontecido.

No geral, quando estamos falando de hard bounce, isso ocorre quando o endereço de email não existe, foi feita a remoção da caixa de entrada ou o remetente foi bloqueado (reconhecido como spam).

Já no soft bounce, é comum que esse bloqueio temporário aconteça quando a caixa do destinatário está cheia ou o email digitado não é o correto. Nesses casos, há como reverter o problema, percebe?

No entanto, há outros vários motivos que também podem provocar um bounce, tanto temporário como permanente:

  • endereço reciclado: o endereço de email não é mais do proprietário geral, mas o provedor reciclou e, agora, outra pessoa usa;
  • caixa sem resposta: o servidor de correio do domínio de destino não é responsivo devido a problemas de conexão, configuração ou descontinuação;
  • falha na autenticação DMARC: as configurações da política DMARC para o endereço do remetente podem gerar rejeição se não o domínio no endereço de remetente não tem um registro DKIM correto.
  • caixa de entrada sem conexão: o provedor do email do destinatário não pode aceitar a mensagem por causa de uma má qualidade da conexão, excedendo o tempo de entrega aceitável;
  • email muito grande: o servidor também vai demora para recebê-lo, de forma semelhante ao motivo anterior, fazendo com que o tempo exceda e a mensagem não chegue;
  • remetente rejeitado: o bounce também pode acontecer devido a má reputação do remetente da mensagem;
  • bloqueio de limite de tarifa: a capacidade limitada das mensagens recebidas no lado do receptor pode também bloquear o envio;
  • canal ISP bloqueado: o canal de envio ou domínio pode ser bloqueado por um receptor específico;
  • proteção antispam: esse tipo de segurança do servidor pode analisar o conteúdo do email e rejeitar a campanha;
  • quantidade máxima de envios: a devolução ocorre porque o número de envios para o mesmo servidor em um período de tempo ultrapassou o limite;
  • bloqueio global: o domínio de envio faz parte de uma lista bloqueada que afeta a capacidade de entrega a múltiplos receptores;
  • outras razões: em alguns casos, pode haver uma resposta geral demais para ser possível categorizar o problema.

Resumindo, há uma série de fatores que podem gerar o bounce, no entanto, é sempre importante identificar qual é o motivo para que ele possa ser resolvido e, futuramente, evitado.

Qual o percentual ideal de hard bounce e soft bounce?

o percentual ideal de hard bounce e soft bounce

Quando a devolução não pode ser evitada, ele deve ser, ao menos, contido em uma porcentagem máxima. Mas qual seria esse valor dentro do limite? O ideal é que o hard bounce nunca ultrapasse os 3%. Já o soft bounce pode ficar em torno dos 6%.

Obviamente, estamos falando de valores baixos, pois se a devolução é grande, a estratégia não está surtindo efeito. Acima desses números, a equipe já deve ficar em estado de alerta para avaliar mais detalhadamente os motivos disso.

Um índice alto de bounce também é um forte sinal de que a qualidade da lista está baixa e os leads cadastrados não correspondem à realidade.

Por isso, quando se está trabalhando com email marketing, é preciso constantemente monitorar o hard bounce e soft bounce da sua campanha e ter certeza de que ele está dentro dessa janela de porcentagens.

Como reduzir o impacto provocado pelos bounces?

Nem sempre vai ser possível evitar o bounce, no entanto, há como encontrar uma forma inteligente de reduzir o impacto negativo dele.

Para os casos de soft bounce, a melhor maneira de fazer isso é encontrando a raiz do problema e, literalmente, resolvê-la.

No entanto, não é recomendável remover esses contatos da sua lista. Isso só deve ser aplicado quando um determinado email resulta neste tipo de bounce por um tempo prolongado.

Além disso, erros permanentes devem ser vistos com mais preocupação do que os erros temporários pelo seu status.

Por essa razão, no caso do hard bounce, em que a rejeição é permanente, é preciso agir rapidamente: remover imediatamente os leads da sua lista de disparos.

Como não há mais chances da mensagem ser entregue, manter esse destinatário pode afetar a entrega como um todo. E isso pode interferir até mesmo para quem engaja com seus emails.

Como saber se algum email retornou um soft ou hard bounce?

No geral, quando acontece uma devolução, os servidores de email vão enviar uma mensagem de erro de bounce para sua plataforma. Ela costuma informar o motivo do bounce e até mesmo entregando alguns outros dados, como:

  • a data e hora do bounce;
  • o servidor que retornou este bounce;
  • o motivo e o código para informar se foi hard ou soft.

Caso seja algum motivo geral, como falamos, então, o motivo não vai ser disponibilizado.Uma maneira de encontrar facilmente os contatos associados à devolução é segmentar esses leads, classificando em hard bounce e soft bounce.

Como diminuir o soft bounce e hard bounce?

como diminuir o soft e o hard bounce

Sempre que for possível reduzir a frequência de bounces, essa será a melhor alternativa para seu email marketing. Por isso, vamos trazer 4 dicas que vão ajudar você e sua equipe a evitarem um grande número de devoluções temporárias ou permanentes. Veja a seguir!

Use a tecnologia para automatizar os processos

Quando se tem um fluxo gigantesco de mensagens, fazer isso de forma manual não é só cansativo e demorado como apresenta um risco para o sucesso dos envios. Qualquer desatenção pode favorecer a devolução dos envios.

Por isso, a primeira e mais importante dica é usar tecnologia nos envios, como as plataformas de automação de marketing. Isso vai, principalmente, melhorar a entregabilidade dos emails, que é justamente a capacidade de entregar emails na caixa de entrada de um destinatário.

Ao investir em um monitoramento automático, a própria plataforma vai calcular o nível da devolução e informar a você se eles ultrapassaram o limite ideal. Também podem ser feitas automações para garantir a eliminação de contatos durante um hard bounce.

Em resumo, é importante usar essas ferramentas porque elas são capazes de coletar e validar os emails dos seus contatos. Assim, você vai garantir que les estão corretos e entregáveis. Uma plataforma completa como a da ActiveCampaign é ideal para isso.

Aproveite para entender como a nossa entregabilidade de emails vai elevar sua estratégia!

Mantenha a lista de contatos atualizada

É inegável que se você não acompanha sua lista de contatos, as chances de enviar para as pessoas erradas aumentam — e, assim, os bounces também aumentam.

A verdade é que elas estão apenas fazendo volume na sua base e não podem oferecer o seu potencial enquanto leads. Por essa razão, a segunda dica é manter uma higienização da base de leads em uma boa frequência, sempre de acordo com o nível de engajamento.

Com isso, você vai garantir que seus emails estão sendo enviados para quem realmente vai receber. Caso você importe alguma lista de outras campanhas, também é fundamental que você faça essa mesma limpa.

Outra opção para fazer um monitoramento ativo e evitar o problema antes de acontecer é criar uma segmentação de usuários de baixa atividade, pois são pessoas que têm mais chances de colocar eventualmente seu email no spam, por exemplo.

Tenha cuidado com ações que ativam filtros de spam

dicas para evitar hard bounce

Seguindo com as dicas para diminuir o soft bounce e o hard bounce, chegamos aos cuidados em relação aos filtros de spam. Não é novidade que os filtros vão colocar algumas das suas mensagens dentro deste espaço.

Isso acontece principalmente porque eles consideram sua mensagem pouco segura, ainda que você esteja enviando conteúdo legítimo. Algumas palavras ou conteúdos podem ativar isso, como:

  • imagens quebradas;
  • excesso de links;
  • termos impróprios;
  • má formatação.

Considerando isso, você pode fazer uso de algumas estratégias para reduzir essas chances.

Por exemplo, é importante sempre usar um endereço de IP confiável para enviar seus emails e, ainda, é possível pedir ao contato para adicionar seus endereços IP de envio na lista de permissões.

Além disso, quando tiver um novo endereço, sempre busque aquecê-lo antes de enviar qualquer mensagem. Evite termos como “ganhe dinheiro” ou “oferta imperdível” e, ainda, busque ter uma proporção de 30% de imagem e 70% texto no seu template de email.

Realize testes AB nos envios de email

Chegamos agora à última dica, que também é extremamente importante: faça testes A/B na hora de enviar emails para sua base de leads. Mas por que isso vai ajudar a evitar hard bounce e soft bounce?

Por uma razão relativamente simples: você consegue testar a entrega dos emails com variáveis levemente diferentes. 

Por exemplo, se um ficou com soft bounce e outro não, então é possível concluir que certo elemento daquele primeiro envio foi considerado inseguro para ser entregue.

Claro que nem todos os emails vão ser devolvidos por um fator identificável pela testagem, mas vale a pena avaliar isso quando estiver dentro do espectro.

Por isso, testar a hipótese em alguns emails diferentes é sempre uma ótima forma de conseguir entregar com mais precisão — e assim, garantir que sua equipe de marketing sofra menos com hard bounce e soft bounce.

Conclusão

O hard bounce e soft bounce são dois erros de envio de email que devem ser fortemente evitados para garantir que seus leads recebam, de fato, suas mensagens.

Claro que nem sempre é possível eliminar todos os fatores, então, é importante garantir ao menos que se consiga manter em uma porcentagem ideal, como 3% para o permanente e 6% para o temporário.

Mas o lado bom é que, no geral, você vai sempre ser informado quando isso acontecer (e ainda vai poder avaliar o nível das entregas). Ao mesmo tempo, não podemos deixar de seguir algumas boas práticas para reduzir ainda mais essa frequência.

Isso pode ser feito limpando constantemente a lista de cuidados e tomando ações para evitar os filtros antispam. No entanto, a principal dica aqui é apostar em uma plataforma de automação de marketing.

Com ela, fica muito mais fácil rastrear esse processo e tomar melhores escolhas a partir de dados. Quer descobrir isso na prática? Teste grátis a ActiveCampaign por 14 dias!

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