Workflow e marketing automation: definizione di workflow ed esempi pratici

La marketing automation è uno strumento potente per aumentare vendite e clienti, soprattutto se riuscirai a padroneggiare i vari flussi di lavoro. Automatizzare i tuoi workflow, infatti, ti permetterà di risparmiare tempo e denaro, aumentando la tua produttività senza assumere nessuno.

In questo articolo, ti mostreremo come integrare marketing automation e workflow in modo corretto, spiegandoti perché i flussi di lavoro sono così importanti per il tuo business. Grazie all’esperienza di ActiveCampaign e alla potenza delle sue automazioni, abbiamo selezionato gli esempi di workflow automatizzati che non possono mancare nel tuo database.

ActiveCampaign ti permette di automatizzare i flussi di lavoro e raggiungere i tuoi obiettivi, senza investire molto e permettendoti di dedicare il tempo nel modo più redditizio per te.

Cos’è un workflow? Definizione

Un automated workflow per definizione è uno strumento organizzativo: un flusso di lavoro con una serie di passaggi da seguire per sviluppare una campagna o un progetto di marketing. Quando si progetta un flusso di lavoro, si stabilisce l’ordine delle operazioni e si identificano regole e requisiti. 

Utilizzando i flussi di lavoro, è possibile tracciare i progetti del team e poi procedere con la strategia. I workflow possono essere semplici da programmare: spesso consistono in una lista di controllo, oppure possono essere visivi, con grafici e diagrammi. Per scoprire tutto sui flussi di lavoro e la loro gestione, consulta la nostra guida.

I workflow sono fondamentali per la marketing automation

L’automazione dei flussi di lavoro e dei processi manuali offre numerosi vantaggi: tra questi, ci sono sicuramente una maggiore efficienza, un aumento della produttività, una maggiore precisione e una maggiore attenzione ai dati nel processo decisionale anziché alle supposizioni o alle sensazioni. I workflow ti permettono di integrare KPI significativi, generando dati reali da utilizzare per il miglioramento dei processi.

Questi non sono gli unici benefici derivanti dall’implementazione di una piattaforma di automazione del flusso di lavoro. Ci sono infatti vantaggi ulteriori, come la soddisfazione del cliente (riduzione dei tempi di attesa e degli errori), quella del team (i dipendenti possono aumentare la loro produttività) e dei fornitori (migliore comunicazione sul lavoro).

Automazioni e workflow: gli esempi più significativi

La marketing automation, nella sua forma più semplice, è una tecnologia che distribuisce e gestisce automaticamente campagne e processi di marketing su più canali. Con l’automazione del marketing, è possibile risparmiare tempo, denaro e risorse automatizzando alcuni compiti all’interno del ciclo di vita del cliente o del lead. Tra gli esempi di marketing automation troviamo:

  • consegnare email di benvenuto ai nuovi iscritti;
  • modificare dinamicamente il contenuto del tuo sito web in base al comportamento dell’utente;
  • inviare notifiche ai rappresentanti di vendita interni quando un cliente interagisce con determinati contenuti sul sito web o in una email;

Ci sono innumerevoli strategie che possono essere implementate utilizzando la marketing automation e i workflow. Prima di parlarne, però, è necessario discutere di cosa hai bisogno per impostare ed eseguire flussi di lavoro efficienti. Conosciamo meglio un workflow, cos’è e cosa può fare per il tuo business.

Marketing automation workflow

Un marketing workflow management software può servirsi di numerosi flussi di lavoro quando si tratta di portare avanti i processi. Ti presentiamo ora i migliori esempi di workflow per le tue automazioni, grazie ai quali potrai incrementare i tuoi acquirenti e migliorare la loro retention.

Serie di onboarding

Le serie di onboarding sono uno strumento di email marketing importante per assicurarsi che i clienti continuino a interagire con la tua azienda. È possibile inviare queste email automatizzate dopo la creazione di un account o dopo l’acquisto di un prodotto o servizio. 

Quando gli utenti creano un account sul tuo sito web, di solito compiono diversi passaggi per completare il loro profilo. È necessario tenere a mente alcune cose per ottenere il massimo dai loro account: la tua serie di onboarding ha bisogno di questi aspetti per creare un’esperienza cliente perfetta. Adottando questo workflow si possono ottenere benefici a lungo termine come:

  • incrementare l’interesse dei clienti verso i tuoi prodotti o servizi;
  • riconoscere gli utenti meno interessati o quelli che non hanno settato con precisione il loro account per indirizzare ulteriori campagne di outreach;
  • impostare il flusso di lavoro nel modo più adeguato.

Retargeting degli abbonati

Se desideri affrontare il basso coinvolgimento degli utenti con i tuoi contenuti o i tuoi prodotti, un flusso di lavoro di re-engagement è un modo per farlo. Con questo flusso potrai compiere diverse azioni, come chiedere agli iscritti con un basso coinvolgimento se desiderano ancora ricevere aggiornamenti dalla tua azienda, oppure incentivare un cliente che non acquista da un po’ con uno sconto. Infine, potrai raggiungere i consumatori che non hanno effettuato l’accesso recentemente.

Offrire lead magnet e contenuti personalizzati

La generazione di lead non è una strada a senso unico. Se richiedi informazioni ai tuoi potenziali clienti, devi dar loro un motivo per condividerle! Presentare un contenuto di qualità (o lead magnet) è uno dei metodi migliori per raggiungere questo obiettivo. Offri qualcosa di prezioso agli utenti, come un ebook scaricabile o un webinar. In cambio, ti daranno informazioni utili come il loro nome, l’azienda per cui lavorano, l’indirizzo email e altri dettagli di contatto. 

Un contenuto di qualità è particolarmente efficace come tattica di lead scoring perché attira le persone che probabilmente sono interessate alla tua offerta. Un flusso di lavoro di automazione ben strutturato può capitalizzare al meglio: dopo aver fornito automaticamente agli abbonati il contenuto per cui si sono iscritti, è possibile nutrire i lead inviando altri contenuti in linea con i loro interessi.

Ad esempio, potresti inviare loro qualcosa di sorprendente: scopri come fare nella ricetta di automazione per la consegna dell’incentivo di iscrizione. Inizia ora con ActiveCampaign.

Accoglienza degli abbonati

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Un’email di benvenuto accattivante è un must per gli abbonati che si iscrivono a contenuti come la tua newsletter. Questo semplice workflow di welcome email ti aiuta a mostrare interesse verso il tuo pubblico e getta le basi per una relazione duratura.

Puoi utilizzare i flussi di lavoro di benvenuto per:

  • riaffermare la tua proposta di valore;
  • impostare le aspettative per i tuoi iscritti: cosa possono aspettarsi di ottenere dai tuoi contenuti e quanto frequentemente li riceveranno;
  • salutare i nuovi abbonati.

Per farlo nel modo più efficace, ti consigliamo di dare un’occhiata alla nostra ricetta di automazione sui messaggi di benvenuto.

Automazione dei workflow di vendita

Un software di marketing automation, grazie ai suoi flussi di lavoro, è un eccellente assistente alle vendite. Per esempio, puoi impostare una drip campaign per rafforzare le relazioni con i clienti. Anziché inviare ogni messaggio manualmente, è possibile inviare messaggi drip con un programma prestabilito o dopo determinate attività del cliente. Di seguito ci sono altri flussi di lavoro di vendita che possono essere automatizzati:

  • Gestione del rapporto tra i rappresentanti di vendita e i lead
  • Email di follow-up
  • Pianificazione degli appuntamenti
  • Inserimento dati dei clienti ottenuti dalla landing page

Se stai gestendo un ecommerce, ad esempio, un ottimo punto di partenza è un semplice flusso di lavoro del carrello abbandonato. Puoi usarlo per entrare in contatto con i clienti che hanno aggiunto un prodotto al loro carrello, hanno iniziato il processo di checkout, e poi si sono allontanati per qualsiasi motivo.

Si tratta di un modo semplice per aumentare i conversion rates. Pensaci: preferiresti provare a chiudere una vendita con un lead completamente freddo, o con qualcuno che ha già quasi completato il processo di checkout?

Puoi sperimentare diverse tecniche per vedere qual è la più efficace. Forse l’invio di un codice di sconto funzionerà meglio per i tuoi clienti. Oppure, l’email marketing automation potrebbe semplicemente ricordare loro cosa c’è nel carrello e quali sono i benefici del tuo prodotto. Vediamo ora un’altra strategia che combina marketing automation tool e flussi di lavoro: l’upsell e il cross selling. 

Upselling/cross-selling

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Anche se un consumatore è all’inizio della sua buyer’s journey, puoi cogliere l’occasione per aumentare le entrate usando un marketing automation software. Usa la cronologia degli acquisti per fornire raccomandazioni pertinenti, come prodotti gratuiti o articoli popolari. Questo flusso di lavoro è particolarmente efficace per convincere i nuovi clienti ad acquistare ancora. Puoi scoprire come implementarlo con ActiveCampaign nella ricetta di automazione dedicata al cross-selling. Provalo ora.

Automazione dei workflow del servizio clienti

I team del servizio clienti si trovano costantemente di fronte a sfide mentre cercano di rispondere alle domande e alle richieste in arrivo. Le attività ripetitive che coinvolgono l’inserimento di dati, l’invio manuale di risposte e le comunicazioni si aggiungono al loro carico di lavoro esistente: tutto ciò ovviamente limita la loro capacità di dedicare il tempo necessario a fornire un supporto di qualità. In questa sezione, scopriamo alcuni dei principali workflow per il servizio clienti, che permettono di:

  • automatizzare l’inserimento dei dati estraendo i valori dalla richiesta in arrivo;
  • impostare le azioni dell’agente per interazioni standard con i clienti;
  • programmare il follow-up automatico;
  • collaborare con gli altri team nel modo migliore.

Automatizzare l’inserimento dei dati estraendo i valori dalla richiesta in arrivo

Spesso, le richieste in entrata ricevute dai team di supporto clienti sono gestite in modo simile e seguono un modello definito: alcuni esempi sono la registrazione degli utenti, l’onboarding dei clienti, le email relative alla garanzia, e così via. È fondamentale per le aziende dare un senso alle email in arrivo, estrarre le informazioni rilevanti e sfruttarle in modo saggio.

I flussi di lavoro consentono di leggere tutti i messaggi in entrata al sistema di help desk e rilevare automaticamente i modelli a cui appartengono. È quindi possibile estrarre le informazioni necessarie e automatizzare una vasta gamma di azioni come, ad esempio, cambiare i contatti, aggiungere una risposta, inviare una risposta, e molto altro.

Impostare le azioni dell’agente per interazioni standard con i clienti

I team di assistenza clienti in genere ricevono richieste incentrate sempre sulle stesse domande. Tuttavia, gli agenti tendono a spendere il loro tempo nell’invio di risposte, aggiornando le informazioni e chiudendo manualmente le richieste. L’automazione di questa attività banale può rivelarsi un enorme vantaggio per la customer experience.

Sfruttare l’automazione può aiutarti a impostare un sistema per interpretare i problemi in arrivo e classificarli in modo opportuno. Successivamente, in base all’intento e al contenuto della richiesta, sarà possibile attivare automaticamente una serie di azioni, come rispondere ai clienti con istruzioni specifiche, impostare campi personalizzati sulla base del customer journey, contrassegnare la richiesta come ‘Chiusa’, e costruire campagne di inbound marketing.

Programmare il follow-up automatico

La comunicazione regolare e il follow-up sono fondamentali per ogni team di assistenza clienti. Gli agenti hanno bisogno di scansionare i ticket e gestire i follow-up con i clienti e le parti interessate. Questo richiede un costante sforzo manuale su base giornaliera.

I workflow automatizzano completamente il processo di follow-up. Si può anche fare in modo che questi follow-up siano attivati ripetutamente fino a quando non si ottiene una risposta dal destinatario.

Collaborare con gli altri team nel modo migliore 

Molte delle richieste di servizio che un team di assistenza clienti prende in carico richiedono la collaborazione con altri marketing team o reparti. Potrebbe essere necessario che l’altro dipartimento esegua azioni come l’approvazione, la condivisione dei dati o l’esecuzione di un compito. Cercare di avviare manualmente il lavoro e seguirlo diventa dunque un carico aggiuntivo per un team di supporto.

I workflow possono creare automaticamente una richiesta correlata per il team che collabora, seguire costantemente le parti interessate, ottenere input attraverso i moduli e automatizzare le azioni successive. La comunicazione tra i dipartimenti diventa così senza soluzione di continuità, i processi si standardizzano e l’errore si riduce drasticamente.

Perchè utilizzare i workflow nella tua strategia

I team di digital marketing affrontano sfide uniche: interruzioni delle comunicazioni e riunioni infinite, scadenze multiple o mancate, richieste da parte di clienti o altri dipartimenti e calendari dei progetti. A peggiorare le cose, ci sono i flussi di lavoro sparsi e la memorizzazione dei dettagli del progetto frammentata tra email, computer o file. 

Un processo solido può aiutare a risolvere questi problemi. Ecco alcuni modi in cui i flussi di lavoro del marketing possono contribuire a migliorare il rendimento della tua squadra:

  • Aiutano il tuo team a sapere quali azioni intraprendere e da cosa o chi dipende il loro lavoro. I dipendenti possono vedere lo stato di ogni compito e progetto, e ogni marketer conosce il suo ruolo e le sue responsabilità. Saprai quando coinvolgere i vari membri, come ad esempio i designer e i social media manager.
  • Migliorano la tua capacità di gestire un progetto, supervisionando il lavoro a livello strategico e liberandoti dal monitoraggio dei dettagli. Il flusso di lavoro mantiene il tuo team aggiornato, in modo da potere vedere a colpo d’occhio a che cosa sta lavorando. In questo modo, potrai gestire efficacemente sia il lavoro del tuo team sia i nuovi progetti.
  • Producono lavoro di alta qualità e creano coerenza. Ogni progetto riceve l’attenzione di cui ha bisogno e il tuo team può creare efficacemente tutte le risorse per una campagna. Inoltre, includono i file essenziali e le conversazioni, per assicurarsi di proteggere e seguire tutte le linee guida del marchio.

Non dovrai affrontare una raffica di email contenenti informazioni su scadenze, incarichi, date di pubblicazione e pagamenti. Invece, avrai una posizione unica per tutto il lavoro inviato, conoscerai lo stato di ogni consegna ed eviterai di duplicare il lavoro tra più persone. In questo modo si riducono le interruzioni e si snellisce il processo di approvazione, consentendoti di passare il tempo a fare un ottimo lavoro piuttosto che riunioni sui vari compiti da svolgere.

Grazie ai flussi, aumentano la redditività e il successo delle marketing campaigns, riducendo la pressione sul tuo team, che potrà così gestire più lavoro e più clienti. I flussi di lavoro ti aiutano a concentrarti sulle opportunità a breve termine e a rimanere in pista con i progetti a lungo termine. Assicurati che il team segua i processi di marketing e di vendita: puoi vedere rapidamente cosa non funziona dei progetti e costruire nuovi processi. Il senior management potrà dunque avere una visione chiara di tutti i progetti e dei team.

L’automazione del marketing applicata ai flussi di lavoro continua a trasformare il panorama del marketing e ti dà la possibilità di inviare messaggi personalizzati (anche con l’SMS marketing) e one-to-one ai clienti esattamente al momento giusto. Questo livello di personalizzazione ti aiuta a distinguerti dalla concorrenza, con un maggiore coinvolgimento dei clienti e un aumento delle vendite.

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