Cómo YMCA of Alexan­dria ahorra más de 10 horas a la semana con el Kit de marca con IA de ActiveCampaign

Como organización sin ánimo de lucro impulsada por la comunidad, YMCA of Alexandria, Minnesota, presta servicio e a un amplio sector demográfico en cuatro localidades del centro de Minnesota. Desde deportes para jóvenes y programas de ejercicio físico hasta bienestar para mayores y actividades orientadas a la familia, YMCA pretende involucrar a su comunidad con programas que mejoren la mente, el cuerpo y el espíritu. Pero en un mundo cada vez más digitalizado, conectar con los miembros adecuados en el momento oportuno estaba resultando todo un reto.

Para agilizar sus operaciones y mejorar la interacción de miembros de YMCA of Alexandria adoptó la plataforma de marketing automatizado y la automatización de ventas de ActiveCampaign. ¿Cuál es el resultado? Una mejora espectacular de la eficacia operativa, la comunicación personalizada con los miembros y la interacción general con el programa. Echa un vistazo a las formas específicas en que ActiveCampaign ayudó a YMCA a superar sus desafíos y cómo aprovecharon la automatización y la IA para mejorar la eficacia operativa y hacer crecer su negocio.

El negocio de YMCA y sus retos únicos

YMCA of Alexandria forma parte de una asociación que gestiona cuatro centros en el centro de Minnesota. Aunque prestan servicio a comunidades más pequeñas, su misión es ambiciosa: crear un centro para toda la comunidad, que atienda a personas de todos los ámbitos. Sin embargo, esta amplia misión trajo consigo retos de marketing únicos. Su público iba desde personas mayores interesadas en programas de ejercicio físico hasta familias que inscribían a sus hijos en deportes juveniles, lo que dificultaba una comunicación específica y pertinente.

"Estamos en comunidades más pequeñas, así que realmente estamos tratando de unir a toda la comunidad", dijo Adam Sakry, especialista en Marketing Digital de YMCA of Alexandria. "Cualquiera que quiera socializar, empezar a ponerse en forma o participar en deportes juveniles, queremos ser ese centro comunitario".

Adam también se vio desbordado por el alcance de sus responsabilidades, que incluían el email marketing, el SEO, la gestión de sitios web, las redes sociales e incluso la fotografía y la producción de video. Con tantos sombreros diferentes para usar, la eficiencia era primordial.

Antes de poner en práctica ActiveCampaign, los procesos de marketing de YMCA estaban desarticulados y eran manuales, lo que dificultaba la ampliación y personalización del alcance a los miembros. YMCA tenía problemas para enviar el mensaje adecuado a cada miembro en el momento oportuno, lo que a menudo se traducía en comunicaciones genéricas que no lograban generar repercusión.

Los problemas de las soluciones anteriores

Los anteriores esfuerzos de marketing de YMCA carecían de automatización y segmentación, dos características fundamentales que podrían haber ayudado a gestionar su amplia gama de programas. Sin la posibilidad de realizar un seguimiento del comportamiento de los usuarios ni de segmentar el público en función de sus intereses, Adam y su equipo enviaban correos electrónicos de gran alcance a toda su lista de socios. Este enfoque no permitió mensajes personalizados y la interacción se vio afectada.

"Enviábamos una lista de todos los programas que teníamos en marcha, pero no era lo bastante específica", explica Adam. "Estábamos perdiendo oportunidades de implicar a los afiliados a un nivel más personal".

La creación manual de campañas de correo electrónico también creaba un cuello de botella. Adam dedicaba demasiado tiempo a crear correos electrónicos desde cero, lo que reducía su capacidad para centrarse en actividades de mayor valor. Además, YMCA tenía unas directrices de marca muy estrictas y garantizar la coherencia en todas las campañas requería mucho trabajo.

Cómo ActiveCampaign ayudó a resolver sus problemas

Las herramientas de marketing automatizado de ActiveCampaign e IA proporcionaron a YMCA una solución escalable para agilizar la comunicación y mejorar la interacción de los miembros. Así es como usaron la plataforma para resolver sus retos:

1. Automatización para ahorrar tiempo y mejorar la eficacia

Con ActiveCampaign, YMCA pudo automatizar procesos rutinarios como la incorporación de nuevos miembros y el cuidado de los miembros mediante actualizaciones periódicas del programa. Esta automatización no solo ahorró a Adam un tiempo valioso, sino que también garantizó que los nuevos miembros recibieran información puntual y personalizada sin intervención manual.

"Podemos ponernos en contacto con nuestros clientes más rápidamente, sobre todo por correo electrónico", afirma Adam. "Automatizar el proceso de incorporación ha sido muy importante para nosotros". Con la automatización de un correo electrónico de bienvenida inmediatamente después de que un nuevo miembro se inscribiera, Adam se aseguró de que los miembros recibieran una cálida introducción a los servicios de YMCA, junto con sugerencias personalizadas de programas basados en sus intereses.

Caso de uso específico:

• Flujo de trabajo de incorporación: el flujo de trabajo automatizado de MCA para los nuevos miembros incluía un correo electrónico introductorio que ofrecía una visión general de los servicios e invitaba al destinatario a elegir los programas que le interesaban. Utilizando la lógica condicional de ActiveCampaign, Adam configuró desencadenantes que enviaban correos electrónicos de seguimiento puntuales en función de los programas en los que hacía clic cada nuevo miembro.

2. Seguimiento personalizado en función de los intereses de los miembros

Una de las mayores mejoras que ActiveCampaign aportó a la estrategia de marketing de YMCA fue la posibilidad de personalizar la comunicación en función del comportamiento de los miembros. Con seguimiento del comportamiento, YMCA ahora podía enviar correos electrónicos de seguimiento dirigidos a los miembros que interactuaron con enlaces de programas específicos en sus boletines informativos mensuales.

"Tenemos muchos programas diferentes para diferentes públicos objetivo: personas mayores, deportes juveniles, entusiastas del ejercicio físico", explicó Adam. "Con ActiveCampaign, cuando alguien hace clic en el enlace de un programa específico, podemos hacer un seguimiento con un correo electrónico adaptado a ese interés".

Por ejemplo, cuando un miembro hacía clic en un enlace de deportes juveniles, ActiveCampaign lo etiquetaba automáticamente como interesado en programas juveniles. Esta etiqueta activó un correo electrónico de seguimiento centrado exclusivamente en los deportes juveniles, lo que permitió a YMCA proporcionar automáticamente información relevante y evitar saturar el buzón del miembro con contenido irrelevante.

Caso de uso específico:

• Correos electrónicos de desencadenante por comportamiento: después de que un miembro haga clic en un enlace de un programa (por ejemplo, deportes juveniles), se agrega una etiqueta a su perfil, que lo traslada automáticamente a una nueva secuencia de nutrición por correo electrónico centrada en ese interés. Este flujo de trabajo dio lugar a una impresionante tasa de clics del 12.8 % en una reciente campaña de un programa de ejercicio físico, superando con creces el promedio del sector del 2 %.

3. Herramientas de IA para la coherencia y eficacia de la marca

Una de las funciones más interesantes que adoptó YMCA fue el Kit de marca de ActiveCampaign con tecnología de IA. Con los complejos estándares de marca de YMCA (que incluyen varios logotipos, paletas de colores, fuentes y enlaces sociales), mantener la coherencia de la marca en todas las comunicaciones era un gran problema antes de ActiveCampaign. El Kit de marca permitió a Adam importar rápidamente los activos de marca de YMCA y aplicarlos a plantillas automatizadas, lo que garantizó que cada correo electrónico cumpliera las normas de la organización.

"Nuestras normas de marca son bastante complejas, con unos 12 colores diferentes en nuestra paleta", explica Adam. "El Kit de marca de ActiveCampaign hizo que fuera superfácil introducir nuestros logotipos y nuestra declaración de objetivos, y ya no tengo que preocuparme de ajustar las fuentes y los colores cada vez que creo un correo electrónico".

Esta función era especialmente útil para los miembros menos experimentados del equipo que necesitaban enviar correos electrónicos, pero no estaban muy familiarizados con su diseño. Las plantillas de IA garantizaron que incluso el personal no especializado en marketing pudiera enviar mensajes de correo electrónico acordes con la marca sin necesidad de que Adam diseñara personalmente cada mensaje.

Caso de uso específico:

• Kit de marca con IA: YMCA utilizó el Kit de marca con IA para automatizar el proceso de diseño de distintos tipos de correos electrónicos, ya fuera el anuncio de un nuevo programa o la invitación a un evento comunitario. Al precargar su logotipo, fuentes y esquemas de color, los miembros del equipo podían seleccionar fácilmente una plantilla y crear un correo electrónico profesional en cuestión de minutos.

4. Mejora de la accesibilidad del diseño del correo electrónico

Antes de ActiveCampaign, Adam era el único responsable de diseñar todos los correos electrónicos de YMCA, un proceso que llevaba mucho tiempo y que a menudo creaba cuellos de botella. Con las plantillas de correo electrónico generadas por IA de ActiveCampaign, eso cambió. Ahora, cualquier miembro del equipo puede crear mensajes de correo electrónico de marca visualmente atractivos, incluso sin tener mucha experiencia en diseño.

"Antes de que tuviéramos estas plantillas de marca, tenía que crear yo mismo cada correo electrónico. Ahora, cualquiera de nuestro equipo puede crear un correo electrónico que cumpla las normas de nuestra marca", afirma Adam.

Este cambio no solo ahorró tiempo a Adam, sino que también permitió a otros miembros del equipo contribuir a los esfuerzos de marketing de YMCA, lo que permitió una comunicación más frecuente y oportuna con los miembros.

Caso de uso específico:

• Plantillas de correo electrónico con IA: los miembros del equipo de diferentes departamentos ahora utilizan plantillas predefinidas para enviar rápidamente anuncios, boletines informativos o recordatorios. Por ejemplo, el coordinador de divulgación comunitaria de YMCA utilizó estas plantillas para promocionar un próximo evento familiar sin necesidad de ayuda del equipo de marketing.

Repercusión empresarial y resultados medibles

La implementación de ActiveCampaign ha tenido una repercusión significativa en las operaciones comerciales de YMCA of Alexandria y en la interacción de los miembros. Mediante la automatización de los procesos y la personalización de la comunicación, han conseguido captar a los miembros de forma más eficaz y mejorar la eficacia interna.

Entre los principales resultados figuran:

• Un 12.8 % de porcentaje de clics para una campaña dirigida a un programa de ejercicio físico, frente a la media del sector del 2 %.
• Un 27 % de crecimiento medio de los contactos año tras año en todas las sucursales.
• Ahorro significativo de tiempo para el equipo de marketing, lo que les permite centrarse en iniciativas estratégicas en lugar de en procesos manuales.

"No hemos acabado en el correo basura de la gente, que siempre es enorme", señaló Adam. "Y nuestros porcentajes de clics se han disparado".

Conclusión

Para organizaciones como YMCA of Alexandria, que prestan servicio a comunidades diversas con intereses muy variados, la comunicación personalizada y la eficacia operativa son fundamentales. El sólido conjunto de herramientas de automatización, segmentación e IA de ActiveCampaign permitió a YMCA transformar su estrategia de interacción de miembros, agilizar sus procesos internos y, en última instancia, hacer crecer su comunidad.

Como dice Adam: "El correo electrónico es la mejor forma de comunicarse con gente que realmente quiere comunicarse contigo. ActiveCampaign hace que esa comunicación sea sencilla, eficaz y personalizada".

A través de su automatización inteligente y sus funciones basadas en IA, ActiveCampaign no solo está ayudando a YMCA a prosperar, sino que también está proporcionando una hoja de ruta para que otras organizaciones construyan conexiones más sólidas y significativas con sus clientes. Si quieres ver cómo ActiveCampaign puede ayudarte a hacer crecer tu negocio a través de una potente automatización, inicia un prueba gratis de 14 días hoy mismo.