5 ejemplos de cómo solicitar una cita a un cliente por email

Esta publicación es una contribución de Ezra Sandzer-Bell de Appointlet.

Es hora de comunicarte con tu cliente y pedirle que reserve una cita. “Es genial”, piensas. “Prepararé un correo electrónico muy rápido y lo enviaré. Si quieren reunirse, tomarán las medidas necesarias”.

Pero para programar tiempo con alguien el tiempo usando el email marketing las palabras que usas son importantes. Hazlo bien y pasarás a la siguiente fase. Escoge el enfoque equivocado y es fácil tacharse.

Aquí hay una plantilla de correo electrónico que no deberías utilizar:

¿Por qué no deberías usar esta plantilla? Míralo desde la perspectiva del cliente.

Javier le pide que revise su calendario, busque varias fechas y horas que le convengan, escriba esa información en un correo electrónico, lo envíe y luego espere su respuesta. Si sus tiempos no funcionan para él, le sugerirá algunos diferentes y, con suerte, funcionarán para Ana.

¿Cuántos correos electrónicos de ida y vuelta se necesitarán antes de que los dos se pongan de acuerdo? Y si alguien cancela o no se presenta, el proceso comienza desde el principio otra vez.

Cuando se usa una herramienta de programación de citas en línea como Appointlet para ofrecer a los clientes una manera fácil de programar reuniones sin los correos electrónicos de ida y vuelta, la mayor parte de la batalla ya se ha ganado. Pero aún necesita compartir el enlace de programación en un mensaje. Es por eso que he reunido una colección de plantillas de correo electrónico de ventas que te ayudan a pensar en las siguientes etapas importantes:

• Alcance inicial
• Hacer un seguimiento
• Cierre
• Seguimiento a largo plazo

5 plantillas de correo electrónico para programar reuniones con clientes

Te invitamos a copiar y pegar estas plantillas de correo electrónico de ventas para usar en su negocio. Pero recuerda la regla de oro: tus correos electrónicos siempre deben estar escritos en un tono que represente a tu empresa. Al personalizar estas plantillas de correo electrónico para que se ajusten a su marca, es más probable que obtengas los resultados que buscas.

Las 5 plantillas de correo electrónico para programar citas con clientes y prospectos son:

• Correo electrónico de contacto inicial
• Correo electrónico de seguimiento
• Seguimiento de marketing agresivo
• Cerrar el archivo
• Correo electrónico de seguimiento a largo plazo

1. Correo electrónico de contacto inicial

Tus leads pueden comunicarse contigo a través de una variedad de canales, como consultas directas por correo electrónico, formularios de sitios web y más. Si va a responder con una invitación para programar una reunión, esta sencilla plantilla de correo electrónico es un excelente lugar para comenzar. Debido a que esta plantilla se puede usar para cualquier tipo de reunión, la redacción es amplia: deberás ajustar el texto para que coincida con la marca, el tono y la oferta de su empresa.

Plantilla de correo electrónico de primer contacto

Hola [nombre de contacto],

Gracias por ponerte en contacto con nosotros, ¡estamos encantados de hablar contigo!

Haz clic en este enlace para programar una demostración con nuestro equipo: {tu-empresa.appointlet.com}

Esperamos hablar contigo muy pronto.

Un saludo,

[Nombre del representante de la empresa]

Correo electrónico de contacto inicial en la práctica

A veces, una plantilla de correo electrónico de ventas sin personalizar como la anterior puede parecer demasiado genérica. Para ayudar a aclarar la ejecución, proporcionamos capturas de pantalla de correos electrónicos ficticios entre nuestro querido representante de ventas, Javier, y su cliente potencial Ana.

Imaginemos que Ana se ha puesto en contacto con la empresa y ha solicitado una revisión del producto. Las variables de la plantilla de correo electrónico que se muestran arriba (como el nombre y la URL) se han modificado para adaptarse a esta situación.

Así es como se vería este correo electrónico en la práctica:

2. Correo electrónico de seguimiento

Si enviaste un mensaje de contacto inicial y no has recibido respuesta, es posible que sea necesario persuadir al lead ¿Qué obtendrán de esta reunión?

Plantilla de correo electrónico de seguimiento

Hola [nombre de contacto],

Soy [nombre del representante de la empresa] de [nombre de la empresa]. Quería ver si puedo ayudarte a responder cualquier pregunta que puedas tener sobre [la experiencia de su empresa].

Puedes reservar una reunión conmigo aquí o simplemente responder a este correo electrónico.

Podemos analizar sus objetivos y puedo mostrarte cómo [nombre de la empresa] puede ayudarte con [propuesta de valor].

Un saludo,

[Nombre del representante de la empresa]

Correo electrónico de seguimiento en la práctica

La primera mitad de este correo electrónico es similar a la plantilla de divulgación inicial: Javier abre con una oferta para ayudar a responder las preguntas de Ana e incluye el enlace de reserva para programar una hora.

Pero termina el correo electrónico con un enfoque diferente.

Esta vez, la propuesta de valor es clara: cuando hablen, Javier le mostrará a Ana cómo el plan puede ahorrarle un 30 % en sus facturas mensuales. Una oferta como esa puede hacer maravillas para el compromiso.

3. Seguimiento de marketing agresivo

Hay ciertos tipos de relaciones con tus contactos en los que un seguimiento agresivo podría ser apropiado. Si alguien expresa un interés fuerte y genuino en reunirse, pero no responde a sus correos electrónicos, es posible que solo esté ocupado. Aunque quieran reunirse, puede que no les convenga responderte en este momento. Para asegurarte de estar presente, intenta enviar un mensaje cada dos días, como los que se describen aquí.

Plantilla de correo electrónico de seguimiento de “Programación de llamada”

Hola [nombre de contacto],

¿Sigues buscando ayuda con [propuesta de valor]?

Si haces clic aquí para programar una llamada, puedo explicarle exactamente cómo podemos ayudarte.

Un saludo,

[Nombre del representante de la empresa]

Plantilla de correo electrónico de seguimiento de “Pregunta rápida”

Hola [nombre de contacto],

[El problema del cliente] puede ser difícil. ¿Cuáles son algunos de los mayores desafíos a los que se enfrenta actualmente?

Podemos conversar al respecto por teléfono si es más fácil. Simplemente haz clic aquí para reservar una hora.

Un saludo,

[Nombre del representante de la empresa]

4. Correo electrónico de cierre

Si le enviaste varios mensajes a un prospecto sin obtener respuesta, está bien reconocer que intentaste comunicarte con él y fallaste. Lo mejor que puede hacer es retroceder y asumir que no están interesados, pero en caso de que eso no sea cierto, puede proporcionar tu enlace de programación de reuniones una vez más. Los correos electrónicos como este pueden convertir bien porque las personas se dan cuenta de que su oportunidad se les está escapando.

Plantilla de correo electrónico de cierre

Hola [nombre de contacto],

Espero que todo vaya bien. He intentado ponerme en contacto varias veces durante la última semana con respecto a [propuesta de valor].

Como no he recibido respuesta, parece que no estás interesado, así que volveré a enviarte más correos electrónicos.

Si todavía estás interesado, puedes agendar una llamada aquí para discutir [propuesta de valor]

Un saludo,

[Nombre del representante de la empresa]

5. Correo electrónico de seguimiento a largo plazo

Ha pasado un tiempo desde que enviaste un correo electrónico al prospecto. Intenta ofrecer una nueva propuesta de valor como incentivo adicional para volver a involucrarlos. Si no tienes un descuento disponible, reitera el alto valor de tu oferta y conviértaeo en la pieza central.

Plantilla de correo electrónico de seguimiento a largo plazo

Hola [nombre de contacto],

Te escribo para hacer un seguimiento de la solicitud de demostración que realizaste en el sitio web de [nombre de la empresa] hace unos meses.

Me encantaría saber qué más podemos hacer para ayudar con [la propuesta de valor].

Tenemos muchos recursos para ofrecerle. Sin embargo, para brindarle los mejores materiales, me gustaría programar una reunión para discutir tus necesidades y asegurarnos de que estamos alineados.

Si está listo para una demostración, puedes programar una cita conmigo ahora, simplemente haz clic aquí y escoge la fecha más adecuada.

Un saludo,

[Nombre del representante de la empresa]

Claves para programar citas con clientes y leads por correo electrónico

Los ingredientes clave para la programación de reuniones y citas son los siguientes:

• Automatización de la programación: incluye siempre un enlace de reserva en línea. Si no tienes uno, regístrate para obtener una aplicación de programación gratuita para que puedas comenzar a implementar esta técnica hoy.
• Redacción del correo electrónico: Incluye tu enlace de reunión en el mensaje correcto. Usa las plantillas de reuniones que proporcionamos para crear correos electrónicos efectivos.
• Propuesta de valor: asegúrate de que tu lead sepa por qué la reunión vale la pena.

Según estas pautas, tus correos electrónicos de ventas personalizados deberían ser fáciles de leer y usar para los prospectos si desean reservar una hora. Haz que tus correos electrónicos sean interesantes para que las personas actúen con su propuesta de valor. Con el tiempo, prueba ciertas frases clave e intenta optimizarlas para mejorar la conversión. Esto llevará a más oportunidades para hacer crecer tu negocio.

¿Quieres más ideas sobre cómo redactar correos de seguimiento exitosos? Echa un vistazo a este post en el que te damos más detalles y ejemplos sobre cómo hacerlo.