Félicitations, vous avez prévu un excellent webinaire ! Tout est prêt…
- Vos intervenants sont prêts
- Vous avez répondu aux besoins en matière de technologie
- Vous avez écrit et organisé vos points de discussion
- Votre sujet est pertinent pour votre public cible
- Les participants sont inscrits
Mais le webinaire est encore loin. Comment être sûr que les participants inscrits à votre webinaire seront réellement présents ?
Aujourd’hui, il existe de nombreuses façons de promouvoir votre contenu et vos événements à venir :
- Les réseaux sociaux
- Un blog de référencement
- Les annonces payantes
- Les annonces imprimées
Mais l’une des options les plus populaires (et de loin) est l’e-mail marketing, et ce, pour une bonne raison.
Le taux d’ouverture moyen d’un e-mail standard n’est que de 18 % environ. Mais un webinaire peut atteindre un taux d’ouverture de 72 %.
Croyez-nous, nous l’avons vécu. Les e-mails relatifs aux webinaires destinés à la promotion d’un webinaire d’ActiveCampaign ont connu :
- Un taux d’ouverture des emails de confirmation de 72 %
- Un taux d’ouverture des emails de rappel de 69 %
- Un taux d’ouverture des emails de remerciement de 58 %
- 752 inscriptions
L’e-mail marketing constitue un moyen rapide et rentable de toucher un grand nombre de personnes et d’avoir un impact considérable sur la sensibilisation et la participation à vos webinaires.
Mais par où commencer ? Vous vous posez peut-être des questions comme :
- Combien de temps à l’avance les participants ont-ils besoin d’informations ?
- Comment empêcher les participants d’oublier mon webinaire ?
- Comment inciter les gens à participer aux webinaires et événements à venir ?
La réponse est une séquence d’e-mails relatifs aux webinaires. En plus, elle est automatisée.
Cet article vous montrera 8 modèles d’e-mails relatifs aux webinaires que vous pouvez utiliser dans votre séquence d’e-mails relatifs aux webinaires, plus la séquence elle-même (que vous pouvez totalement copier).
Pourquoi utiliser une séquence automatisée d’e-mails relatifs aux webinaires ?
Pourquoi ces e-mails sont-ils importants ? Quel est l’avantage pour vos contacts, quel est l’avantage pour vous ?
Une séquence automatisée d’e-mails relatifs aux webinaires permet de s’assurer que les personnes qui s’inscrivent à votre webinaire sont réellement présentes. Lorsqu’elles y participent, elles obtiennent des informations précieuses de votre part et se connectent à votre entreprise d’une manière nouvelle et plus personnelle. L’automatisation signifie que vous n’avez pas de travail supplémentaire à fournir pour y parvenir.
Mais le plus grand avantage pour votre entreprise est… la génération de nouveaux leads !
La preuve est dans les chiffres. Jetez un coup d’œil aux chiffres de 3 derniers webinaires d’ActiveCampaign :
- Inscrits au webinaire Typeform : 974
- Inscrits au webinaire « Ce qui incite les consommateurs à acheter des produits en ligne » : 210
- Inscrits au webinaire Unbounce : 1 827
Collectivement, cela représente plus de 3 000 opportunités de transformer de nouveaux leads en futurs clients d’ActiveCampaign. Votre entreprise peut avoir les mêmes chances avec vos webinaires.
Les webinaires représentent un excellent moyen de générer de nouveaux leads ; une séquence automatisée d’e-mails relatifs aux webinaires constituent la meilleure façon de les entretenir. Au moment de leur inscription, les participants sont devenus des contacts et c’est pour vous une excellente opportunité de transformer ces leads en clients.
8 modèles d’e-mails relatifs aux webinaires pour votre séquence d’e-mails relatifs aux webinaires (et la séquence elle-même)
Lorsque vous préparez votre séquence d’e-mails relatifs aux webinaires, vous devez prendre en compte certaines choses :
- De quelles informations les participants auront-ils besoin ? Cela comprend les bases, tels que le nom des intervenants, la date du webinaire et les modalités de participation.
- De quelles ressources auront-ils besoin ? En fonction de votre sujet, il est utile d’envoyer à vos inscrits du contenu connexe qui peut les aider à tirer le meilleur parti de votre webinaire.
- Avec quels fuseaux horaires travaillez-vous ? Si votre webinaire s’adresse à des participants internationaux, réfléchissez au meilleur moment pour que le plus grand nombre de personnes puissent y assister.
- Comment aider ceux qui ne peuvent pas participer ? Si certaines personnes vivent dans d’autres fuseaux horaires ou sont tout simplement occupés et ne peuvent pas assister à la conférence, pensez à ce que vous pouvez leur envoyer pour qu’ils puissent y assister plus tard et s’en inspirer à l’avenir. Des choses comme le dossier de présentation, un enregistrement, un blog de récapitulation, une liste de questions auxquelles vous avez répondu pendant l’expérience en direct (ce genre de choses peut être inclus dans votre série d’e-mails de suivi du webinaire).
- Comment rationaliser le travail pour créer une sensibilisation au webinaire ? L’automatisation !! Vous pouvez créer une séquence automatisée d’e-mails relatifs aux webinaires qui s’occupe de tous les rappels et suivis pour vous. Et vous n’avez même pas besoin de la créer vous-même, nous l’avons fait pour vous.
Bien que votre entreprise et votre webinaire dictent les types d’e-mails contenus dans votre séquence d’e-mails relatifs aux webinaires, il existe 8 e-mails relatifs aux webinaires que vous devez inclure pour obtenir les meilleurs résultats.
- E-mail de confirmation post-inscription
- Premier rappel : 1 semaine avant le webinaire
- Deuxième rappel : 1 jour avant le webinaire
- Troisième rappel : le jour du webinaire
- Merci de votre participation ! (Votre enregistrement arrive !)
- Premier suivi : « Voici votre enregistrement ! »
- Deuxième suivi : « Ressources supplémentaires »
- Troisième suivi : « Événements à venir »
(BONUS : consultez nos outils gratuits pour les webinaires – notamment ces modèles et une liste de vérification complète pour avant, pendant et après votre webinaire !)
Voici la séquence complète de 8 e-mails relatifs aux webinaires qui permet d’augmenter la participation aux webinaires :
1. E-mail de confirmation post-inscription
Tout d’abord, vous devez confirmer que vous avez bien reçu leur inscription au webinaire.
Imaginez que vous soyez invité à une fête, que vous disiez oui et que vous ne receviez aucune autre information. Vous clignez peut-être des yeux une ou deux fois, vous recherchez la personne qui vous a invité, puis vous demandez à voix haute « Eh bien, attendez… quand est-ce que c’est ? Où est-ce que c’est ? À quelle heure dois-je me présenter ? »
L’e-mail de suivi automatisé après l’inscription au webinaire se charge d’envoyer toutes ces informations afin que les personnes puissent vraiment… vous savez… participer à votre webinaire.
Avec cet e-mail, vos inscrits disposent :
- D’une confirmation qu’ils ont réussi leur inscription au webinaire
- D’une brève description de ce que le webinaire leur apportera
- Des informations comme la date et l’heure
- D’un lien pour ajouter un rappel dans le calendrier
- D’un lien pour participer au webinaire le jour même
Savoir, c’est pouvoir. Les gens seront plus enclins à participer à votre webinaire s’ils savent comment y participer.
2. Premier rappel : 1 semaine avant le webinaire
Lorsque quelqu’un s’est inscrit à votre webinaire, quand devez-vous le lui rappeler ?
Les gens ont des vies bien remplies et, même s’ils sont impatients de participer à votre webinaire, ils ont peut-être d’autres choses en tête. Il est donc important d’envoyer une série d’e-mails de rappel du webinaire.
Le premier doit être envoyé environ une semaine avant le webinaire. Vous pouvez y répéter les informations contenues dans l’invitation, comme le lien permettant d’ajouter un rappel dans le calendrier ou du contenu connexe à apprécier entre-temps.
Voici ce que vous voyez dans cet e-mail :
- Le rappel du webinaire
- Du contenu associé au sujet de votre webinaire afin de maintenir leur intérêt et de susciter des questions
L’envoi de contenu pertinent ajoute du contexte, établit la crédibilité et fait de votre rappel un e-mail intéressant.
Vos inscrits seront plus enclins à participer au webinaire s’ils n’ont pas à se souvenir de sa date.
3. Deuxième rappel : 1 jour avant le webinaire
Continuez à envoyer des rappels ! Il est maintenant temps de rappeler aux gens les informations les plus importantes : quand et où.
Voici ce que vous voyez dans cet e-mail relatif au webinaire :
- Une ligne d’objet claire
- Un rappel dans le calendrier
- Le lien du webinaire
4. Troisième rappel : le jour du webinaire
C’est le grand jour ! Il est temps d’envoyer le dernier rappel !
Cet e-mail de rappel du webinaire doit être envoyé juste avant l’heure de début du webinaire, mais avec suffisamment de temps pour que les gens puissent vérifier leur emploi du temps et s’assurer qu’ils peuvent toujours y participer.
Ce qu’il faut retenir de ces e-mails de rappel du webinaire, c’est qu’ils sont exactement ce à quoi ils ressemblent : des rappels. Ces emails n’ont pas besoin d’être tape-à-l’œil ou d’utiliser beaucoup de texte superflu pour inciter les inscrits à participer ; ils se sont déjà inscrits, il suffit de le leur rappeler (et de faire en sorte qu’il soit aussi facile que possible pour eux de participer au webinaire).
Voici ce que vous voyez dans cet e-mail :
- Ce lien toujours fiable pour participer au webinaire
- Un lien permettant de créer un rappel dans le calendrier si ce n’est pas déjà fait
5. Merci de votre participation ! (Votre enregistrement arrive !)
Le webinaire est terminé, mais ce n’est pas le cas de votre séquence d’e-mails relatifs aux webinaires. Il est maintenant temps de passer à la deuxième partie : la séquence automatisée d’e-mails de suivi post-webinaire. L’e-mail de remerciement vient en première place.
Tout le monde, en particulier vos nouveaux leads, apprécie votre gratitude sous la forme d’un e-mail de remerciement dans le cadre du suivi d’un webinaire. L’e-mail de suivi du webinaire « Merci de votre participation ! » a un taux d’ouverture élevé (le nôtre est d’environ 58 %), ce qui en fait une excellente occasion d’informer vos contacts de ce que vous pouvez leur apporter à l’avenir.
Un e-mail de suivi est une autre occasion de maintenir les nouveaux leads sur la voie de la conversion en clients. Ce type d’e-mail vous permet de demander des commentaires et d’envoyer d’autres ressources pour maintenir leur intérêt, par exemple, la promesse d’un enregistrement de webinaire. Faites-leur revivre l’expérience encore et encore !
Cet e-mail de remerciement doit suivre immédiatement la fin du webinaire.
Voici ce que vous voyez dans cet e-mail :
- Un grand merci pour la présence des participants !
- La prochaine étape (c’est-à-dire l’enregistrement du webinaire)
- Un moyen de répondre aux questions après le webinaire
6. Premier suivi : « Voici votre enregistrement ! »
Continuez à vous amuser ! Cet e-mail de suivi du webinaire est envoyé le lendemain du webinaire et comprend l’enregistrement du webinaire. Il s’agit d’une ressource importante pour les personnes qui ont participé au webinaire et qui souhaitent s’y référer, ainsi que pour les personnes qui se sont inscrites mais n’ont pas pu y participer.
Ce suivi poursuit la lancée du webinaire et constitue la meilleure occasion de partager votre principal appel à l’action (CTA). Votre principal CTA est « l’objectif » du webinaire, c’est ce que vous voulez que vos participants fassent.
L’objectif pourrait être :
- Un essai gratuit
- L’accès à un cours en ligne ou à un eBook
- La prise d’un rendez-vous avec un représentant commercial pour approfondir la discussion
Cet e-mail de suivi est envoyé le lendemain de votre webinaire.
Voici ce que vous voyez dans cet e-mail :
- L’enregistrement du webinaire
- Votre CTA pour poursuivre la lancée
- Un autre remerciement pour la participation !
7. Deuxième suivi : « Ressources supplémentaires »
Le prochain e-mail de suivi est conçu pour informer et engager les participants à votre webinaire. C’est l’occasion de leur donner davantage d’informations sur les sujets abordés lors du webinaire et de les aider à avoir confiance en votre entreprise.
Ces ressources peuvent être n’importe quel type de contenu, y compris :
- Des blogs
- Des livres blancs
- Des podcasts
- Des recherches originales
- Un outil gratuit
- N’importe quoi !
Nous recommandons d’envoyer cet e-mail environ 3 jours après votre webinaire.
Voici ce que vous voyez dans cet e-mail :
- Un résumé de la raison pour laquelle ils reçoivent cet e-mail (« vous avez participé à tel webinaire »)
- Une liste de ressources utiles
- Un texte qui leur indique que vous les contacterez encore
8. Troisième suivi : « Événements à venir »
Sensibilisez déjà les participants à vos webinaires et autres événements à venir !
Envoyez le troisième e-mail de suivi du webinaire environ une semaine après l’événement pour informer vos participants des événements à venir qu’ils ne voudront pas manquer.
Le CTA constitue l’autre partie importante de cet e-mail. Tout au long de cette séquence d’e-mails, les participants à votre webinaire en apprennent de plus en plus sur votre entreprise et vos offres. Il est maintenant temps de les faire passer à l’étape suivante.
Incluez un CTA pour proposer un essai gratuit (ou votre offre CTA équivalente) dans cet e-mail et faites passer ces nouveaux leads dans votre entonnoir de vente.
Voici ce que vous voyez dans cet e-mail :
- Sensibilisation à d’autres webinaires et événements à venir en fonction de leur intérêt pour votre dernier webinaire
- Un CTA pour commencer un essai gratuit, remportez ces nouveaux leads !
Conseils rapides pour rédiger les e-mails de confirmation, de rappel et de suivi de votre webinaire
Ces modèles d’e-mails relatifs aux webinaires devraient vous donner un point de départ solide pour la rédaction de vos messages relatifs aux webinaires ! Mais lorsque vous rédigez chacun d’eux, voici quelques conseils rapides à garder à l’esprit :
- Ligne d’objet : favorisez toujours la clarté et la concision par rapport à l’intelligence. Une ligne d’objet trop longue peut donner envie aux gens d’ignorer l’e-mail.
- CTA : faites en sorte qu’il soit facile à repérer et qu’il soit spécifique. Si vous proposez un essai gratuit, dites-le au lieu d’utiliser « Cliquez ici ». Ne les faites pas réfléchir !
- Image de marque : utilisez l’image de marque de votre entreprise pour créer une apparence professionnelle et polie et pour aider les gens à se souvenir de qui les contacte, d’un simple coup d’œil.
- Rédaction : le texte de ces e-mails doit être concis, créer un sentiment d’urgence (ne manquez pas ce webinaire !) et apporter quelque chose de précieux : de la gratitude, de l’enthousiasme ou un contenu utile.
Jetez un coup d’œil à ces exemples d’e-mails relatifs aux webinaires de Sprout Social pour plus d’inspiration :
Sprout Social : confirmation post-inscription
La ligne d’objet et le CTA de cet e-mail sont clairs et bien visibles, ce qui permet au contact d’agir facilement.
Sprout Social : suivi du webinaire avec enregistrement
Ne sous-estimez jamais le pouvoir d’un bon texte d’e-mail.
Conclusion : 3 points essentiels à retenir pour la promotion des webinaires
Un webinaire est un excellent moyen de générer et d’entretenir de nouveaux leads. Il s’agit d’une expérience et la création d’une bonne expérience client doit toujours être la priorité absolue.
Pour obtenir de meilleurs résultats lorsque vous envoyez une séquence d’emails relatifs aux webinaires, n’oubliez pas ces 3 points essentiels :
- Commencez tôt
- Soyez minutieux
- Assurez TOUJOURS le suivi
