¿Qué es una respuesta automática? Cómo y por qué crear correos electrónicos de respuesta automática

Automation

Un cliente potencial visita tu sitio web. Le gusta lo que ve, así que completa un formulario para unirse a tu lista de correo electrónico.

¿Qué sucede después?

¿Los haces esperar hasta la próxima vez que envíes un boletín a toda la lista, o aprovechas su interés actual y te diriges a ellos de forma inmediata?

Obviamente, la segunda opción es mejor, pero sería imposible contactar de forma manual a todos los que se registran en tu lista.

Aquí es donde entran en juego las respuestas automáticas.

Las respuestas automáticas facilitan el cuidado de los clientes potenciales desde que completan el formulario hasta la conversión, sin hacer mucho trabajo manual. Pero eso no es todo lo que pueden hacer.

En este artículo se presentan las respuestas automáticas, la razón por la que las necesitas y cómo puedes crearlas.

¿Qué es una respuesta automática?

El email marketing más básico consiste en enviar un correo electrónico a toda tu lista al mismo tiempo, como un boletín de noticias semanal. Puede ser una estrategia viable, por ejemplo, si quieres anunciar un nuevo producto o compartir contenido, pero es impersonal y limitada.

Para ofrecer una mejor experiencia al cliente, debes ser capaz de llegar a las personas en el momento oportuno con el correo electrónico correcto.

Una respuesta automática es un tipo de correo electrónico automatizado que se envía cuando alguien completa un formulario y se une a tu lista.

Los correos electrónicos de respuesta automática tienen muchos usos (veremos algunos ejemplos a continuación), pero se utilizan habitualmente cuando un nuevo prospecto se suscribe a tu lista de correo electrónico.

Por ejemplo, puedes desencadenar un correo electrónico de bienvenida cuando alguien se registre. Es el momento perfecto para conectar con un prospecto. Ya están interesados en tu empresa, por eso completaron el formulario.

Pasos para la respuesta automática
Flujo de la respuesta automática

Hay otros tipos de respuestas automáticas, como los SMS, pero en esta publicación conocerás en especial las respuestas automáticas por correo electrónico.

¿Cómo funcionan las respuestas automáticas?

Por lo general, los correos electrónicos de respuesta automática se desencadenan al completar un formulario, como el mencionado formulario de suscripción a la lista de correo electrónico.

Pero esa no es tu única opción.

También se pueden enviar respuestas automáticas cuando una persona completa un formulario de inscripción a un evento, un formulario de feedback o cualquier otro tipo de formulario.

Los beneficios de las respuestas automáticas

Los propietarios de pequeños negocios aprecian el primer beneficio de las respuestas automáticas.

Ahorran tiempo.

Tienes mucho que hacer, y la respuesta automática es marketing que puedes configurar y del que puedes olvidarte. Cada vez que alguien se inscribe en tu lista de correo electrónico, se agrega a una secuencia de correo electrónico de respuesta automática, y ni siquiera tienes que hacer clic en “Enviar”.

Las respuestas automáticas llegan a los miembros de tu audiencia exactamente cuando su interés es mayor.

Es posible que alguien busque un término relacionado con tu sitio web, que lea tu contenido no publicado o que te conozca en un evento del sector y luego te busque. Completaron el formulario porque, en ese momento, tu negocio les provocó intriga.

Para cuando envíes tu próximo boletín de noticias mensual, es posible que te hayan olvidado, pero una respuesta automática puede hacer un seguimiento de tu nuevo contacto de inmediato, aprovechando su interés en ese momento.

Las respuestas automáticas mejoran las relaciones con los clientes.

A lo largo del recorrido del cliente, puedes conectarte con tus contactos y enviarles contenido relevante para sus intereses del momento.

¿Un nuevo cliente potencial acaba de descargar un artículo técnico? Tu respuesta automática puede enviar enlaces a otros contenidos de alto nivel. ¿Se inscribieron en un próximo seminario web sobre cómo utilizar tu producto? Envía un correo electrónico con más consejos y trucos.

Las respuestas automáticas te ayudan a enviar el correo electrónico correcto en el momento oportuno. Además, puedes utilizar fácilmente una plantilla de correo electrónico profesional para dar lo mejor.

Cómo se desencadena una respuesta automática

Todo correo electrónico automatizado tiene un desencadenante, que puede ser una acción en tu sitio web o un desencadenante basado en una fecha, como el cumpleaños del destinatario.

Las respuestas automáticas se desencadenan cuando un usuario envía un formulario de inscripción.

Tipos de envío de formularios

El tipo de respuesta automática que crees dependerá del formulario que completó el usuario. El más simple es un formulario básico de suscripción al boletín de correo electrónico y nombre en un blog o sitio web de la empresa.

Estos son algunos ejemplos de formas en las que puedes utilizar los formularios completados para desencadenar los correos electrónicos.

Ejemplo de configuración genérica de respuesta automática
Serie genérica de respuesta automática

Correo electrónico de bienvenida

Si un usuario completa un formulario para suscribirse a tu lista de correo electrónico, sabes que le interesa lo que ofreces. Envía una serie de correos electrónicos de bienvenida que los convierta de prospectos a clientes. Es una secuencia de correos electrónicos que comienza con un simple correo electrónico de bienvenida y envía correos de seguimiento para cuidar a tu prospecto.

Contenido gratuito a cambio de datos

El contenido gratuito a cambio de datos es algo que se ofrece a los visitantes del sitio (como un libro electrónico apto para descargar o una demostración del producto) a cambio de una dirección de correo electrónico. Para asegurarte de que sea un verdadero opt-in, el formulario debe solicitar al usuario que marque una casilla para suscribirse a tus correos electrónicos.

Inscripciones a eventos

Si estás organizando un evento, el formulario de registro puede desencadenar un correo electrónico de respuesta automática. Es una oportunidad para mantener a los inscritos comprometidos con el contenido relacionado con el evento.

Suscripciones al blog

Una herramienta como ActiveCampaign puede ofrecer suscripciones automatizadas al blog. Esta automatización enviará cada publicación del blog (o cinco publicaciones o las que quieras) a los suscriptores.

Sin embargo, según la frecuencia con la que publiques en tu blog, podría pasar un tiempo antes de que reciban ese primer correo electrónico. Aprovecha su interés actual y envía a los nuevos suscriptores del blog una respuesta automática con tu mejor contenido.

La clave para una lista de correo electrónico saludable es recopilar todos tus propios clientes potenciales en tu sitio web. La forma más fácil de crear formularios y recopilar correos electrónicos para tu herramienta de respuesta automática a correos electrónicos es utilizar un un generador de landing pages.

Otros desencadenantes de correos electrónicos

La automatización de correo electrónico moderna va mucho más allá de las respuestas automáticas. Estos poderosos desencadenantes se pueden usar para ir más allá de los formularios completados e implementar una estrategia moderna de email marketing.

Desencadenante basado en fechas

Un desencadenante de correo electrónico simple pero útil envía un correo en una fecha determinada.

Puede utilizarse para enviar correos electrónicos en el cumpleaños de un contacto, en su aniversario de registro a tu lista o de compra de un producto.

Este tipo de correos electrónicos mantiene a tu audiencia comprometida y celebra a tus clientes fieles. Sin la automatización, nunca podrías estar al tanto de todas las fechas importantes.

Desencadenante según la conducta en el sitio web

Los correos electrónicos pueden activarse de acuerdo con la conducta de un usuario en tu sitio web.

Uno de los tipos más importantes de correos electrónicos desencadenados por el sitio web es el correo electrónico de carrito abandonado. Es un correo electrónico que les recuerda a los visitantes del sitio web los artículos no comprados que olvidaron en el carrito de compras en tu sitio.

También puedes utilizar un desencadenante del sitio web para activar los correos electrónicos según otras conductas en el sitio, como una visita a la página de un producto o una compra. Estos tipos de desencadenantes son ideales para crear un embudo de ventas cohesivo.

Desencadenantes de una interacción por correo electrónico

Supongamos que envías un correo electrónico de marketing a un gran segmento de tu audiencia, y el seguimiento del correo electrónico indica que menos de la mitad lo abrió. Para el siguiente correo electrónico de la serie, podrías enviar una versión diferente a quienes lo abrieron y a quienes no.

También puedes activar un correo electrónico si el usuario hizo clic en un enlace del primer correo o si lo compartió con otras personas.

Ejemplos de respuestas automáticas

Echemos un vistazo a las respuestas automáticas en el mundo real. Estos estudios de caso muestran solo algunas de las formas creativas en que los negocios implementaron los correos electrónicos de respuesta automática.

Hipcooks

Hipcooks es una escuela de cocina con siete centros en tres estados. Como negocio tradicional, para Hipcooks es esencial conectar con las comunidades que rodean sus locales.

Es por eso que la escuela utilizó las respuestas automáticas de ActiveCampaign para la sencilla pero muy importante tarea de asegurarse de que los contactos se agreguen a la lista de correo local correcta. Cuando un nuevo suscriptor se inscribe en la lista de correo electrónico, se envía un correo electrónico de respuesta automática para confirmar su información de contacto. Después se agrega a una lista basada en la ubicación.

Esto se une a otras campañas de correo electrónico automatizadas de Hipcooks, que informan a los suscriptores sobre las clases en su ciudad, envían recetas basadas en los productos de temporada local y tienen en cuenta las tendencias locales.

Soundsnap

Soundsnap es una biblioteca de efectos de sonido en línea que ofrece sonidos de alta calidad grabados por diseñadores de sonido profesionales.

Cuando los usuarios nuevos de Soundsnap se conectan, les aparece una encuesta. Una vez que la completan, Soundsnap envía automáticamente una serie de bienvenida personalizada de tres correos electrónicos. La secuencia de respuestas automáticas de bienvenida incluye enlaces a las redes sociales y contenido del blog dirigido al perfil del usuario.

Respuestas de correos electrónicos automatizadas
Ejemplo de correos electrónicos con respuesta automática de Soundsnap

Además de esta respuesta automática, Soundsnap utiliza otras automatizaciones de ActiveCampaign. Por ejemplo, el seguimiento del sitio le permite a Soundsnap enviar correos electrónicos según las páginas que visitó un usuario o de los términos que buscó en el sitio.

Laundry Lady

La fundadora de Laundry Lady compara el negocio de la lavandería con Uber.

Los contratistas independientes recogen la ropa de un cliente, la lavan o planchan y la devuelven al cliente. Todos los contratistas trabajan desde su propia casa.

Buscar y contratar nuevos contratistas independientes era un proceso que demandaba mucho tiempo. Los candidatos completaban un formulario en la página web de Laundry Lady, que se enviaba por correo electrónico a la fundadora, Susan. Ella revisaba la información de forma manual y enviaba un correo electrónico al candidato para programar una entrevista.

El proceso no era escalable, y la mayoría de los entrevistados nunca aparecieron.

Con ActiveCampaign, Susan creó un nuevo formulario para que los contratistas potenciales enviaran su información. La información se canaliza en el CRM de ActiveCampaign, y a través de una serie de correos electrónicos automatizados, se comparte más información sobre el puesto.

En la actualidad, Susan puede supervisar el progreso de cada candidato a través del flujo de contratación. Los candidatos están más comprometidos, tienen una mayor calidad y el 90 % se presenta a las entrevistas.

¿Cómo se envían las respuestas automáticas?

Los correos electrónicos de respuesta automática pueden enviarse mediante un software de email marketing.

Muchas herramientas de correo electrónico pueden activar una simple respuesta automática, pero debes asegurarte de que la plataforma de email marketing que elijas pueda integrar tus respuestas automáticas en una estrategia de automatización del correo electrónico más amplia.

Por ejemplo, además de las respuestas automáticas, los negocios de ecommerce pueden querer enviar correos electrónicos de carritos abandonados. No deberías necesitar varias herramientas para hacerlo.

Busca una herramienta de email marketing con funciones de gestión de listas. Por ejemplo, segmentar los contactos de correo electrónico para enviar campañas muy específicas tiene que ser sencillo.

Cinco estrategias para crear respuestas automáticas eficaces

Enviar una respuesta automática es fácil con la herramienta adecuada, pero ¿cómo se crea una respuesta automática realmente buena?

Sigue estas cinco estrategias para maximizar los beneficios de la automatización de la respuesta automática.

1. Utiliza una plantilla de correo electrónico compatible

Este es un buen consejo para cualquier tipo de correo electrónico.

Cualquier campaña de email marketing que envíes, incluso una simple respuesta automática, debe tener un aspecto profesional y moderno.

En la actualidad, eso significa que tiene que ser compatible con dispositivos móviles. El 39 % de los usuarios de correos electrónicos lo leen en un dispositivo móvil, y esa cifra seguramente aumentará. El diseño compatible es imprescindible, no un complemento.

Afortunadamente, no se necesita tener conocimientos técnicos o de diseño para crear un correo electrónico con capacidad de respuesta, solo la plantilla correcta. Un buen proveedor de servicios de correo electrónico ofrecerá una amplia variedad de diseños personalizables y compatibles con dispositivos móviles entre los que elegir, así como un sencillo editor de arrastrar y soltar que es intuitivo y apto tanto para principiantes como para expertos.

Correo electrónico compatible con dispositivos móviles
Compatible con dispositivos móviles

2. Envía contenido relevante

Las respuestas automáticas son una oportunidad para mantener a los contactos comprometidos con tu marca.

Para eso, asegúrate de enviar contenido relevante, ya que aporta valor al destinatario del correo electrónico y a tu negocio.

Aportar valor al destinatario puede implicar enviar artículos útiles, compartir enlaces de redes sociales para que se comprometa más con tu negocio o enviarlo a una página de destino personalizada que se adapte a sus intereses.

Para asegurarte de que ofreces contenido relevante, necesitas saber algo sobre tu audiencia, como en qué etapa del recorrido del cliente se encuentran o qué problema están tratando de resolver.

Parte de esta información será obvia según el formulario que la persona haya completado. Alguien que se suscribió a tu lista de correo electrónico seguro busca contenido diferente al de alguien que vio un seminario web técnico. También puedes crear formularios diseñados específicamente para ayudarte a conocer a tu audiencia.

El contenido del correo electrónico también debe cumplir los objetivos de tu negocio. La respuesta automática de un correo electrónico puede diseñarse para obtener más información sobre un contacto, mientras que otra se diseña para hacer ventas adicionales a los clientes existentes.

Deja claro de qué se trata cada correo electrónico con una línea de asunto clara y concisa.

Sin embargo, incluso el mejor contenido puede caer en “oídos sordos” si tus correos electrónicos no se diseñan de la forma correcta. Afortunadamente, ya no es necesario contar con diseñadores profesionales para enviar correos electrónicos atractivos. Si tu software de respuesta automática a correos electrónicos cuenta con un generador de correo electrónico de arrastrar y soltar, puedes crear un diseño elegante con facilidad.

3. Crea una serie de respuestas automáticas

Hablamos mucho de llegar a tus prospectos en el momento exacto en que tu interés es mayor. Eso significa enviar una respuesta automática inmediatamente después de que un usuario envíe un formulario.

Sin embargo, no hay que detenerse ahí.

Crear una serie completa de correos electrónicos automatizados cuida a tus prospectos y los mantiene comprometidos con tu marca.

La forma más simple de crear una secuencia de correos electrónicos automatizados es utilizar los retrasos. El primer correo electrónico se envía de inmediato, el siguiente se envía en tres días, el siguiente se envía en una semana, y así sucesivamente.

También puedes crear un flujo de trabajo más complejo.

Por ejemplo, puedes enviar un segundo mensaje de correo electrónico diferente si el destinatario abrió el primer correo electrónico, o puedes basarte en el enlace en el que hayan hecho clic en tu primera respuesta automática.

4. Mide tu éxito

Con todos tus esfuerzos de email marketing, es importante hacer un seguimiento de tu éxito y de tu fracaso, y optimizarlos en consecuencia.

Las respuestas automáticas no son diferentes. Aunque es fácil crear un correo electrónico de bienvenida y no volver a pensar en él, hacer un seguimiento de los análisis del correo electrónico te ayuda a ajustar tus respuestas automáticas para que sean los mejores correos electrónicos posibles.

Haz pruebas A/B con diferentes versiones de tus mensajes de correo electrónico para averiguar cuáles tienen un mejor rendimiento. Algunas estadísticas importantes del correo electrónico son las siguientes:

  • Número de suscriptores de correo electrónico
  • Tasa de apertura
  • Tasa de clics
  • Ubicación del buzón
  • Tasa de cancelación de la suscripción

5. Elige la herramienta de respuesta automática adecuada

La mayoría de los software de correo electrónico tienen una función de respuesta automática.

Sin embargo, no todas las plataformas pueden mejorar la funcionalidad de la respuesta automática con otras valiosas características de automatización de marketing. Estas son algunas de las preguntas que debes hacer cuando evalúes un software de respuesta automática:

  • ¿Qué otros tipos de automatización existen?
  • ¿Será fácil administrar mis suscriptores?
  • ¿Existen plantillas compatibles que funcionen con el aspecto de mi marca?
  • ¿Ofrece el proveedor formularios de registro personalizables?
  • ¿Se integra el software de correo electrónico con mi conjunto tecnológico actual?
  • ¿Puedo enviar un número ilimitado de correos electrónicos o hay un límite?

Una herramienta de respuesta automática no vale la pena a menos que también puedas manejar tus otras necesidades de email marketing. Los servicios modernos de email marketing también ofrecen personalización, integraciones con otros canales, generadores de correo electrónico, análisis y mucho más.

Empieza a utilizar las respuestas automáticas y el email marketing avanzado de forma gratuita

Las respuestas automáticas son fáciles de crear y son poderosas herramientas de marketing para tu negocio. Te ayudan a conectar con tus contactos y a cuidarlos, y te ahorran mucho tiempo y esfuerzo.

ActiveCampaign es una plataforma de automatización de marketing con capacidades avanzadas de email marketing y respuesta automática. Puedes crear formularios de registro personalizados para recopilar información de contacto y crear tus correos electrónicos de cuidado de clientes potenciales con más de 125 plantillas de correo electrónico diseñadas profesionalmente.

Con ActiveCampaign también puedes enviar lo siguiente:

  • Correos electrónicos de carritos abandonados y otros correos electrónicos según la conducta en el sitio web
  • Correos electrónicos programados, como correos de cumpleaños o aniversario
  • Correos electrónicos de transacciones, como recibos y correos para restablecer contraseñas
  • Embudos de correo electrónico para cuidar a tus contactos

Puedes optimizar tus respuestas automáticas de ActiveCampaign con pruebas A/B e informes personalizados.

Puedes empezar a crear correos electrónicos de respuesta automática y otras funciones avanzadas de automatización del correo electrónico con una prueba gratuita de 30 días de ActiveCampaign.

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