O que é etiqueta de email?
Etiqueta de email consiste no conjunto de diretrizes que estabelecem uma conduta adequada na comunicação por email. Esses princípios envolvem o uso de linguagem, tom e formato apropriados para transmitir uma mensagem de forma eficaz e profissional.
Por que é importante seguir diretrizes de etiqueta de email?
Ter uma boa etiqueta de email é importante para:
- Garantir uma comunicação efetiva;
- Demonstrar profissionalismo;
- Evitar mal entendidos.
Quando os emails são construídos com base em uma etiqueta adequada, transmitem um senso de respeito, consideração e eficiência, o que pode levar a relacionamentos e produtividade aprimorados.
Quais são os benefícios da etiqueta de email?
Os benefícios de seguir uma boa etiqueta de email são vários, incluindo melhoria na comunicação, aprimoramento da reputação, aumento da eficiência e melhores relacionamentos.
A comunicação eficaz por email ajuda a evitar mal entendidos ou interpretações errôneas, diminuindo a chance de conflitos ou de oportunidades perdidas. A etiqueta de email contruibui para promover profissionalismo e credibilidade, colaborando para melhorar reputação e criar impressões positivas.
As empresas podem aprimorar a etiqueta de email estabelecendo diretrizes claras e padrões para a comunicação por email. Isso vai desde envolver a criação de modelos de email, até fornecer treinamento sobre a etiqueta de email adequada e estabelecer padrões para cenários específicos, garantindo a consistência da comunicação.
Também é importante incluir a definição de expectativas para os prazos de resposta e a priorização de emails com base em sua importância ou urgência. Além disso, as empresas podem incentivar o uso de outros canais de comunicação quando apropriado, como chamadas telefônicas ou reuniões presenciais, para evitar uma dependência excessiva do email.
Exemplos de etiqueta de email adequada
- Abordar o destinatário adequadamente (nome e/ou título);
- Usar um assunto objetivo e conciso;
- Iniciar com uma saudação;
- Usar linguagem apropriada de acordo com a sua marca e com o público-alvo;
- Usar tom de voz adequado para a audiência;
- Atentar para desvios gramaticais e erros de digitação.
Veja mais dicas em nosso post Como escrever um email eficiente: confira os passos.
Exemplos de etiqueta de email inadequada
- Assunto em branco ou impreciso;
- Não abordar o destinatário pelo nome ou pelo título adequado;
- Utilizar linguagem ou tom excessivamente casual ou pouco profissional;
- Escrever emails longos e confusos, que não possuem um propósito ou mensagem clara;
- Utilizar formatação excessiva, como negrito ou itálico, o que pode dificultar a leitura do email;
- Não revisar erros de digitação ou desvios gramaticais antes de enviar o email;
- Deixar de responder aos emails ou ignorá-los completamente;
- Enviar anexos grandes sem aviso prévio ou sem compactar os arquivos;
- Encaminhar ou enviar cópias de emails sem permissão, o que pode ser considerado invasivo ou desrespeitoso;
- Utilizar o email para discutir informações sensíveis ou confidenciais que devem ser mantidas em sigilo.
Este termo também é conhecido como
- Boas práticas de email