Eine Rundmail ist ein direkter Versand einer E-Mail an mehrere Empfänger, die vielfach ein sinnvoller Weg der Kommunikation sein kann. Einerseits kannst du dabei aktuelle Informationen gleichzeitig an alle Personen senden, andererseits ist eine E-Mail ein schnelles und besonders günstiges Kommunikationsmedium.
Leider unterläuft vielen dabei der Fehler, dass die E-Mail-Adressen aller Personen eingesehen werden können, was zu einem Datenschutz- oder auch einem Sicherheitsrisiko führt. Wir zeigen dir, wie du eine Sammelmail versendest, die allen Anforderungen der DSGVO entspricht und die auf den Punkt kommt.
Was ist eine Rundmail? (Definition)
Bei einer Rundmail handelt es sich um elektronische Post, die gleichzeitig an mehrere Empfänger geschickt wird, da man davon ausgeht, dass die enthaltene Information für all diese Empfänger relevant ist. Einen Newsletter kann man durchaus auch als Rundmail bezeichnen, wenn dieser nicht personalisiert ist. Wenn man hingegen eine personalisierte Massenmail versenden möchte, fällt dies eher in einen anderen Bereich.
In der Regel meint man hier eher E-Mails, die nicht an riesige Mailinglisten, sondern eher an eine überschaubare Anzahl von Empfängern geschickt wird, wie z. B. die Mitglieder einer Projektgruppe, alle Parteimitglieder oder auch alle Mitarbeiter einer Abteilung bzw. alle Lieferanten.
Wie ist der korrekte Ausdruck für Rundmail auf Englisch?
Es ist gar nicht so einfach, einen vergleichbaren Begriff im Englischen zu finden. Es gibt durchaus verschiedene Möglichkeiten, das deutsche Wort Rundmail zu übersetzen – mit jeweils nuancierten Unterschieden:
Circular Email
Dies ist eher ein Umlaufschreiben, also ein Schriftstück, das nacheinander mehrere Empfänger zum Lesen erhalten und dort meist den Empfang per Unterschrift bestätigen. Heute aber durchaus auch das Pendant zu einer Rundmail.
Newsletter
Hierbei handelt es sich vielmehr um ein Art von Rundmail, die jedoch an eine sehr große Anzahl von Empfängern geschickt wird und oft personalisiert ist. Im Deutschen setzt man Rundmail und Newsletter daher selten vollkommen gleich.
Multiple-address message
Die wohl technisch gesehen am besten passende Übersetzung. Es handelt sich demnach um eine E-Mail, die an mehrere Adressen versendet wird.
Round-robin
Hierbei handelt es sich, vergleichbar mit dem Umlaufschreiben, eher um eine „Reihum-Methode“, aber in manchen Fällen auch um das Versenden von E-Mails an einen bestimmten Empfängerkreis.
Rundmail schreiben: Wie sende ich eine E-Mail an mehrere Empfänger gleichzeitig?
Um eine E-Mail gleichzeitig an mehrere Empfänger (also nicht persönliche E-Mails) zu versenden, gibt es im Grunde drei Felder, die man dafür verwenden kann:
- An: Dies ist das übliche Feld, wenn ein einzelner Empfänger angeschrieben wird. Alle Adressen in diesem Feld können von allen Empfängern eingesehen werden.
- Cc: Hierbei handelt es sich um ein Feld indem zumeist Empfänger eingegeben werden, die eine E-Mail nur zur Kenntnisnahme erhalten sollen. Cc bedeutet einfach nur Carbon Copy oder eben Kopie.
- Bcc: Alle Empfänger, die im Bcc (Blind Carbon Copy) Feld eingetragen wurden, können von den anderen Empfängern nicht gesehen werden.
Datenschutz beachten
Da man allen gesetzlichen Bestimmungen gerecht werden muss, ist der Versand von Rundmails eine heikle Angelegenheit, da E-Mail-Adressen als personenbezogene Daten angesehen werden können. Immerhin ist es möglich, eine Person durch die E-Mail-Adresse aufzuspüren und eindeutig zu identifizieren.
Die Weitergabe von personenbezogenen Daten ist jedoch laut DSGVO nicht gestattet, da meistens keine Zustimmung der Person vorliegt. Im Grunde machst du dich haftbar, wenn du eine Rundmail absenden wirst und dabei alle Empfänger sichtbar im „An“ oder „Cc“ Feld angibst. Die Höchststrafe bei Vergehen dieser Art liegt übrigens bei 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes eines Unternehmens.
Ein besonders brisantes Beispiel aus der Praxis:
Eine Londoner HIV-Klinik hat einen Newsletter an 780 Patienten verschickt und dabei das „An“ Feld verwendet. Dadurch war es allen Empfängern möglich, die Liste einzusehen. Gerade im Falle von HIV ist dies natürlich ein besonders schwerer Eingriff in die Privatsphäre und weitreichende Konsequenzen sind zu befürchten.
Anleitung: Wie versende ich eine E-Mail an mehrere Empfänger ohne Sichtbarkeit?
Eins vorab: Es spricht überhaupt nichts dagegen, im E-Mail-Marketing eine E-Mail an mehrere Verteiler zu versenden, solange die Privatsphäre gesichert und datenschutzrechtlichen Aspekten Rechnung getragen wurde.
Dies erreichst du, indem du die E-Mail Empfänger anonym hältst und im „An“ Feld deine eigene Adresse einträgst oder eine passend formulierte andere Adresse nutzt, die nur zu diesem Zweck eingerichtet wurde wie z. B. rundschreiben@meinefirma.de. Du brauchst auch keine wirklichen Vorkenntnisse, denn wir zeigen dir wie es geht:
- Schreibe deine Rundmail mit den Informationen, die wirklich wichtig sind und tatsächlich alle Empfänger interessieren wird. Fasse dich kurz und beschränke dich auf das Wesentliche.
- Im „An“-Feld trägst du deine eigene Adresse bzw. eine eigens für solche Zwecke angelegte E-Mail-Adresse ein.
- Alle anderen Empfänger setzt du ausschließlich in das „Bcc“ Feld. Wenn du Gmail oder auch andere Mailprogramme verwendest, musst du das Feld unter Umständen erst aktivieren. Bei Outlook ist es zumeist gleich sichtbar.
- Im Grunde schickst du damit die E-Mail an dich selbst, während jedoch alle anderen eine Kopie erhalten.
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3 Gründe dafür, dass deine Sammelmail nicht beim Empfänger ankommt
Es gibt drei Gründe, warum eine Rundmail bei Empfängern nicht ankommt, obwohl du technisch gesehen alles richtig gemacht hast:
- Viele Spammer nutzen gerne das „Bcc“ Feld, um ihre Bulk-Mail zu verbreiten. Das wissen auch die Spamfilter und sortieren Mails, bei denen das „Bcc“ Feld benutzt wurde, grundsätzlich aus und verschieben sie in den Papierkorb oder den Spam-Ordner.
Tipp: Du solltest sicherstellen, dass die Absenderadresse bei den Empfängern bekannt ist und als vertrauenswürdig festgelegt wurde.
- Je nach verwendetem E-Mail-Programm (Mail-Client oder Mailserver) wie Outlook, Gmail oder Thunderbird ist es nur möglich maximal 100 Empfänger einzutragen. Wenn du versuchst mehr einzutragen werden diese einfach ignoriert.
Tipp: Bei einer Empfängerliste von mehr als 100 Personen solltest du die Rundmail einfach auf mehrere E-Mails aufteilen. So stellst du sicher, dass auch wirklich alle Empfänger berücksichtigt werden.
- Viele E-Mail-Nutzer haben ihren Mailserver so eingestellt, dass bestimmte Mails automatisch in einen Unterordner verschoben werden, wenn sie bestimmten Regeln entsprechen. Bei einer Rundmail, in der nicht der eigentliche Name der Person im „An“ Feld steht, werden diese Regeln jedoch nicht angewandt und die Mail wird im normalen Posteingang abgelegt. Dies ist für manche Nutzer sehr ärgerlich und kann dazu führen, dass die Mail nicht gelesen wird.
Tipp: Wenn es sich um regelmäßige Rundmails (z. B. in einer Projektgruppe oder Abteilung) handelt, kann der Empfänger die von dir genutzte „An“ Adresse als eigene Regel angeben.
Tipps für das Schreiben von Rundmails
Unter den E-Mail-Arten sind Rundmails solche, die oftmals für interne Zwecke verwendet werden und der Informationsweitergabe dienen. Daher ist es wichtig, diese auch so informativ wie möglich zu halten und auf unnötiges „Beiwerk“ zu verzichten. Wir haben dir einige Tipps zusammengestellt, um Rundmails noch effizienter zu machen – für dich als Verfasser, aber auch für die Empfänger.
Ob man eine interne E-Mail wirklich im HTML-Format verschicken muss ist fraglich. Auch Dateianhänge müssen nicht zwingend sein. Auf diese Weise bleibt die Mail wunderbar schlank und effektiv.
Arbeite mit Vorlagen
Eine Sammelmail wird gerne dafür genutzt, um z. B. regelmäßig ein Meeting Protokoll zu versenden, eine Wochenübersicht zu geben oder andere wiederkehrende Themen zu behandeln. Genau hierfür eignen sich E-Mail-Vorlagen hervorragend, um deinen Arbeitsaufwand zu reduzieren. Du kannst die Vorlage auch als eine Art Checkliste verstehen, so dass du keine wichtigen Informationen vergisst.
Eine Designvorlage garantiert zudem einen immer gleichen Aufbau und gleiche Schriftarten was das Lesen erleichtert und dem Empfänger die Möglichkeit gibt, besser die Informationen zu finden, die für ihn relevant sind. Du könntest dir sogar eine Vorlage in Schwedisch bereithalten, um deinen schwedischen Kollegen das Lesen zu erleichtern.
Achte auf den Betreff, um die Öffnungsrate hoch zu halten
Bei einer internen Rundmail ist die Öffnungsrate sicher nicht ganz so wichtig. Aber eine Sammelmail kann durchaus auch an Kunden oder Geschäftspartner verschickt werden. In dem Fall ist die Öffnungsrate dann natürlich von großem Interesse.
Um die Rate hoch zu halten, achte darauf, eine gute Betreffzeile zu schreiben. Diese sollte zwischen 50 und 66 Zeichen lang sein, das wichtigste sollte gleich zu Beginn stehen und sie sollte nicht in Versalien geschrieben sein. Die Betreffzeile sollte den Inhalt kurz und knackig wiedergeben und Interesse auf den Inhalt der E-Mail wecken.
Halte dich kurz und komm schnell auf den Punkt
Insbesondere wenn es sich um interne Rundschreiben handelt, sollten du sie so kurz und bündig wie möglich halten. Wir alle erhalten am Tag unzählige Mails und Informationen, so dass wir uns nicht auch noch gegenseitig belasten wollten. Auf eine Einleitung kann hierbei in der Regel verzichtet werden. Solange alle wichtigen Daten, Fakten und Termine angegeben sind, hat die Rundmail ihren Zweck erreicht.
Bleibe dabei aber gleichzeitig höflich und vergiss nicht die persönliche Note
Auf was man, selbst bei einem Rundschreiben an eine interne E-Mail-Liste nicht verzichten sollte, ist eine freundliche Begrüßung und Verabschiedung – so viel Zeit muss einfach sein. Passe die Sprache der Mail an den Verteilerkreis an. Wenn es bei dir in der Firma üblich ist, alle zu Duzen, dann tue das auch in der Mail und umgekehrt.
Ist der Anlass der E-Mail sehr persönlich, wie z. B. die Einladung zu einem gemeinsamen Umtrunk nach Feierabend oder zu einem Grillabend für die Belegschaft, dann darf der Ton auch gerne leger und locker sein.
Das perfekte Software-Tool, um Rundmails zu verfassen
Stellen wir uns zunächst einmal die Frage, was eine Software zum Verfassen von Rundmails im Allgemeinen können sollte:
- Sie sollte die leichte Auswahl von einzelnen Empfängern ermöglichen, z. B. durch integrierte Filterfunktionen (nach Abteilung, nach Projekt etc.)
- Sie sollte die Erstellung von Verteilerlisten ermöglichen. Im besten Fall ist auch das Anlegen dynamischer Verteilerlisten, die sich aufgrund verschiedener Parameter oder Tags selbst generieren, möglich. Beispiel: Neue Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung werden der Liste automatisch hinzugefügt, wenn in der Datenbank die entsprechende Abteilung als Parameter angegeben wurde.
- Sie sollte die Verwendung von Vorlagen ermöglichen.
- Sie sollte eine Funktion „Rundmail“ haben, die das versehentliche Einsetzen von Empfängern im „An“ Feld unmöglich macht. Ein kleiner Mausklick und schon kann es zu spät sein.
- Sie sollte auch die Möglichkeit bieten, gemeinsame Meetings, Online Konferenzen oder andere Termine zu koordinieren, durch die Integration wichtiger externer Tools
Die DNA von Schimpansen und Menschen ist zu 98 % identisch. Aber die verbleibenden 2 % machen am Ende den großen und entscheidenden Unterschied. Ähnlich ist es mit E-Mail-Marketing Tools. Im Grunde können Sie alles dasselbe … wenn man jedoch genauer hinschaut, unterscheiden sie sich in wenigen, aber ganz entscheidenden Punkten.
So ist es auch mit ActiveCampaign. Hier wirst du den Unterschied zwischen den behaarten Mitbewerbern und diesem fortgeschrittenen Automations-Tools sicher sehr schnell erkennen. Bei ActiveCampaign liegt der Fokus voll und ganz auf jeder Form der Kommunikation, der Segmentierung und der Nutzung von Templates und Automationen. All diese Features werden dir auch dabei helfen, die besten und effizientesten Rundmails automatisch zu versenden.
