Che cos’è la risposta automatica? Come e perché creare email di risposta automatica

Automation

Immaginiamo un potenziale cliente che visiti il tuo sito web. Gli piace il contenuto, decide di compilare un modulo per iscriversi alla tua mailing list…

E poi?

Lasci che aspetti di ricevere il prossimo messaggio della tua newsletter per l’intera lista? O sfrutti l’interesse appena dimostrato per contattarlo subito?

Ovviamente, ti consigliamo la seconda opzione. Ma contattare manualmente chiunque decida di unirsi alla tua lista sarebbe impossibile.

Ecco dove entra in gioco la risposta automatica.

La risposta automatica ti permette di coltivare i lead subentrati dall’invio di moduli fino alla conversione, senza investire in tedioso lavoro manuale. Ma non è tutto!

In questo articolo ti presentiamo la risposta automatica, ti spieghiamo perché ne hai bisogno e come crearne di eccellenti.

Che cos’è la risposta automatica?

L’email marketing più basilare consiste nell’inviare un’email alla tua intera lista di contatti, contemporaneamente, come fosse una newsletter settimanale. Questa è una strategia utile, per esempio, se desideri annunciare il lancio di un nuovo prodotto o condividere dei contenuti. Ma è un metodo impersonale e limitato.

Se vuoi offrire un’esperienza cliente più coinvolgente, devi raggiungere ogni persona nel momento giusto e con il messaggio giusto.

Una risposta automatica è un tipo di email inviato nel momento in cui qualcuno compila un modulo e si iscrive alla tua lista.

Le email di risposta automatica possono essere usate in vari modi, e fra poco ne vedremo vari esempi, ma sono più comunemente usate quando un nuovo potenziale cliente si iscrive alla tua lista email.

Ad esempio, potresti attivare una email di benvenuto da inviare non appena qualcuno si iscrive. È proprio questo il momento giusto per connetterti con un potenziale cliente, poiché ha già manifestato interesse nella tua azienda. Altrimenti, non avrebbe compilato il modulo!

Passaggi della risposta automatica
Flusso della risposta automatica

Ci sono altri tipi di risposta automatica, ad esempio via SMS, ma in questo post ci concentreremo sulle email.

Come funziona la risposta automatica?

Le email di risposta automatica vengono solitamente attivate dalla compilazione di un modulo, come quelli per l’iscrizione alla mailing list, già menzionati.

Ma hai anche altre opzioni.

Potresti attivarle anche per l’iscrizione a un evento, l’invio di un modulo di feedback o qualsiasi altro tipo di modulo.

I vantaggi della risposta automatica

Il primo vantaggio della risposta automatica è il sacro Graal di chiunque gestisca una piccola impresa.

Fa risparmiare tempo. 

Hai già tanto da fare e la risposta automatica è una strategia di marketing che puoi impostare per poi dimenticartene. Ogni volta che qualcuno si iscrive alla tua lista, riceve una sequenza automatica di email di risposta e tu non devi nemmeno fare clic su “Invia”.

Le risposte automatiche raggiungono il tuo pubblico esattamente nel momento del loro massimo interesse.

Una persona potrebbe cercare un termine collegato al tuo sito, leggere i tuoi contenuti pubblici, oppure incontrarti a un evento di settore e poi andarti a cercare online. Se ha compilato il tuo modulo è perché in quell’esatto momento era incuriosita dalla tua azienda.

Se aspetti di contattarla con la prossima newsletter mensile, potrebbe già essersi dimenticati di te. Un’email di risposta automatica, invece, effettua un follow-up immediato, sfruttando l’interesse del contatto.

La risposta automatica migliora i tuoi rapporti con i clienti.

Lungo il percorso di ciascun cliente, puoi entrare in contatto e inviare contenuti legati agli interessi di un determinato frangente.

Un nuovo lead ha scaricato un white paper? La tua risposta automatica potrebbe inviargli dei link ad altri contenuti simili. Qualcuno si è iscritto a un prossimo webinar su come usare il tuo prodotto? Invia un’email con altre dritte e consigli.

La risposta automatica ti permette di inviare l’email giusta al momento giusto. Inoltre, puoi facilmente sfruttare un modello professionale per partire con il piede giusto.

Come si attiva una risposta automatica

Ogni email automatizzata ha un trigger. Questo potrebbe essere un’azione sul tuo sito, oppure un’attivazione a tempo, come il compleanno di un contatto.

Le risposte automatiche si attivano quando un contatto compila un modulo di iscrizione.

Tipi di invio di modulo

Il tipo di risposta automatica che creerai dipende dal modulo compilato dall’utente. Il più semplice è un modulo d’iscrizione base alla newsletter, trovato sul blog o sul sito web aziendale, contenente nome e indirizzo email del contatto.

Ecco alcuni esempi di utilizzo dei moduli compilati per attivare delle email.

Esempio di configurazione generica della risposta automatica
Serie generica di risposta automatica

Email di benvenuto

Se un utente compila un modulo per iscriversi alla tua lista email, saprai che è interessato in ciò che hai da offrire. Invia una serie di email di benvenuto per accompagnarlo nella transizione da lead a cliente. Si tratta di una sequenza di email che parte con un semplice messaggio di benvenuto e prosegue con dei follow-up di coinvolgimento.

Lead magnet

I lead magnet (calamite per lead) sono contenuti offerti ai visitatori del tuo sito, come ebook scaricabili o demo dei tuoi prodotti, in cambio di un indirizzo email. Per assicurarti che si tratti di un vero opt-in, il modulo deve chiedere specificamente all’utente di spuntare una casella per iscriversi alla tua mailing list.

Registrazioni a eventi

Se stai per ospitare un evento, il modulo di registrazione può attivare un’email di risposta automatica. Questa è un’occasione per mantenere coinvolti gli iscritti con contenuti relativi all’evento.

Iscrizioni al blog

Uno strumento come ActiveCampaign può offrire iscrizioni automatiche al tuo blog. Questo tipo di automazione invierà ogni post pubblicato sul tuo blog (oppure gli ultimi cinque post, o quanti ne desideri) ai tuoi iscritti.

A seconda della tua frequenza di pubblicazione, potrebbe però volerci un po’ prima che ricevano la prima email. Sfrutta il loro interesse attuale e invia un’email di risposta automatica ai nuovi iscritti del blog, mettendo in evidenza i tuoi contenuti migliori.

La chiave per una mailing list efficiente è raccogliere tutti i lead sul tuo sito. Il modo più semplice per creare dei moduli e raccogliere gli indirizzi email per le risposte automatiche è usare uno strumento di creazione di landing page.

Altri trigger per email

La moderna automazione email va ben oltre la semplice risposta automatica. Questi potenti trigger possono essere sfruttati per implementare una vera e propria moderna strategia di email marketing.

Trigger temporali

Un semplice ma utile trigger è quello che invia un’email in una data specifica.

Pensa ad esempio al compleanno di un contatto, oppure all’anniversario della sua iscrizione alla tua lista o dell’acquisto di un prodotto.

Email di questo tipo mantengono il tuo pubblico coinvolto ed esprimono riconoscenza ai clienti più fedeli. Senza automazione, non saresti mai in grado di tener traccia di tutte queste date.

Trigger di comportamento sul sito

Le email possono essere attivate anche in base al comportamento di un utente sul tuo sito web.

Uno dei trigger più importanti di questo tipo è l’email di carrello abbandonato. Si tratta di un messaggio che ricorda ai visitatori del tuo sito di avere prodotti non acquistati nel carrello.

Potresti inoltre sfruttare un trigger basato su altri comportamenti, come l’aver visitato la pagina di un prodotto o l’avere effettuato un acquisto. Questi trigger sono perfetti per creare un funnel di vendita coeso.

Trigger di interazione email

Supponiamo che tu invii un’email di marketing a una grossa fetta del tuo pubblico, e che il tuo monitoraggio email mostri che meno della metà dei destinatari l’abbia aperta. Come email successiva della serie, potresti inviare un messaggio diverso a chi ha aperto la prima email e a chi non l’ha fatto.

Puoi inoltre attivare un’email in base all’avere o meno fatto clic su un link nel primo messaggio, oppure all’averlo condiviso con altri o meno.

Esempi di risposta automatica

Diamo un’occhiata a delle risposte automatiche del mondo reale. Questi case study sono solo alcune delle idee più creative inserite nei messaggi automatici delle aziende.

Hipcooks

Hipcooks (qui la storia completa in inglese) è una scuola di cucina con sette sedi in tre diversi stati americani. Trattandosi di un business tradizionale con negozi fisici, è essenziale connettersi con la comunità locale attorno ai propri punti vendita.

Ecco perché la scuola ha utilizzato le risposte automatiche di ActiveCampaign per il semplice ma fondamentale compito di aggiungere i contatti alle mailing list locali corrette. Quando un nuovo utente si iscrive alla lista email, una risposta automatica viene inviata per confermare le informazioni di contatto. In questo modo, la persona sarà aggiunta a una lista in base alla propria posizione.

Le successive campagne email automatizzate di Hipcooks verranno inviate a seconda di tale scelta, informando gli iscritti dei corsi nella loro città e suggerendo ricette legate ai prodotti di stagione locali e ai trend della zona.

Soundsnap

Soundsnap (qui i dettagli in inglese) è una libreria online di effetti sonori, contenenti suoni di alta qualità, registrati da tecnici professionisti.

Quando un utente di Soundsnap accede al servizio, visualizza un sondaggio pop-up. Una volta completato, Soundsnap invia automaticamente una serie di tre email personalizzate di benvenuto. La sequenza di risposta automatica include link ai social media e ai contenuti del blog, basati sull’utente specifico.

Email di risposta automatica
Esempio di risposta automatica di Soundsnap

Oltre a questa risposta automatica, Soundsnap sfrutta anche altre automazioni di ActiveCampaign. Ad esempio, il monitoraggio del sito permette all’azienda di inviare email basate sulle pagine visitate da un utente o sui termini cercati al suo interno.

Laundry Lady

La fondatrice di Laundry Lady (qui la storia completa in inglese) ama definire la sua azienda “l’Uber del bucato”. 

Dei fornitori indipendenti ritirano il bucato di un cliente, lo lavano o stirano, e lo restituiscono al proprietario. Tutti i fornitori lavorano da casa.

Trovare e assumere fornitori indipendenti era un processo che richiedeva molto tempo. I candidati dovevano compilare un modulo sul sito di Laundry Lady, che la fondatrice Susan riceveva poi via email. Successivamente, era necessario verificare manualmente ogni informazione e inviare un’email ai potenziali candidati per pianificare un colloquio.

Il processo non era scalabile e la maggior parte dei candidati non si presentava nemmeno.

Sfruttando ActiveCampaign, Susan ha creato un nuovo modulo per i potenziali fornitori, attraverso il quale possono inviare le loro informazioni. Questi dati vengono poi inseriti nel CRM della nostra piattaforma, attivando una serie di email automatizzate che condividono più informazioni sul ruolo.

Ora Susan può monitorare i progressi di ciascun candidato lungo il percorso di reclutamento. Le persone sono più coinvolte, presentano una maggiore qualità e il 90% si presenta al colloquio.

Come si inviano le risposte automatiche?

Le risposte automatiche possono essere inviate usando un software di email marketing.

Molti strumenti di posta elettronica possono attivare una semplice risposta automatica, ma devi assicurarti che la piattaforma di email marketing da te scelta possa integrare questi messaggi in una più ampia strategia di automazione email.

Ad esempio, oltre alle risposte automatiche, le aziende che si occupano di e-commerce potrebbero voler inviare email di carrello abbandonato. E non sarebbe efficiente sfruttare diversi strumenti per farlo.

Cerca uno strumento di email marketing con funzionalità di gestione delle liste. Ad esempio, è importante che tu possa segmentare i contatti delle tue email per inviare campagne altamente mirate.

5 strategie per creare risposte automatiche efficaci

Inviare una risposta automatica è semplice, se hai lo strumento giusto. Ma come si crea una risposta automatica eccellente?

Segui queste cinque strategie per massimizzare i vantaggi della risposta automatica.

1. Utilizza un modello email reattivo

Questo consiglio vale per qualsiasi tipo di email.

Ogni campagna di marketing da te inviata, perfino la più semplice risposta automatica, deve apparire professionale e moderna.

Oggigiorno, questo significa che deve essere ben visualizzabile anche da un dispositivo mobile. Il 39% degli utenti leggerà la tua email su un dispositivo mobile e questo numero è destinato a crescere. Un design reattivo è un must, non un bonus.

Fortunatamente, non ti servono abilità tecniche o di design per creare un’email reattiva: basta il modello giusto. Un buon provider di posta elettronica ti offrirà una vasta gamma di design personalizzabili, adatti anche ai dispositivi mobili e con un editor trascina-e-rilascia intuitivo per principianti ed esperti.

Email reattiva su mobile
Reattività su mobile

2. Invia contenuti rilevanti

Le risposte automatiche sono un’opportunità di mantenere coinvolti i contatti con il tuo brand.

Per farlo, assicurati di inviare loro contenuti rilevanti. Questi forniscono un valore aggiunto al destinatario e anche alla tua azienda.

Ad esempio, potresti inviare articoli utili, condividere link sui social per coinvolgere ulteriormente con il tuo business, oppure indirizzare il contatto su una landing page personalizzata, allineata ai suoi interessi.

Per assicurarti di offrire contenuti rilevanti dovrai sapere qualcosa sul tuo pubblico, ad esempio in quale fase del percorso clienti si trova o quale problema sta cercando di risolvere.

Alcune di queste informazioni si baseranno sul modulo che ogni persona ha compilato. Chi si è iscritto alla tua mailing list probabilmente cerca contenuti diversi rispetto a chi ha guardato un webinar tecnico. Potresti perfino creare moduli specificamente progettati per apprendere di più sul tuo pubblico.

I contenuti delle email dovrebbero inoltre raggiungere gli obiettivi della tua azienda. Un’email di risposta automatica potrebbe essere studiata per catturare più informazioni su un contatto, mentre un’altra potrebbe essere intesa a fare upselling su clienti esistenti.

Specifica bene l’intento di ogni email con campi oggetto chiari e concisi.

Se le tue email non sono ben progettate, però, anche il miglior contatto tenderà a ignorarle. Per fortuna non è più necessario affidarsi a grafici e designer professionisti per creare email eccellenti. Se il tuo software di risposta automatica contiene uno strumento di creazione trascina-e-rilascia, potrai progettare messaggi patinati con gran semplicità.

3. Crea una serie di risposte automatiche

Abbiamo già parlato della necessità di raggiungere i tuoi potenziali clienti nel momento esatto in cui il loro interesse è al culmine. Questo significa inviare una risposta automatica subito dopo che hanno inviato un modulo.

Ma non devi fermarti qui.

Creare un’intera serie di email automatizzate coinvolge i tuoi lead e li familiarizza con il tuo brand.

Il modo più semplice per creare una sequenza di email automatizzata è sfruttare degli intervalli. Il primo messaggio viene inviato subito, il secondo dopo tre giorni, quello successivo dopo una settimana, e così via.

Ma puoi anche creare un flusso più complesso.

Ad esempio, puoi inviare un secondo messaggio diverso in base all’apertura o meno del primo. Oppure potresti basare il contenuto dell’email sul link che l’utente ha cliccato nella prima risposta automatica.

4. Misura il tuo successo

Dopo tutto questo impegno di email marketing, è importante monitorare i tuoi successi o fallimenti, per ottimizzare i passi successivi.

Le risposte automatiche non fanno differenza. Sebbene sia facile creare email di benvenuto e poi dimenticarsene, monitorarne i dati analitici ti permetterà di modificare leggermente le risposte automatiche per ottenere il miglior messaggio possibile.

Esegui dei test A/B con diverse versioni dell’email, per scoprire quale ottiene risultati migliori. Alcune metriche importanti sono:

  • Numero di iscritti alla lista email
  • Tasso di apertura
  • Tasso di clic
  • Posizionamento nella posta in arrivo
  • Tasso di disiscrizione

5. Scegli il giusto strumento di risposta automatica

La maggior parte dei software di posta elettronica dispone di funzionalità di risposta automatica.

Eppure, non tutte le piattaforme sono in grado di potenziarla con altre utili funzioni di marketing automation. Ecco qualche domanda da porsi nel valutare un simile software:

  • Quali altri tipi di automazioni presenta?
  • Sarà facile gestire i miei iscritti?
  • Ci sono modelli reattivi che si integrano bene con il look e il tono del mio brand?
  • Il provider propone moduli di iscrizione personalizzabili?
  • Il software di posta si integra con il mio stack tecnologico attuale?
  • Posso inviare email illimitate o c’è un limite massimo?

Uno strumento di risposta automatica non serve a nulla, se non supporta tutte le tue altre necessità di email marketing. I servizi moderni devono offrire anche personalizzazione, integrazioni con altri canali, strumenti di creazione email, analitica e molto altro.

Inizia a usare un servizio di risposta automatica ed email marketing gratuitamente

Le risposte automatiche sono facili da creare, ma rappresentano un potente strumento di marketing per la tua azienda. Ti aiutano a connetterti e a coltivare i tuoi contatti, risparmiandoti molto tempo e fatica.

ActiveCampaign è una piattaforma di marketing automation con funzionalità avanzate di risposta automatica ed email marketing. Ti permette di creare moduli di iscrizione personalizzati per raccogliere informazioni di contatto e di creare email per fidelizzare i tuoi lead, con oltre 125 modelli dal design professionale.

ActiveCampaign può inoltre inviare:

  • Email di carrello abbandonato e altre email basate sul comportamento all’interno del sito web
  • Email programmate in occasione di compleanni o anniversari
  • Email transazionali come ricevute e ripristini di password
  • Funnel di email per coltivare i tuoi contatti

Puoi ottimizzare le tue risposte automatiche con ActiveCampaign grazie al test A/B e al reporting personalizzato.

Puoi iniziare a creare email di risposta automatica e altre automazioni avanzate con una prova gratuita di ActiveCampaign per 30 giorni.

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