Cognita Schools Brasil tiene una tasa de conversión de inscripciones superior al 51 % con ActiveCampaign CRM

História de sucesso ActiveCampaign + Cognita Schools Brasil

Desafíos

  1. Estandarización y orden para la generación de prospectos con el objetivo de agilizar el proceso de inscripción en todo el grupo de escuelas
  2. Valoración y clasificación de prospectos para obtener un historial de las conversiones y más datos sobre los clientes
  3. Adaptación de los procesos a fin de garantizar una atención personalizada para cada escuela, en función de las necesidades locales
  4. Mejora de la autonomía y acceso a los datos en tiempo real

Soluciones

  1. Uso de formularios inteligentes adaptados a las necesidades de Cognita Schools Brasil
  2. Planificación del recorrido mediante formularios específicos para cada punto de toque, junto con etiquetas y automatización para guiar a los prospectos a través de los embudos
  3. Incorporación de campos personalizados en función de las necesidades locales
  4. Vista general de los datos de cada escuela en el grupo, una función compatible con ActiveCampaign CRM

[free-trial headline=”Prueba ActiveCampaign CRM de forma gratuita e impulsa la inscripción en tu escuela” description=”Usa ActiveCampaign gratis durante 14 días, sin tarjeta de crédito ni compromisos.”

Vista general

Cognita Schools, que opera en Brasil desde 2012 y se extiende por 17 países de todo el mundo, es un consorcio de instituciones de educación primaria que tiene su sede en el Reino Unido. La operación en Brasil forma parte de la red Latam que abarca seis escuelas situadas en varios estados del país, desde el estado de Amazonas, al norte hasta el de Paraná, al sur.

El modelo operativo de Cognita Schools Brasil implica la adquisición de escuelas existentes. La mayoría tenía una gestión familiar anteriormente. En consecuencia, cada escuela funciona de forma independiente y adapta el método a sus necesidades específicas y a sus circunstancias históricas. Esto implica que las actividades de generación de prospectos también fueron diferentes en cada lugar.

Cuando Marcus Barroso asumió el cargo de director de Marketing y Admisiones en octubre de 2022, debido a los objetivos ambiciosos tanto para la admisión de nuevos estudiantes como para la retención de los ya existentes, se hizo cada vez más evidente la necesidad de estandarizar y optimizar la generación de prospectos.  Así es como ActiveCampaign se transformó en la CRM oficial de Cognita Schools Brasil en mayo de 2023.

cliente ActiveCampaign: Cognita Schools Brasil

Una colaboración exitosa: Cognita Schools Brasil y ActiveCampaign

Marcus eligió ActiveCampaign CRM después de explorar otras opciones. Según él, “elegimos ActiveCampaign CRM porque la empresa ofrecía planes y precios más rentables. En otras palabras, más funciones a un precio más asequible”.

Las operaciones de Cognita Schools Brasil requieren un alto nivel de personalización desde el inicio del recorrido del cliente. Para configurar la CRM y desarrollar formularios altamente personalizados en función de las necesidades de Cognita, el equipo recurrió a Leandro Delamare, CEO de ICube Consultoria, socio de ActiveCampaign. 

En menos de un año de uso de la plataforma, Cognita Schools estandarizó y optimizó con éxito la captación de prospectos en las seis escuelas del grupo brasileño. De este modo, consiguieron aumentar su cuota de mercado, lo que indica un crecimiento de su base de inscriptos para el año 2024, tanto en términos de captación de alumnos nuevos como de la cantidad total de alumnos en el grupo.

Marcus destaca que “durante el ciclo de inscripción de 2024, el primero en el que Cognita utilizó los procesos de ActiveCampaign, experimentamos un crecimiento de inscripciones nuevas superior al promedio en el mercado, en comparación con el mismo período del ciclo anterior”.

Por ello, el equipo espera un crecimiento saludable en 2025, a partir de una base de inscriptos más sólida y estructurada.

Formularios altamente personalizados

Cognita Schools Brasil no habría podido crecer y evolucionar con formularios básicos de captación de prospectos. Marcus insiste: “Los formularios básicos no podían abarcar el nivel de complejidad que requiere nuestra operación. La plataforma ActiveCampaign nos permitió alcanzar sin esfuerzo el nivel de personalización elevado que tenemos hoy en día.  ActiveCampaign CRM, junto con el soporte de Leandro en el desarrollo e implementación de todas las personalizaciones de formularios necesarias, marcaron la diferencia para Cognita”.

En la actualidad, se han creado más de 100 formularios para diversos casos de uso en cada escuela, que incluyen formularios de inscripción, formularios de visita a la escuela, formularios de examen para becas y formularios de eventos, entre otros. 

Leandro Delamare pone de relieve que los formularios se adaptan a cada nivel escolar, además de los turnos de mañana, tarde, media jornada y jornada completa. Según Leandro, “elaborar una plantilla fue una experiencia ardua, pero inmensamente gratificante. Una vez que conseguimos elaborar estratégicamente estas plantillas con ActiveCampaign CRM, pudimos optimizar el proceso de inscripción en todas las escuelas”. 

Con los formularios operativos, Cognita ha visto un aumento de la cantidad de prospectos. “Desde que se implementan formularios con ActiveCampaign, hubo un aumento notable de la cantidad de prospectos en relación con el año anterior”.

Conoce más sobre los formularios de ActiveCampaign.

Campos personalizados como función distintiva

Otro aspecto crucial de los formularios que utiliza Cognita es la incorporación de campos personalizados con etapas de validación. Esto implica que cada información solicitada debe responder a un patrón específico según el campo. Por ejemplo, el CPF (número de identificación fiscal brasileño) debe ser un número válido. No es posible agregar “000 000 000 00”. En consecuencia, la mayoría de los prospectos que se reciben corresponden a personas realmente interesadas en inscribirse en la escuela. 

Además, la forma en que el usuario completa el formulario lo conduce a otro embudo. Por ejemplo, una de las escuelas ofrece actividades complementarias. Una vez que se hayan elegido las actividades y el formulario esté completo, el alumno se inscribirá automáticamente en el embudo correspondiente para cada actividad seleccionada como parte del proceso de incorporación. 

Para Marcus, “este nivel de personalización que desarrolló Leandro en la plataforma de ActiveCampaign permite al equipo supervisar el recorrido del alumno, así como la activación de embudos en función de las selecciones que haya realizado en el formulario. Esto es crucial para nuestro proceso de mejora continua. En un tiempo, podremos reproducir las estrategias de éxito en otras escuelas“.

Planificación de todo el recorrido

El uso inteligente de formularios, junto con otras funciones de CRM, permite a Cognita Schools Brasil trazar el recorrido completo del cliente. Por empezar, el formulario de registro de interés recopila muchos datos relevantes para la clasificación de prospectos.

El año pasado, la atención se centró en aumentar la generación de prospectos para facilitar el aumento de las tasas de conversión consecuente. A pesar de la estandarización del proceso de inscripción, el camino hacia la conversión puede variar según cada escuela. En consecuencia, Cognita ofrece diversas opciones (y formularios) para garantizar que la experiencia, tanto de las familias como de cada alumno, se adapte a sus correspondientes necesidades.

En síntesis, el recorrido del cliente en Cognita Schools Brasil tiene cuatro etapas principales:

1. Prospecto: completar el formulario de interés de inscripción
2. Valoración: cuidar al prospecto a través de automatización de WhatsApp o campañas de email marketing
3. Visita escolar: ofrecer varios tipos de visitas en función de las particularidades de cada escuela
4. Conversión: final de la inscripción

El año pasado, informa Marcus, “durante la elaboración del recorrido en ActiveCampaign CRM, también pudimos observar un aumento de la tasa de conversión de visita a inscripción, que superó el 51 % en 2023″. 

Próximos pasos

En menos de un año de uso de la plataforma ActiveCampaign, ya podemos ver notables mejoras en las operaciones de Cognita Schools Brasil.

Marcus destaca que la empresa está lista para avanzar en la sociedad, con un enfoque en los siguientes pasos:

  • Gestión más eficaz de los prospectos, con soporte de la inteligencia artificial
  • Captación de prospectos altamente calificados, mediante campos personalizados que permiten filtrar dichos prospectos
  • Limpieza continua de la base de datos para mantener a los prospectos activos durante el proceso de cuidado
  • Mejora de la comunicación mediante WhatsApp 
  • Ampliación de la estandarización de procesos a otros países de Latam, como Chile, México y Colombia

¿Te gustó conocer el caso de éxito de Cognita Schools Brasil? ¿Qué te parece hacer una prueba gratuita de ActiveCampaign para descubrir cómo optimizar tu negocio? Nos encantaría ayudar a que tu empresa también crezca.