8 emails que você precisa incluir em uma sequência de emails de webinar (mais modelos gratuitos!)

sequência de emails de webinar

Parabéns, você tem um ótimo webinar planejado! Está tudo preparado…

  • Seus palestrantes estão alinhados
  • Suas necessidades de tecnologia estão solucionadas
  • Seus pontos de discussão estão escritos e organizados
  • Seu tópico é relevante para seu público-alvo
  • As pessoas já se cadastraram para participar

Mas o webinar ainda está um pouco distante. Como você pode garantir que as pessoas que se inscreveram realmente vão aparecer?

Hoje, há muitas maneiras de promover seu conteúdo e eventos futuros:

  • Redes Sociais
  • Blog posts
  • Anúncios pagos

Mas, de longe, uma das opções mais populares é o email marketing. E por uma ótima razão.

A taxa média de abertura de um email padrão é cerca de apenas 18%, mas um email de webinar pode atingir uma taxa de abertura de 72%.

Confie em nós, já presenciamos isso. Os emails para promover um webinar da ActiveCampaign mostraram:

  • Uma taxa de abertura do email de confirmação de 72%
  • Uma taxa de abertura do email de lembrete de 69%
  • Uma taxa de abertura do email de agradecimento de 58%
  • 752 inscrições

O email marketing é uma maneira rápida e barata de fazer contato com milhares de pessoas e causar um grande impacto na conscientização e participação de seu webinar.

Mas por onde começar? Você pode ter algumas dúvidas como:

  • Com quanto tempo de antecedência as pessoas precisam das informações?
  • Como evito que as pessoas esqueçam do meu webinar?
  • Como faço para que as pessoas compareçam a futuros webinars e eventos?

A resposta é uma sequência de emails de webinar. E uma automatizada.

Este post mostrará a você 8 modelos de email de webinar que você pode usar em sua sequência de emails de webinar, além da própria sequência. Fique à vontade para usá-los.

Além disso, você pode também conferir nosso material completo de modelo de webinar! Ele conta com um modelo de slides para webinar, um modelo de roteiro para webinar e três checklists para você não esquecer de nada na hora de montar o seu!

Por que usar uma sequência de emails de webinar automatizada?

Por que esses emails são importantes? Qual é o benefício para seus contatos e para você?

Uma sequência de emails de webinar automatizada garante que as pessoas que se inscreverem no seu webinar realmente apareçam. Ao participar, elas obtêm informações valiosas de você e se conectam com sua empresa de uma maneira nova e mais pessoal. E mais: a automação significa que você não terá trabalho extra para fazer isso.

E o maior benefício para o seu negócio: novos leads!

Os números são a prova disso. Dê uma olhada nos números dos 3 últimos webinars da ActiveCampaign realizados em língua inglesa:

  • Inscritos no webinar Typeform: 974
  • Incritos no webinar O que inspira os consumidores a comprar produtos online: 210
  • Inscritos no webinar Unbounce: 1.827

Coletivamente, são mais de 3.000 oportunidades para transformar novos leads em futuros clientes da ActiveCampaign. Portanto, seus webinars também podem criar essas oportunidades para seus negócios.

Os webinars são uma ótima maneira de encontrar novos leads. Uma sequência automatizada de emails de webinars é a melhor maneira de alimentá-los. Depois de se inscreverem, eles fizeram o opt-in como contatos e você tem uma grande oportunidade de transformar esses leads em clientes.

8 modelos para sua sequência de emails de webinar (e a sequência em si)

Conforme você prepara sua sequência de emails de webinar, há algumas coisas que precisa pensar:

  1. De que informações os participantes precisarão? Isso inclui o básico como quem está falando sobre o que, quando é o webinar e como atendê-lo.
  2. De que recursos eles vão precisar? Dependendo do seu tópico, é útil enviar conteúdo relacionado aos seus inscritos que podem ajudá-los a tirar o máximo do seu webinar.
  3. Com quais fusos horários você está trabalhando? Se o seu webinar se estender a participantes internacionais, pense em qual é o melhor horário para o maior número de pessoas comparecerem.
  4. Como você pode ajudar as pessoas que não podem comparecer? Se houver pessoas de outros fusos horários ou pessoas que simplesmente ficaram ocupadas e não puderam comparecer, pense no que você pode enviar para que elas participem mais tarde e se inspirem a participar no futuro. Coisas como os slides de apresentação, uma gravação, um blog de recapitulação, uma lista de perguntas e respostas, o que aconteceu durante a experiência ao vivo. Esse tipo de coisa pode ser incluído em sua sequência de emails de acompanhamento do webinar.
  5. Como você pode simplificar o trabalho para criar conscientização sobre o webinar? Automação! Você pode criar uma sequência de email de webinar automatizada que cuida de todos os lembretes e acompanhamentos para você. E você nem precisa criar você mesmo, fizemos isso para você.

Embora sua empresa e seu webinar ditem os tipos de emails em sua sequência de emails de webinars, existem 8 emails de webinars que você deve incluir para obter melhores resultados.

  1. Email de confirmação de acompanhamento pós-inscrição
  2. Primeiro lembrete: 1 semana antes do webinar
  3. Segundo lembrete: 1 dia antes do webinar
  4. Terceiro lembrete: dia do webinar
  5. Agradecimento por participar! (Sua gravação está a caminho!)
  6. Primeiro acompanhamento: “Aqui está sua gravação!”
  7. Segundo acompanhamento: “Recursos adicionais”
  8. Terceiro acompanhamento: “Eventos futuros”

(Não esqueça de conferir nosso Pacote de ferramentas gratuitas para webinar, incluindo esses modelos e uma lista de verificação completa para antes, durante e depois do seu webinar!)

Aqui está a sequência completa de emails de webinar de 8 emails que ajuda a aumentar a participação no webinar:

1. Email de confirmação de acompanhamento pós-inscrição

Antes de mais nada, você precisa confirmar que recebeu a inscrição do webinar.

Imagine se você recebesse um convite para uma festa, você dissesse sim e não recebesse mais nenhuma informação. Talvez você pisque uma ou duas vezes, procure a pessoa que o convidou e depois pergunte em voz alta “ei, espera… quando é? Onde? A que horas devo aparecer?”

O email automatizado de acompanhamento pós-webinar se encarrega de enviar todas essas informações para que as pessoas possam realmente… sabe… assistir ao seu webinar.

Esse email dá aos seus inscritos:

  • Uma confirmação de que a inscrição no webinar foi bem-sucedida
  • Uma breve descrição do que esperar do webinar
  • Detalhes como data e hora
  • Um link para adicionar um lembrete ao calendário
  • Um link para participar do webinar no dia do evento

Conhecimento é poder e é mais provável que as pessoas participem do seu webinar se souberem como chegar até ele.

2. Primeiro lembrete: 1 semana antes do webinar

Depois que alguém se inscreve em seu webinar, quando você deve lembrá-lo?

As pessoas têm vidas ocupadas e, embora estejam animadas para participar do seu webinar, elas podem ter outras coisas em mente. Por isso, é importante enviar uma série de emails de lembrete do webinar.

O primeiro deve ser enviado cerca de 1 semana antes do webinar. Aqui você pode reiterar as informações do convite, como o link para adicionar um lembrete ao calendário ou conteúdo relacionado para aproveitar enquanto isso.

O que você verá nesse email:

  • O lembrete do webinar
  • Conteúdo relacionado ao tópico do seu webinar para manter as pessoas interessadas e inspirar perguntas

Enviar conteúdo relevante adiciona contexto, estabelece credibilidade e mantém seu lembrete interessante.

É mais provável que as pessoas inscritas participem do webinar se não tiverem trabalho para lembrar quando ele está chegando.

3. Segundo lembrete: 1 dia antes do webinar

Continue mandando os lembretes! Agora é hora de lembrar as pessoas das informações mais importantes: quando e onde.

Veja o que você pode visualizar neste email do webinar:

  • Uma linha de assunto clara
  • Um lembrete de calendário
  • O link do webinar

4. Terceiro lembrete: dia do webinar

Chegou o grande dia! Hora de enviar o lembrete final!

Esse email de lembrete do webinar deve ser enviado logo antes do horário de início do webinar, mas com tempo suficiente para que as pessoas verifiquem os horários e garantam que ainda podem participar.

O que precisa ser lembrado com esses emails de lembrete de webinar é que eles são exatamente o que parecem: lembretes. Esses emails não precisam ser chamativos ou usar muitas cópias extras para atrair as pessoas inscritas. Elas já se inscreveram, você só precisa lembrá-las disso (e facilitar ao máximo para elas chegarem ao webinar ).

O que você verá nesse email:

  • Aquele link de confiança para participar do webinar
  • Um link para definir o lembrete no calendário, caso elas ainda não tenham feito isso

5. Agradecemos sua presença! Sua gravação está a caminho!

O webinar acabou, mas sua sequência de emails de webinar não. Agora é hora da parte 2: a sequência automatizada de emails de acompanhamento pós-webinar. Em primeiro lugar, o email de agradecimento.

Sua apreciação na forma de um email de agradecimento de acompanhamento do webinar ajuda muito qualquer pessoa, especialmente seus novos leads. O email de acompanhamento imediato “obrigado pela sua presença!” tem uma alta taxa de abertura (a nossa média é de cerca de 58%), tornando-se uma ótima oportunidade para informar seus contatos sobre o que eles podem esperar de você no futuro.

Um email de acompanhamento é outra chance de manter novos leads no caminho para a conversão do cliente. Esse tipo de email permite que você peça feedback e envie mais recursos para manter o interesse deles, como a promessa de uma gravação de webinar. Deixe-os reviver a experiência de novo e de novo!

Este email de agradecimento deve ser enviado imediatamente após o fim do webinar.

O que você verá nesse email:

  • Agradecimento pela presença!
  • O que vem a seguir (também conhecido como gravação do webinar)
  • Uma maneira de fazer o acompanhamento com perguntas após o webinar

6. Primeiro acompanhamento: “Aqui está sua gravação!”

Mantenha os bons momentos em alta! Este email de acompanhamento do webinar é enviado no dia seguinte ao webinar e inclui a gravação do webinar. Este é um ótimo recurso para as pessoas que compareceram e querem ter uma referência e, também, para as pessoas que se inscreveram, mas não puderam comparecer.

Este acompanhamento se baseia no embalo do webinar e é a melhor oportunidade para compartilhar seu CTA principal. Seu principal CTA é a “meta” do webinar, é o que você deseja que seus participantes façam.

Essa meta pode ser:

  • Um teste gratuito
  • Acesso a um curso online ou a um ebook
  • Marcar um encontro com um representante de vendas para conversar mais

Este email de acompanhamento é enviado no dia seguinte ao seu webinar.

O que você verá nesse email:

  • A gravação do webinar
  • Seu CTA para manter o ritmo
  • Mais um agradecimento pela presença!

7. Segundo acompanhamento: “Recursos adicionais”

O próximo email de acompanhamento foi desenvolvido para educar e envolver os participantes do webinar. Esta é uma oportunidade para oferecer uma compreensão mais profunda dos tópicos mencionados no webinar e ajuda a estabelecer confiança em sua empresa.

Esses recursos podem ser qualquer tipo de conteúdo, incluindo:

  • Blogs
  • Documentos técnicos
  • Podcasts
  • Pesquisa original
  • Uma ferramenta gratuita
  • Qualquer coisa!

Recomendamos enviar este email cerca de 3 dias após o webinar.

O que você verá nesse email:

  • Uma recapitulação do motivo pelo qual eles estão recebendo este email (“você participou do nosso webinar X”)
  • Uma lista de recursos de conteúdo úteis
  • Cópia que informa que você continuará em contato

8. Terceiro acompanhamento: “Eventos futuros”

Comece a criar consciência sobre seus futuros webinars e outros eventos!

Envie o terceiro email de acompanhamento do webinar cerca de uma semana após o evento para informar seus participantes sobre os próximos eventos que eles não vão querer perder.

A outra parte importante deste email é o CTA. Ao longo desta sequência de emails, seus inscritos no webinar estão aprendendo cada vez mais sobre sua empresa e suas ofertas. Agora é hora de movê-los para a próxima etapa.

Inclua um CTA para oferecer um teste gratuito (ou sua oferta de CTA equivalente) neste email e mova esses novos leads para seu funil de vendas.

O que você verá nesse email:

  • Conhecimento de outros webinars e eventos futuros com base no interesse deles em seu último webinar
  • Um CTA para iniciar uma avaliação gratuita — obtenha esses novos leads!

Dicas rápidas para criar seus emails de confirmação, lembrete e acompanhamento do webinar

Esses modelos de email de webinar devem dar a você um lugar firme para começar a criar suas mensagens de webinar! Mas, à medida que você escreve cada um, aqui estão algumas dicas rápidas para ter em mente:

  1. Assunto: dê preferência à clareza e a um texto curto. Um assunto fora de contexto pode fazer com que as pessoas percam o interesse em tentar ler o resto.
  2. CTA : facilite a identificação e escreva de forma específica. Se você estiver oferecendo uma avaliação gratuita, diga isso em vez de “Clique aqui”. Não os faça pensar!
  3. Branding: use o branding de sua empresa para criar uma aparência profissional e refinada e para ajudar as pessoas a se lembrarem imediatamente de quem está entrando em contato com elas.
  4. Redação: o estilo desses emails deve ser conciso, deve criar urgência (não perca este webinar!) e entregar algo valioso, como gratidão, entusiasmo ou conteúdo útil.

Conclusão: 3 dicas importantes para a promoção de um webinar

Um webinar é uma ótima maneira de gerar e nutrir novos leads. É uma experiência e criar uma boa experiência para o cliente deve ser sempre uma das principais prioridades.

Para obter melhores resultados ao enviar uma sequência de emails de webinar, lembre-se destas 3 principais lições:

  1. Comece com antecedência
  2. Seja meticuloso
  3. Sempre faça o acompanhamento