10 Automações de Fluxo de Trabalho Para Sua Agência de Marketing

Administrar uma agência pode ser difícil. Você tem que gerenciar várias equipes e projetos. Você trabalha com muitos clientes diferentes. Você precisa manter tudo organizado – e ainda continuar trazendo novos negócios para a agência.As tarefas diárias podem consumir muito tempo. Mas e se eu dissesse que elas não precisam? Este post tem 10 automações de fluxo de trabalho de agência, que podem ser usadas instantaneamente, projetadas para te devolver um pouco desse tempo. Com estas automações, você pode:

Iniciar e Finalizar projetos de clientes (menos o aborrecimento)
Manter-se informado sobre gerenciamento de projetos e fazer acompanhamento para garantir satisfação
Trazer contatos para o seu funil e nutri-los de acordo

Aqui estão as 10 automações de fluxo de trabalho de agência:

Entrega de isca digital e criação de negócio
Fluxo de pré-tarefa
Revisão final de tarefa – Contato
Revisão final de tarefa – Empresa
Automatização da disponibilidade do contato
Fluxo de lembrete de atualização de projeto
Check-in de conclusão de projeto
Atribuição uniforme de proprietários de negócio
Configuração de chamada de consulta – integração
Fluxo de Audiência do Facebook com base em pontuação

1. Entrega de Isca Digital e Criação de Negócio

Você está oferecendo algo valioso para as partes interessadas, como um ebook ou white paper, e você quer começar a rastrear o lead interessado imediatamente. Aqui estão os passos desta automação:

Quando um contato enviar um formulário, ele recebe a isca digital que você prometeu
No back end, você cria uma oferta para armazená-los no seu CRM
O proprietário do novo negócio recebe uma notificação e a primeira tarefa de toque é criada

Quando as pessoas enviam uma isca digital no seu site, elas estão te contando um pouco sobre no que estão interessadas. Quando o membro da sua equipe faz o acompanhamento, ele já tem algumas informações com as quais trabalhar – e quando você não precisa ir de mãos abanando, você pode fechar mais negócios.

2. Fluxo de Pré-tarefa

Como você pode garantir que o trabalho seja concluído a tempo? Preparando-se de acordo. Este fluxo de automação foi projetado para enviar uma série de emails para um contratado independente – dando a ele todos os detalhes de que precisa para concluir uma tarefa futura. (Nota: Você pode facilmente ajustar a automação para também usá-la para os membros da equipe interna) Veja como a automação funciona:

Você criou um campo personalizado para “Disponibilidade de Tarefa”, que indica se o membro da sua equipe está livre para aceitar uma nova tarefa
Esse campo pode ser alterado para “Em uma Tarefa”, que indica que o membro da sua equipe está trabalhando em algo (e aciona esta automação)
Um segundo campo personalizado tem a data de início da tarefa
A automação envia emails de lembrete duas semanas antes da tarefa, uma semana antes e um dia antes
No dia em que a tarefa começa, a automação envia um email com as diretrizes de trabalho da empresa e as informações da tarefa

Usar um modelo básico e tags de personalização pode ser um ótimo jeito de criar um email de aparência profissional ao mesmo tempo em que fornece informações específicas ao contato.

3. Revisão Final de Tarefa – Contato

Esta automação foi projetada para encerrar projetos e coletar feedback dos membros da equipe e contratados. Veja como esta automação funciona:

Um campo personalizado contém a data final da tarefa
Uma semana antes do término da tarefa, a automação envia um email com todas as informações para a conclusão de uma tarefa
Um dia após o término da tarefa, o contato recebe um email com um link para um formulário de feedback

Você deve projetar o formulário de feedback para coletar todos os feedbacks que achar mais valiosos sobre o tempo do contato na tarefa. Coletar essas informações permite que você saiba de quaisquer problemas ou preocupações que o contato teve durante o projeto. Depois do formulário ser enviado, uma ação SE/OUTRO verifica se o contato respondeu o formulário. Se eles não enviarem, eles recebem um lembrete a cada poucos dias até que o formulário seja respondido. Depois que eles responderem o formulário, eles saem da automação.

4. Revisão Final de Tarefa – Empresa

Certifique-se de fazer um acompanhamento com seus clientes e seus contratados. Esta automação é semelhante àquela acima, mas usa as etapas de notificação para enviar emails para a empresa em vez de para o contato.

Um campo personalizado contém a data final da tarefa
Outro campo personalizado contém o email da empresa para a qual o contato está trabalhando
Uma semana antes do término da tarefa, a automação envia um email com todas as informações para o offboarding do contato trabalhando para a empresa
Um dia após o término da tarefa, a empresa recebe um email com um link para um formulário de feedback

Você deve projetar o formulário para coletar todos os feedbacks que achar mais valiosos sobre o tempo do contato trabalhando para a empresa do ponto de vista da empresa. Isso permite que você aborde quaisquer preocupações que a empresa possa ter. Uma ação SE/OUTRO verifica se a empresa respondeu o formulário depois de alguns dias. Se não responderam, eles entram em um ciclo onde um lembrete é enviado a cada poucos dias até que o formulário seja respondido. Depois que eles responderem o formulário, eles saem da automação. Armazenar o email da pessoa designada da empresa em um campo personalizado permitirá que você o preencha automaticamente com uma tag de personalização na etapa de notificação.

5. Automatização da Disponibilidade do Contato

Quando um contratado ou funcionário terminar uma tarefa, deixe-os disponíveis para trabalhos novos (sem precisar levantar um dedo).

Use o campo personalizado para “Disponibilidade de Tarefa” (das automações anteriores)
Esse campo pode ser alterado para “Em uma Tarefa”, que indica que o membro da sua equipe está trabalhando em algo (e aciona essa automação)
O contato será então capturado em uma etapa de Espera até que o dia seja o mesmo dia da Data de Término da Tarefa, uma data que você vai armazenar em um campo personalizado
Em seguida, o contato vai para a etapa Atualizar Contato e o campo “Disponibilidade de Tarefa” volta para Disponível

Isso garante que você sempre saiba quem está disponível para um projeto (e quem já está no meio de um).

6. Fluxo de Lembrete de Atualização de Projeto

Quando uma equipe está concentrada em um projeto, é fácil esquecer de se comunicar com sua empresa ou cliente. Esta automação envia lembretes automáticos para eles compartilharem o status do projeto (e também lembrando-os de conversarem entre si).

Um projeto é atribuído e o negócio para movê-lo através do seu funil é criado
O proprietário do negócio recebe uma mensagem informando que lembretes regulares serão enviados para atualizações e o que é esperado na resposta
Depois de duas semanas, o proprietário do negócio recebe o email de lembrete – e continuará recebendo o lembrete a cada duas semanas até que o negócio seja marcado como concluído (seja ganho ou perdido)

7. Check-in de Conclusão de Projeto

Quando um projeto for marcado como concluído, faça um acompanhamento com o cliente para garantir que ele teve uma boa experiência.

Quando o negócio é marcado como ganho, o cliente recebe um email 3 dias depois (para verificar se ficou satisfeito)
Dois links precisam ser criados na campanha (um para “satisfeito” e outro para “insatisfeito”)
Se ele clicar no link “satisfeito”, o cliente sai da automação
Se ele clicar no link “insatisfeito”, o cliente recebe um email para coletar mais feedback sobre sua insatisfação. O negócio é reaberto e o proprietário do negócio recebe um email informando que o projeto ainda precisa ser trabalhado
Se o cliente não clicar em nenhum link em até uma semana, ele sai da automação

8. Atribuição Uniforme de Proprietários de Negócio

Certifique-se de que seus leads estejam distribuídos uniformemente na sua equipe. Esta automação distribui leads uniformemente, mesmo que um proprietário de lead saia ou seja adicionado.

Quando um negócio entra em um funil, os leads passam por uma série de ações de divisão que os envia uniformemente 8 caminhos para baixo
No final de cinco caminhos há uma etapa de Atualização de Proprietário do Negócio que muda o proprietário do negócio
No final de três caminhos há uma ação Ir-Para que os envia de volta ao topo dos caminhos divididos – para que eles possam ser enviados para baixo e atribuídos a um proprietário de negócio

Isso permite que você distribua leads uniformemente para os seus proprietários de negócios, não importa quantos proprietários de negócio a empresa têm. Você pode adicionar ou remover a etapa “atualização de proprietário do negócio” ou a ação ir-para com base em quantos proprietários de negócio você têm. Você pode até adicionar mais ações de divisão se tiver mais do que oito proprietários de negócio!

9. Configuração de Chamada de Consulta – Integração

Se você usa um serviço como Calendly ou Acuity, esta automação é perfeita para você.

Os contatos enviam um formulário solicitando mais informações ou uma consulta
Os contatos recebem uma campanha com um link para sua integração de agendamento para que eles possam agendar a chamada
Uma ação SE/OUTRO verifica se eles configuraram a chamada
Se o contato não configurou a integração, ele receberá um email de lembrete com o link novamente para o seu software de agendamento

Usar um serviço como o Zapier permite a comunicação bidirecional entre o ActiveCampaign e o seu software de agendamento.

10. Fluxo de Público do Facebook com Base em Pontuação

Deixe que as ações dos seus contatos determinem onde eles estão no seu marketing do Facebook. Use uma pontuação que mede o engajamento ou ações desejadas para ajudá-lo a fazer isso.

Um negócio é criado e o contato é adicionado ao seu Público Personalizado do Facebook
À medida que a pontuação do contato aumenta, adicione-o aos seus Públicos Personalizados mais focados e remova-o do anterior

Sinta-se à vontade para ajustar as pontuações e adicionar mais públicos conforme necessário.