Digamos que você tem estado muito ocupado ultimamente, mas aí as coisas começam a desacelerar e você consegue uma folguinha na agenda. É hora de colocar os negócios em dia!
Então, você abre seu CRM  e… droga! Percebe que não atualiza seu pipeline há semanas. Está uma bagunça. Mais uma vez.
Você tem um caminhão de tarefas atrasadas que nem sequer lembrava e, pior, vê que deixou o clima esfriar em várias conversas promissoras.
Então, você decide enviar alguns emails para os negócios que acha que ainda podem resultar em alguma coisa. Cruza os dedos e torce para alguém “morder a isca”, mas no fundo não está tão otimista assim.
Nesta hora, você ouve aquela voz muito familiar em sua cabeça, dizendo: “Você pode fazer melhor do que isso rastreando seus leads”.
Não precisa ser assim. Esse ciclo interminável de negligência e remorso pode ser evitado.
Você pode ficar a par de todos os seus leads e acompanhá-los rapidamente. Ter um pipeline impecável é possível sim.
E quer saber? Você não precisa fazer um trabalho melhor ou se esforçar mais, mas vai precisar investir tempo para implementar uma estratégia de automação de vendas em seu negócio.
É uma atividade de alavancagem extremamente alta que vai te poupar um tempo incalculável e eliminar uma tonelada de estresse desnecessário.
Você vai encurtar seu ciclo de vendas, fechar mais negócios e, além disso, todos que passarem pelo seu pipeline terão uma experiência mais positiva da sua empresa. Algumas horas investidas agora pagarão dividendos nos próximos anos.
Neste post, vou descrever os sete principais aspectos da automação de vendas, te ajudar a entender como planejar cada aspecto e dar algumas orientações sobre como começar.
Mas primeiro…

Qual é o objetivo aqui?

A automação de vendas resume-se na criação de um sistema em que você pode confiar para:

  1. Manter-se focado em suas melhores oportunidades
  2. Te ajudar a ficar em dia com o seu trabalho e evitar que você perca clientes em potencial
  3. Minimizar o tempo gasto em manutenção de relatórios e tarefas rotineiras demoradas

Depois de automatizar seu pipeline, você irá se sentir confiante para fazer exatamente o que o seu CRM disser que deve fazer, pois tudo foi priorizado para você.
Nada pode passar despercebido, porque agora existe um sistema automatizado “observando” e gerando tarefas conforme necessário. Tudo o que você precisa fazer é abrir o seu CRM e começar a verificar as tarefas.
Então você pode finalmente relaxar sabendo que está investindo seu precioso tempo exatamente onde terá mais impacto.
Por ter automatizado tudo, você agora está operando com a máxima eficiência. Em outras palavras, você alcançou um equilíbrio perfeito entre o toque humano e a automação e, além do mais, possui sistemas para garantir que o seu pipeline esteja sendo mensurado e melhorado.
Esta é a verdadeira plenitude na automação de vendas, e aqui estão os sete passos para chegar nela:

Automação de Vendas: Identificando os Melhores Leads

automação de vendas: identificando os melhores leads
Todos nós sabemos que é importante usar o comportamento e o engajamento para identificar nossas melhores oportunidades, mas, sem um programa de pontuação de leads, é muito difícil fazer isso de forma eficaz.
Se a sua empresa está obtendo mais leads do que dá conta de acompanhar, o lead scoring não somente é “importante” como também é absolutamente necessário. Não há uma maneira melhor de priorizar leads.
Um programa de pontuação de leads bem implementado pode analisar todos os seus leads, examinar o seu product fit, bem como o seu engajamento entre as campanhas e o site e classificar todos eles de acordo com a probabilidade de se tornarem clientes de alto valor. Centenas de fatores podem ser resumidos em um único valor numérico que classifica seus leads para que você saiba exatamente onde investir seu tempo.
Você pode aumentar ou diminuir a pontuação de um lead ou de um negócio conforme o contato:

  • Abre as campanhas
  • Clica nos links das campanhas
  • Visita o seu site
  • Vê páginas específicas do seu site
  • Envia formulários
  • Atinge os objetivos

É possível ajustar as pontuações em uma infinidade de condições. Os pontos relacionados ao engajamento, por exemplo, você pode configurar para expirar, de forma que a pontuação seja constantemente ajustada para manter seus melhores leads no topo da lista. Se a pontuação de um contato diminuir, também é possível colocá-lo automaticamente em uma sequência de reengajamento e trazê-lo de volta ao seu pipeline somente quando a pontuação do mesmo aumentar.

Automação de Vendas: Resgistro de Negócios

automação de vendas: Registro de negócios
Tudo começa com o relatório de negócios — um lugar para consolidar todas as informações sobre um negócio e manter-se organizado à medida que você passa pelas etapas do pipeline até a conclusão.
Novamente, é muito importante implementar o lead scoring, pois ele cria automaticamente os relatórios de negócio para os seus melhores leads. Assim que seus contatos atingirem uma pontuação limite definida por você, um relatório poderá ser gerado, colocado em seu pipeline, atribuído a um vendedor e então uma tarefa será criada ou um email será enviado para que ele entre em contato. É incrível, você tem que ver!
Isso também torna o controle do fluxo de leads rápido e fácil. Quer mais leads? Diminua a pontuação limite. Quer menos, porém melhores? Aumente a pontuação limite.

Automação de Vendas: Contato com o Cliente

automação de vendas: Contato
Em um mundo ideal, você gastaria seu tempo se comunicando em particular com cada lead que entra no seu pipeline. Para a maioria das empresas, porém, isso não é viável.
Essa é a parte complicada. É onde você tem que equilibrar cuidadosamente a eficiência da automação com a realidade, que nem sempre é percebida de forma positiva, além de que, muitas pessoas preferem uma comunicação, digamos assim, mais individual.
Uma estratégia equilibrada é ter o primeiro contato de forma particular, mas, se o lead não responder, ele será colocado em uma sequência automatizada de 3-4 emails de follow up.
Assim que o lead responder ou indicar interesse, você poderá encerrar a sequência automatizada e trazer um vendedor de volta à oferta para continuar a conversa de maneira pessoal.
Com essa abordagem, você investe tempo humano em leads que estão progredindo ativamente e deixa a automação aquecer aqueles de qualidade inferior, até que estejam prontos para a venda.

Criação de Atividades e Lembretes

automação de vendas: Criação de atividades e lembretes
Existem dois tipos de tarefas que você precisa manter em dia:

  1. Responder seu lead e atender às suas solicitações
  2. Agir com proatividade para levar o negócio adiante

Com a ActiveCampaign, você pode criar uma tarefa:

  • Quando um lead responde um email que você enviou
  • Quando você completa outras tarefas — assim você já terá as próximas ações para manter o progresso constante
  • Quando um contato conclui um comportamento alvo (meta)

Essa prospecção proativa e focada no negócio pode ser incorporada ao seu pipeline para que, à medida que a oferta avance, as tarefas necessárias para levá-la adiante sejam criadas automaticamente.
Conforme você trabalhar na implementação da automação de vendas, preste atenção na categoria “Sem tarefas agendadas” do seu CRM. São bandeiras vermelhas que indicam os pontos fracos em sua automação que precisam ser resolvidos o quanto antes. Abra cada uma dessas ofertas e considere:

  1. O que pode fazer este negócio progredir deste ponto em diante?
  2. Como posso criar essa tarefa automaticamente para que ofertas semelhantes não acabem aqui?

Movendo o Pipeline do Funil de Vendas

automação de vendas: movendo o pipeline
Cada um dos seus estágios de pipeline é um intervalo no qual você vai colocando os leads até que eles avancem no seu funil de vendas.
Quando eles dão esse passo adiante, ocorre um evento notável que move automaticamente o negócio para o próximo estágio, permitindo que os relatórios estejam sempre exatamente onde deveriam estar. Dessa forma, o processo é mantido em sincronia, sem exigir seu tempo e atenção.
Aplicativos de terceiros são uma ótima maneira de mover as ofertas entre as etapas do pipeline:

  • As soluções de agendamento de compromissos, como o Calendly e o Acuity, podem mover os negócios quando demonstrações, consultas e chamadas são agendadas.
  • As soluções de assinatura de documentos, como o Docusign e o ApproveMe, podem mover os negócios quando documentos são lidos, assinados e devolvidos.
  • As soluções de pagamento, como Paypal, Stripe, Shopify e Woocommerce, podem mover os negócios conforme os pagamentos são realizados.

Utilize a opção “Atualizar oferta” do Zapier para mover os negócios por entre as etapas com eventos de mais de 700 aplicativos.

Automação de Vendas: Próximos Passos

automação de vendas: proximos passos
Um negócio marcado como “fechado” pode iniciar automaticamente o processo de onboarding do cliente. Outras equipes da sua empresa serão notificadas, a transação será movida para um pipeline diferente, os webhooks vão ser enviados para outros aplicativos e as tarefas podem ser criadas e atribuídas.
Quando um negócio é marcado como “perdido”, você pode começar uma sequência de emails para manter contato com o lead, caso ele precise da sua solução no futuro.

Otimização do Processo de Automação

automação de vendas: otimização
Digamos que os leads que entram no seu pipeline estão caindo fora em vários estágios. Você consegue saber onde isso acontece e por quê?
Os pipelines são processos e, como qualquer processo, devem ser continuamente otimizados para uma melhor eficiência, conversão e experiência do cliente.
Nosso recurso de metas facilita o acompanhamento de sua taxa de conversão para cada etapa em seu processo de vendas para que você possa identificar onde os leads estão se perdendo e investigar mais a fundo.
Basta colocar uma série de ações em uma automação e isso será automaticamente acionado quando um novo negócio for criado. Cada condição de meta deve mover a oferta para um novo estágio do seu pipeline.
Com essas metas, juntamente com o nosso incrível relatório de novas metas, você pode ver exatamente por onde seus leads estão escapando e corrigir as falhas em seus processos, conforme necessário. Não se preocupe: para cada restrição no seu pipeline há uma configuração em resposta.

  • Os leads não estão assinando contratos? Adicione alguns lembretes automáticos.
  • Os leads não estão respondendo à sua oferta? Teste algumas novas abordagens para desencadear a conversa.
  • Os leads não estão persistindo na compra, mesmo depois de dizerem que vão? Peça a eles um feedback para entender o porquê e faça os ajustes necessários.

Comece agora mesmo…

Espero que este post tenha aberto sua mente em relação às inúmeras possibilidades de automação de vendas, e também espero que você use essa criatividade e motivação para começar a mapear seu pipeline de vendas automatizado agora mesmo. Essa é uma daquelas coisas que são incrivelmente importantes, porém muito fácil de se adiar.
Se você ainda não tem um pipeline para gerenciar suas oportunidades, te convido a se inscrever para uma conta de teste e experimentar nosso CRM. É uma ferramenta intuitiva, eficaz e fácil de personalizar para qualquer negócio.
Ao ter seu CRM vinculado à sua automação de marketing e email, você pode compartilhar dados entre os processos de vendas e marketing e automatizar muitas atividades de rotina que você teria que fazer manualmente.
Se você tem alguma dúvida, deixe um comentário abaixo. Eu farei questão de te responder.